Giới thiệu
Bạn có từng thấy một quyết định sa thải, hợp đồng thử việc mơ hồ hay một cuộc tranh chấp về lương khiến công ty mất thời gian, chi phí và uy tín? Ở nhiều SME, lỗi tuân thủ xuất phát từ tài liệu rời rạc, quy trình chưa chuẩn và sự khác biệt trong cách quản lý giữa các trưởng bộ phận — điều khiến người phụ trách pháp chế/HR thường xuyên phải “vá” tình huống thay vì phòng ngừa. Việc nắm rõ **luật lao động** và chuẩn hóa hồ sơ, mẫu biểu là bước đầu tiên để tránh rủi ro này.
Tự động hóa tài liệu và quy trình sẽ giúp bạn chuyển từ phản ứng sang chủ động: sinh các mẫu hợp đồng, thông báo kỷ luật, quy định chấm công, biểu mẫu tính lương và lưu trữ bằng chứng một cách nhất quán, dễ truy xuất. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua chương trình đào tạo tuân thủ dành cho quản lý và HR, KPI cần theo dõi, bộ tài liệu mẫu thiết thực và lộ trình triển khai cho SME — từ định nghĩa và phạm vi điều chỉnh, quyền‑nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, đến hợp đồng lao động và chế độ tiền lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi.
Định nghĩa và phạm vi điều chỉnh của luật lao động
Luật lao động là khuôn khổ pháp lý điều chỉnh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm các quy định về ký kết và chấm dứt hợp đồng, thời giờ làm việc, tiền lương, an toàn vệ sinh lao động, chế độ nghỉ phép và giải quyết tranh chấp.
Ở Việt Nam, các nội dung này được cụ thể hóa trong bộ luật lao động (gần nhất là luật lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn). Phòng pháp chế/HR nên nắm rõ nội dung luật lao động để thiết kế quy trình tuân thủ, từ tuyển dụng đến chấm dứt hợp đồng.
Nếu cần tra cứu nhanh các văn bản, các từ khóa hữu ích có thể là: “luật lao động là gì”, “luật lao động 2019 pdf”, “luật lao động mới nhất 2023” hoặc điều khoản cụ thể như “luật lao động điều 36”.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Quyền cơ bản: người lao động có quyền được trả lương đầy đủ, làm việc trong môi trường an toàn, được đóng bảo hiểm xã hội, hưởng chế độ nghỉ phép năm và các chế độ theo pháp luật.
Nghĩa vụ chính: chấp hành nội quy, thực hiện công việc theo hợp đồng, bảo mật thông tin doanh nghiệp và tuân thủ hướng dẫn an toàn. Việc thực hiện tốt nghĩa vụ giúp giảm rủi ro kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng.
Ví dụ áp dụng
Nhân sự phải thông báo vắng mặt, xin phép theo quy định nội bộ; HR cần có mẫu và quy trình rõ ràng để xử lý.
Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động giải trình nếu bị áp dụng kỷ luật; ở trường hợp kỷ luật, thủ tục phải tuân theo quy định của bộ luật lao động.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có quyền quản lý và bố trí công việc, kiểm soát kỷ luật lao động; đồng thời có nghĩa vụ bảo đảm điều kiện lao động, trả lương đúng hạn, đóng bảo hiểm và tạo điều kiện cho người lao động thực hiện quyền của họ.
Về kỷ luật và xử lý hành vi vi phạm, doanh nghiệp phải tổ chức họp, thông báo và lập biên bản theo thủ tục nội bộ và pháp luật. Ví dụ: thông báo triệu tập họp kỷ luật nên có mẫu và lưu trữ — tham khảo mẫu thông báo tại mẫu thông báo triệu tập họp kỷ luật.
Gợi ý kiểm soát nội bộ:
Ban hành nội quy lao động, quy định chấm công và theo dõi thời gian làm việc (khuyến nghị sử dụng mẫu quy định chấm công): mẫu quy định chấm công.
Xây dựng quy trình xử lý kỷ luật, ghi nhận khiếu nại và bảo lưu bằng chứng.
Hợp đồng lao động: loại, ký kết và chấm dứt
Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý quan trọng điều chỉnh quan hệ cụ thể giữa hai bên. Các loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ/ngắn hạn và hợp đồng part-time. Khi thiết kế hợp đồng, HR cần đảm bảo các điều khoản tuân thủ nội dung luật lao động về công việc, mức lương, thời hạn, thử việc, và điều kiện chấm dứt.
Về thử việc, doanh nghiệp thường sử dụng hợp đồng thử việc với các điều khoản rõ ràng về thời gian, mức lương thử việc và tiêu chí đánh giá — tham khảo mẫu tại: mẫu hợp đồng thử việc.
Chấm dứt hợp đồng
Chấm dứt theo thỏa thuận hoặc theo điều kiện pháp luật (đơn phương, hết hạn hợp đồng, nghỉ hưu, xử lý kỷ luật,…).
