Mất hóa đơn gốc – Xử lý đúng cách để không bị truy thu thuế

Việc mất hóa đơn gốc (đặc biệt là hóa đơn GTGT đầu vào hoặc đầu ra) có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ:

Vậy khi doanh nghiệp mất hóa đơn, đặc biệt là bản gốc (liên đỏ), cần xử lý ra sao để vẫn đảm bảo hợp lệ và không bị truy thu thuế?

1. Phân biệt các loại hóa đơn bị mất

Tùy vào loại hóa đơn và thời điểm bị mất, cách xử lý sẽ khác nhau:

Mất hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng): ảnh hưởng đến khấu trừ GTGT và ghi nhận chi phí hợp lệ
Mất hóa đơn đầu ra: ảnh hưởng đến nghĩa vụ khai thuế và có thể bị xử lý về hành vi trốn thuế
Mất hóa đơn trong quá trình thanh tra thuế: rủi ro bị loại hoàn toàn khỏi hồ sơ quyết toán

Đặc biệt lưu ý nếu mất liên đỏ (liên giao khách hàng) – đây là bản được xem là bản gốc có giá trị pháp lý.

Trường hợp phổ biến nhất là mất hóa đơn đầu vào (mua hàng hóa/dịch vụ) nhưng vẫn muốn kê khai và khấu trừ:

Lập biên bản mất hóa đơn có chữ ký của người đại diện và kế toán
Gửi công văn báo cáo mất hóa đơn tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
Liên hệ bên bán để xin bản sao y hóa đơn điện tử hoặc xác nhận đã xuất hóa đơn
Đảm bảo có hợp đồng, biên bản giao hàng, thanh toán qua ngân hàng

Nếu đủ điều kiện chứng minh giao dịch là có thật và hợp pháp, doanh nghiệp vẫn có thể kê khai khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp lệ.

Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã xuất cho khách hàng (nhất là hóa đơn giấy hoặc mất file gốc hóa đơn điện tử):

Trong nhiều trường hợp, mất hóa đơn đầu ra mà không có bản sao, không giải trình hợp lý có thể bị coi là hành vi trốn thuế.

Mất từ 1 đến 10 hóa đơn: phạt từ 3 – 5 triệu đồng
Mất từ 11 hóa đơn trở lên: phạt từ 5 – 10 triệu đồng
Nếu mất trong thời gian thanh tra thuế: có thể bị phạt đến 20 triệu đồng + loại hóa đơn khỏi hồ sơ quyết toán

Trong một số trường hợp, nếu chứng minh được mất do thiên tai, hỏa hoạn, bất khả kháng… thì có thể được miễn phạt, nhưng cần hồ sơ rõ ràng.

Mất hóa đơn gốc không phải là “án tử”, nhưng nếu không xử lý đúng, doanh nghiệp có thể bị:

Hãy hành động sớm và đúng. TLSFirm luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi rủi ro liên quan đến hóa đơn và thuế.