Giới thiệu
Với nguồn lực hạn chế và quy định liên tục thay đổi, một hợp đồng không chặt chẽ có thể biến thành rủi ro pháp lý, chi phí phát sinh và mất thời gian xử lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Việc bỏ sót điều khoản bắt buộc, ghi chép lỏng lẻo hay không cập nhật theo quy định mới là những lỗi phổ biến mà người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance thường xuyên phải đối mặt.
May mắn là tự động hóa tài liệu và hệ thống quản lý hợp đồng (CLM) có thể biến soạn thảo, rà soát và lưu trữ hợp đồng thành một quy trình chuẩn, giảm lỗi thủ công và rút ngắn vòng phê duyệt. Bài viết này cung cấp checklist thực tế, mẫu chuẩn và hướng dẫn tích hợp CLM, dẫn bạn đi từ khái niệm và phạm vi điều chỉnh của luật lao động, quyền và nghĩa vụ, loại hợp đồng và nội dung bắt buộc, đến quản lý thời giờ làm việc, tiền lương, chấm dứt hợp đồng, trợ cấp và bảo hiểm — để xây dựng hợp đồng đúng luật, dễ áp dụng và ít rủi ro hơn trong thực tế.
Khái niệm và phạm vi điều chỉnh của luật lao động
Luật lao động là hệ thống quy phạm pháp luật điều chỉnh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, cũng như các mối quan hệ pháp lý phát sinh trong quá trình tổ chức, quản lý lao động tại doanh nghiệp. Ở Việt Nam, các quy định chính nằm trong bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Phạm vi điều chỉnh
Cụ thể, luật lao động điều chỉnh các nội dung: tuyển dụng, ký kết và thực hiện hợp đồng lao động, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, tiền lương, an toàn – vệ sinh lao động, kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng, bảo hiểm và bảo vệ quyền lợi người lao động.
Ví dụ: khi soạn thảo chính sách nhân sự, bộ phận pháp chế hoặc HR cần đối chiếu quy định về nghỉ phép năm, tiền lương tối thiểu và chế độ bảo hiểm để đảm bảo tuân thủ pháp luật (tham khảo các tài liệu như “luật lao động 2019 pdf” hoặc cập nhật “luật lao động mới nhất”).
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Quyền của người lao động bao gồm được trả lương đúng hạn, được làm việc trong môi trường an toàn, được nghỉ theo quy định (bao gồm nghỉ phép năm), hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp khi đủ điều kiện, và được bảo vệ khỏi phân biệt đối xử.
Nghĩa vụ của người lao động là thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, chỉ dẫn kỹ thuật và các quy định an toàn; bảo mật thông tin doanh nghiệp khi được yêu cầu.
Ví dụ thực tế: nếu vị trí của bạn đòi hỏi xử lý thông tin nhạy cảm, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên ký thỏa thuận bảo mật — bạn có thể tham khảo mẫu thỏa thuận tại mẫu NDA để giảm rủi ro về quyền lợi và trách nhiệm liên quan đến bảo mật.
Hợp đồng lao động: loại, nội dung và ký kết
Các loại hợp đồng lao động phổ biến: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ/ công việc nhất định. Việc xác định loại hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi như trợ cấp thôi việc và bảo hiểm.
Nội dung bắt buộc
Nên đảm bảo hợp đồng gồm các điều khoản tối thiểu: tên các bên, mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng (nếu có), thời giờ làm việc, mức lương và phụ cấp, chế độ nghỉ, quyền lợi bảo hiểm và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Lưu ý khi ký kết: kiểm tra điều khoản thử việc, thời hạn báo trước khi chấm dứt, và cơ chế giải quyết tranh chấp. Để soạn thảo hoặc rà soát nhanh hợp đồng mẫu, bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng lao động có sẵn và điều chỉnh theo thực tế doanh nghiệp.
- Rà soát tương thích với bộ luật lao động.
- Ghi rõ thang lương, phụ cấp và cơ chế tăng lương.
- Quy định về bảo mật và sở hữu trí tuệ nếu cần kèm theo NDA.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và tiền lương
Luật quy định rõ thời giờ làm việc và nghỉ ngơi để bảo vệ sức khỏe người lao động: giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ phải trả lương theo tỉ lệ tăng, và quy định về thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hàng tuần và nghỉ lễ, Tết.
Nghỉ phép năm là quyền lợi bắt buộc; số ngày nghỉ tùy theo tính chất công việc và thời gian làm việc. Doanh nghiệp cần có quy trình quản lý nghỉ phép, lưu trữ đơn xin nghỉ và tính toán tiền lương khi nghỉ phép để tránh tranh chấp.
