Giới thiệu
Rất nhiều người phụ trách pháp chế hoặc HR ở doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang vật lộn với đống hợp đồng sai sót, hồ sơ rời rạc và rủi ro tuân thủ — mỗi lỗi nhỏ có thể dẫn tới tranh chấp tốn kém hoặc phạt hành chính. LegalTech và hệ thống CLM (Contract Lifecycle Management) cho phép tự động hoá tài liệu: chuẩn hoá mẫu hợp đồng, lưu trữ lịch sử sửa đổi, nhắc hạn thử việc/đáo hạn và giảm thiểu sai sót thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và bảo vệ doanh nghiệp. Trước hết, nắm vững luật lao động là nền tảng; tiếp đó, bài viết này sẽ lần lượt dẫn bạn qua tổng quan pháp lý, quyền và nghĩa vụ của người lao động, những điểm cần có trong hợp đồng, chế độ tiền lương — làm thêm giờ — nghỉ phép, và quy trình giải quyết tranh chấp, đồng thời cung cấp bộ mẫu và quy trình CLM thực tế để HR/Legal SME có thể triển khai ngay.
Tổng quan về Luật Lao Động
Luật lao động điều chỉnh quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác lập quyền và nghĩa vụ, cũng như khung pháp lý cho quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Ở Việt Nam hiện hành là bộ luật lao động 2019 (thường truy vấn dưới các cụm từ như “luật lao động 2019”, “luật lao động mới nhất” hay “luật lao động pdf”).
Với vai trò người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự, cần nắm được phạm vi điều chỉnh: hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, tiền lương, chế độ BHXH, bảo hộ lao động và quy trình giải quyết tranh chấp. Áp dụng đúng luật giúp giảm rủi ro kiện tụng và xử phạt hành chính.
Lưu ý thực tế: Luật lao động liên tục được hướng dẫn bởi nghị định và thông tư; do đó, cập nhật thường xuyên là cần thiết để đảm bảo tuân thủ.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Người lao động có quyền hưởng các chế độ bảo đảm theo quy định, đồng thời có những nghĩa vụ cơ bản với người sử dụng lao động. Những điểm chính cần nắm:
- Quyền lợi người lao động: được trả lương công bằng, được hưởng chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp theo luật bảo hiểm xã hội và các chế độ nghỉ theo quy định.
- Nghĩa vụ: thực hiện công việc theo hợp đồng, chấp hành nội quy, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định an toàn lao động.
Ví dụ: khi người lao động bị tai nạn lao động, chế độ trợ cấp và bảo hiểm sẽ được thực hiện theo luật bảo hiểm xã hội; phòng nhân sự cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để giải quyết quyền lợi cho người lao động.
Quy định về hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý cơ bản. Có hai loại phổ biến: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có xác định thời hạn và hợp đồng mùa vụ/ngắn hạn. Hợp đồng cần nêu rõ chức danh, mô tả công việc, thời giờ làm việc, tiền lương, thời hạn thử việc và điều kiện chấm dứt.
Điều nên có trong hợp đồng
- Mục tiêu công việc và KPIs nếu có.
- Thang lương, phương thức trả lương, và tham chiếu tới tiền lương tối thiểu vùng khi áp dụng.
- Quy định về bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân (xem mẫu thỏa thuận bảo mật (NDA)) và mẫu hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA) khi cần.
Ngoài ra, với trường hợp thuê ngoài hoặc sử dụng nhà thầu, hãy cân nhắc sử dụng hợp đồng nhà thầu độc lập. Đối với hợp đồng lao động truyền thống, bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng lao động để soạn thảo phù hợp.
Lưu ý về thử việc và chấm dứt: Việc xác lập thời gian thử việc, thông báo trước và căn cứ pháp lý khi chấm dứt cần tuân thủ đúng quy định để tránh tranh chấp.
Chế độ tiền lương, làm thêm giờ và nghỉ phép
Chế độ tiền lương và thời giờ làm việc là phần doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ. Trong đó, tiền lương tối thiểu vùng là tham chiếu bắt buộc khi xác định mức thấp nhất cho người lao động theo khu vực.
- Lương và phụ cấp: Định rõ thang lương, cách tính thưởng và phụ cấp, đảm bảo không thấp hơn tiền lương tối thiểu vùng khi áp dụng.
- Làm thêm giờ: Tính lương làm thêm theo hệ số quy định của luật lao động, lưu trữ bảng chấm công để chứng minh.
- Ngày nghỉ và phép: Nghỉ hàng năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và các ngày lễ phải được thực hiện theo luật; chính sách nội bộ nên rõ ràng để tránh hiểu lầm.
Với các chương trình phúc lợi dài hạn (ví dụ ESOP), doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu ESOP để xây dựng cơ chế thưởng cho nhân sự chủ chốt; chú ý tích hợp điều khoản về thuế và điều kiện chuyển nhượng.