Trong trường hợp sa thải hoặc chấm dứt trái luật, doanh nghiệp phải có quyết định hợp lệ và chứng cứ; tham khảo mẫu quyết định sa thải để hoàn thiện thủ tục: mẫu quyết định sa thải.
Luôn tuân thủ trình tự, thời hạn báo trước và quyền hưởng trợ cấp, trợ cấp thôi việc theo quy định của bộ luật lao động.
Lưu ý: tìm kiếm nhanh các mẫu liên quan qua từ khóa như “mẫu hợp đồng lao động theo luật lao động” sẽ hữu ích khi soạn thảo.
Chế độ tiền lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
Chế độ tiền lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi là phần trọng tâm trong luật lao động. Doanh nghiệp cần xác định khung giờ làm việc, quy định làm thêm, tiền lương trả cho ca đêm, và chính sách nghỉ phép (bao gồm nghỉ phép năm).
Điểm cần kiểm tra để tuân thủ
Quy định chấm công rõ ràng và minh bạch để làm căn cứ tính lương, làm thêm và nghỉ phép — xem mẫu quy định chấm công: quy định chấm công.
Chế độ nghỉ phép năm: xác định kỳ nghỉ, cách tính ngày phép chưa nghỉ, bù lương và thủ tục đề nghị nghỉ.
Thanh toán lương đúng hạn và chứng minh cơ sở tính lương (bảng lương, phiếu lương).
Quy định làm thêm giờ, tiền lương làm thêm và các giới hạn theo luật để tránh xử phạt.
Practical tip: xây dựng biểu mẫu nội bộ (đơn xin nghỉ phép, bảng chấm công, quyết toán lương) và lưu trữ để dễ trả lời kiểm tra, khiếu nại hoặc giải quyết tranh chấp; điều này cũng giúp phòng nhân sự chứng minh tuân thủ các chế tài của bộ luật lao động.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của tuân thủ pháp luật lao động và đề xuất một chương trình đào tạo dành cho quản lý và HR nhằm giảm rủi ro tranh chấp, sai sót trong hồ sơ và xử lý kỷ luật. Nội dung chính bao gồm: nắm rõ luật lao động và bộ luật lao động liên quan, quyền‑nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, các loại hợp đồng lao động và quy trình chấm dứt hợp đồng, cũng như chế độ tiền lương, thời giờ làm việc và nghỉ phép năm; đồng thời khuyến nghị chuẩn hoá mẫu biểu, KPI theo dõi và lộ trình triển khai cho SME. Áp dụng các mẫu hợp đồng, thông báo kỷ luật, quy định chấm công và biểu mẫu lương sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tuân thủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để được tư vấn triển khai chương trình đào tạo, xây dựng mẫu biểu và hoàn thiện quy trình tuân thủ pháp luật lao động cho doanh nghiệp bạn, liên hệ TLS Firm: https://tlsfirm.com/
FAQs
Luật lao động quy định gì về thời giờ làm việc?
Luật lao động quy định khung thời giờ làm việc tiêu chuẩn, bao gồm thời giờ làm việc bình thường và quy định về làm thêm giờ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định chấm công rõ ràng, tuân theo giới hạn làm thêm và trả lương làm thêm theo tỷ lệ quy định để tránh xử phạt.
Người lao động được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?
Theo quy định chung, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được hưởng ngày nghỉ phép năm (thông thường là 12 ngày làm việc/năm đối với lao động làm việc đủ điều kiện). Một số ngành nghề, công việc nặng nhọc, độc hại hoặc thời gian làm việc đặc thù có thể được hưởng số ngày nghỉ nhiều hơn; doanh nghiệp cần có biểu mẫu và quy trình tính phép rõ ràng.
Làm sao để chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp?
Chấm dứt hợp đồng lao động phải dựa trên căn cứ và trình tự theo bộ luật lao động: có quyết định bằng văn bản, tuân thủ thời hạn báo trước (nếu có), thanh toán đầy đủ các khoản liên quan và lưu giữ chứng cứ. Trong trường hợp kỷ luật hoặc sa thải, cần tổ chức họp, lập biên bản và thực hiện theo thủ tục nội bộ đã ban hành và pháp luật.
Người lao động bị vi phạm quyền lợi phải làm gì?
Nếu quyền lợi bị xâm phạm, người lao động nên thu thập chứng cứ, phản ánh nội bộ theo quy trình khiếu nại của doanh nghiệp (gửi đơn, liên hệ HR hoặc phòng pháp chế). Nếu không được giải quyết thỏa đáng, người lao động có thể khiếu nại tới cơ quan lao động địa phương hoặc khởi kiện tại tòa án để bảo vệ quyền lợi.
Mức phạt khi doanh nghiệp vi phạm luật lao động là gì?
Hành vi vi phạm luật lao động có thể bị xử phạt hành chính, buộc khắc phục, truy thu tiền lương, đóng bảo hiểm và bồi thường cho người lao động; trong trường hợp nghiêm trọng còn có thể phát sinh trách nhiệm dân sự hoặc hình sự. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào loại vi phạm và quy định tại văn bản pháp luật hiện hành.