Về tiền lương: doanh nghiệp phải đảm bảo trả lương đúng hạn và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng nếu áp dụng. Thực tiễn hay gặp: tính lương làm thêm, lương thử việc và phụ cấp khi lập payroll cần tuân thủ quy định để đảm bảo quyền lợi người lao động và tránh xử phạt.
Chấm dứt hợp đồng lao động, trợ cấp và bảo hiểm
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể do thoả thuận, hết hạn hợp đồng, hoặc đơn phương bởi một trong hai bên theo quy định của pháp luật. Mỗi trường hợp đi kèm thủ tục và nghĩa vụ khác nhau (ví dụ: thông báo trước, trả trợ cấp thôi việc).
Trợ cấp và bảo hiểm
Khi chấm dứt, người lao động có thể được hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc, tuỳ trường hợp. Đồng thời, các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp phải được hoàn tất theo quy định; doanh nghiệp cần bàn giao hồ sơ và trả sổ bảo hiểm đúng hạn để người lao động có thể hưởng quyền lợi.
Nếu cần thương thảo điều kiện chấm dứt hoặc thoả thuận bồi thường, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu thoả thuận thôi việc để minh bạch các điều khoản cho cả hai bên: tham khảo mẫu severance agreement.
- Phân biệt trường hợp đơn phương chấm dứt có lý do chính đáng và không chính đáng.
- Chuẩn bị tính toán trợ cấp, thanh toán tiền lương còn nợ và các chi phí liên quan trước khi làm thủ tục chấm dứt.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ thủ tục bảo hiểm để người lao động được hưởng chế độ thất nghiệp nếu đủ điều kiện.
Tóm gọn
Bài viết đã điểm qua những nội dung then chốt để xây dựng hợp đồng lao động đúng luật cho SME: hiểu rõ phạm vi điều chỉnh của bộ luật lao động, xác định loại hợp đồng phù hợp, đưa vào các nội dung bắt buộc (tên các bên, mô tả công việc, thời giờ làm việc, mức lương, chế độ nghỉ và bảo hiểm), và quy trình xử lý chấm dứt hợp đồng, trợ cấp thôi việc và thủ tục bảo hiểm. Việc bảo đảm quyền lợi người lao động (nghỉ phép năm, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội) và ghi rõ thang lương, phụ cấp cùng cơ chế giải quyết tranh chấp sẽ giúp giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Để tối ưu quy trình soạn thảo, rà soát và lưu trữ hợp đồng, SME nên tích hợp hệ thống quản lý hợp đồng (CLM) và mẫu hợp đồng chuẩn nhằm tự động hóa checklist, giảm lỗi thủ công và rút ngắn vòng phê duyệt. Nếu cần tư vấn cụ thể về hợp đồng lao động, soạn thảo mẫu hoặc triển khai CLM cho doanh nghiệp, liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ thực tế: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Luật lao động quy định về độ tuổi làm việc là bao nhiêu?
Luật lao động Việt Nam có quy định về độ tuổi tối thiểu để lao động làm việc, đồng thời có các quy định riêng cho lao động vị thành niên. Để xác định chính xác theo từng trường hợp (ví dụ lao động chưa đủ 18 tuổi hay lao động trẻ em), doanh nghiệp nên tham khảo bộ luật lao động hiện hành và hướng dẫn liên quan hoặc xin tư vấn chuyên môn.
Cách tính tiền lương khi nghỉ phép theo luật lao động?
Khi người lao động nghỉ phép năm, tiền lương được trả theo mức bình quân đã hưởng trong thời gian nhất định theo quy định của pháp luật; doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ và thực hiện tính toán minh bạch. Trường hợp có thắc mắc về công thức hoặc áp dụng cho trường hợp cụ thể, SME nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc nhờ tư vấn để tránh sai sót khi lập payroll.
Người lao động bị sa thải có được hưởng trợ cấp thôi việc không?
Quyền hưởng trợ cấp thôi việc phụ thuộc vào căn cứ chấm dứt hợp đồng: người lao động được trợ cấp thôi việc khi hợp đồng bị chấm dứt theo một số điều kiện nhất định theo bộ luật lao động. Nếu việc sa thải là đơn phương nhưng không có lý do chính đáng theo luật, người lao động có thể có quyền yêu cầu bồi thường hoặc trợ cấp; doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ căn cứ pháp lý trước khi chấm dứt.
Thời gian thử việc tối đa theo luật lao động là bao nhiêu?
Bộ luật lao động quy định thời gian thử việc tối đa khác nhau tùy vào tính chất công việc và vị trí, và hợp đồng phải ghi rõ nội dung thử việc cùng lương thử việc. Để tuân thủ, doanh nghiệp cần xác định đúng khung thời gian theo luật và ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.