Thực tế áp dụng: Luôn kiểm tra định kỳ để đảm bảo tổng chi phí lao động (lương + đóng BHXH theo luật bảo hiểm xã hội) phù hợp với ngân sách và tuân thủ pháp luật.
Quy trình giải quyết tranh chấp lao động
Tranh chấp lao động nên được giải quyết theo bước: nội bộ → hòa giải tại cơ quan lao động → trọng tài/ban hòa giải lao động → khởi kiện tại tòa án (nếu cần). Một quy trình rõ ràng giúp giảm thiểu chi phí và rủi ro pháp lý.
Các bước cần triển khai
- 1. Tiếp nhận và ghi nhận khiếu nại nội bộ: Có mẫu đơn, thời hạn phản hồi rõ ràng.
- 2. Hòa giải nội bộ hoặc thông qua đại diện công đoàn: Ghi biên bản và đề xuất giải pháp cụ thể.
- 3. Hòa giải tại cơ quan lao động: Nếu không thành công, hai bên có thể yêu cầu hòa giải tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.
- 4. Trọng tài hoặc tòa án: Trường hợp tranh chấp về tiền lương, chấm dứt hợp đồng, quyền lợi BHXH, có thể đưa ra trọng tài lao động hoặc tòa án.
Để giảm xác suất tranh chấp, doanh nghiệp nên chuẩn hóa hồ sơ lao động, hợp đồng và quy trình khen thưởng/kỷ luật; khi cần, tìm tư vấn chuyên sâu về tư vấn pháp luật lao động hoặc sử dụng dịch vụ soạn thảo hợp đồng lao động chuyên nghiệp.
Tóm gọn
Tóm tắt: Việc áp dụng LegalTech và hệ thống CLM giúp tự động hoá quản lý hợp đồng lao động, chuẩn hoá mẫu hợp đồng, lưu trữ lịch sử sửa đổi, nhắc hạn thử việc/đáo hạn và giảm thiểu sai sót thủ công — qua đó giảm rủi ro pháp lý liên quan đến luật lao động và hợp đồng lao động. Bài viết đã trình bày những điểm then chốt cần có trong hợp đồng (chức danh, mô tả công việc, thang lương, bảo mật, điều kiện chấm dứt), quy định về tiền lương/tiền lương tối thiểu vùng, làm thêm giờ và nghỉ phép, cùng quy trình giải quyết tranh chấp lao động và các mẫu/tài liệu hỗ trợ để HR/Legal SME triển khai. Để đảm bảo tuân thủ các quy định về BHXH và giảm nguy cơ tranh chấp, doanh nghiệp nên tích hợp bộ mẫu hợp đồng vào quy trình CLM và cập nhật thường xuyên theo pháp luật (Luật lao động 2019 và văn bản hướng dẫn). Nếu bạn muốn được tư vấn triển khai CLM, soạn thảo hợp đồng hoặc đánh giá rủi ro tuân thủ, liên hệ với chúng tôi tại https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu.
FAQs
Luật lao động quy định về thời giờ làm việc như thế nào?
Theo Luật lao động 2019, thời giờ làm việc thông thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần cho lao động làm việc theo ca ngày; có ngoại lệ cho một số ngành nghề, công việc. Doanh nghiệp phải quy định rõ trong hợp đồng và chính sách nội bộ, đồng thời ghi nhận thời gian làm thêm và trả lương theo hệ số quy định.
Người lao động có quyền hưởng bao nhiêu ngày nghỉ phép năm?
Theo quy định hiện hành, người lao động làm đủ 12 tháng được hưởng 12 ngày nghỉ phép năm; mức này có thể tăng lên tùy vào điều kiện làm việc nặng nhọc, độc hại hoặc theo thỏa ước lao động tập thể. HR cần ghi rõ chính sách nghỉ phép trong hợp đồng và lưu trữ hồ sơ chấm công để tránh tranh chấp.
Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng không?
Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng trong trường hợp luật định cho phép (ví dụ người lao động vi phạm nội quy nghiêm trọng, không hoàn thành nghĩa vụ sau khi cảnh cáo), và phải tuân thủ thủ tục, thời hạn thông báo và bồi thường (nếu có). Trước khi chấm dứt, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ, biên bản và bằng chứng để phòng ngừa khiếu nại.
Thủ tục khi bị sa thải trái luật?
Nếu người lao động cho rằng bị sa thải trái luật, trước hết nên khiếu nại nội bộ theo quy trình công ty; nếu không được giải quyết, có thể yêu cầu hòa giải tại cơ quan lao động hoặc khởi kiện tại tòa án lao động. Trong mọi trường hợp, người lao động nên thu thập hồ sơ, hợp đồng, biên bản và bằng chứng liên quan để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi.
