Giới thiệu
Năm 2025, khi làm việc từ xa và hợp đồng ngắn hạn trở thành lựa chọn phổ biến, nhiều doanh nghiệp vẫn vấp phải cùng một thực tế: điều khoản mơ hồ về địa điểm làm việc, giờ giấc, trách nhiệm đóng bảo hiểm và quy trình chấm dứt dễ dẫn tới tranh chấp, rủi ro tuân thủ và mất thời gian xử lý cho bộ phận pháp chế/nhân sự. Việc soạn thảo thủ công các mẫu khác nhau cho từng trường hợp càng làm tăng khả năng sai sót và chi phí quản lý.
Bài viết này hướng tới người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, trình bày cách thiết kế hợp đồng linh hoạt cho làm việc từ xa và hợp đồng ngắn hạn — từ định nghĩa, phân loại, các nội dung bắt buộc, quyền và nghĩa vụ, đến thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt — kèm lưu ý tuân thủ và mẫu tham khảo. Áp dụng tự động hóa tài liệu sẽ giúp bạn chuẩn hóa mẫu, theo dõi phiên bản và giảm rủi ro khi triển khai, để cuối cùng có được một mẫu hợp đồng lao động vừa linh hoạt vừa an toàn pháp lý, dễ triển khai trong thực tế.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo sự quản lý, theo thời gian, địa điểm và công việc đã thống nhất; người sử dụng lao động trả công và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật và thỏa thuận. Nếu bạn cần một định nghĩa ngắn để trình bày trong hồ sơ nội bộ: “hợp đồng lao động là gì” — đó là văn bản pháp lý thiết yếu ghi nhận quan hệ lao động giữa hai bên.
Trong thực tế doanh nghiệp, hiểu rõ bản chất của hợp đồng giúp người phụ trách pháp lý, nhân sự hoặc compliance đưa ra mẫu và quy trình phù hợp với quy định pháp luật, tránh rủi ro khi tuyển dụng, điều chỉnh hoặc chấm dứt quan hệ lao động.
Các loại hợp đồng lao động
Phân loại chính
Có ba loại hợp đồng phổ biến và cần nắm rõ:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: áp dụng khi hai bên thỏa thuận rõ thời hạn công việc (thường dưới 36 tháng). Phù hợp cho công việc có thời hạn hoặc dự án cụ thể.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời điểm chấm dứt; phù hợp với công việc ổn định, dài hạn và thể hiện quan hệ lao động bền vững.
- Hợp đồng thử việc (một dạng thỏa thuận trước khi ký hợp đồng chính thức): dùng để đánh giá năng lực, thời hạn thường ngắn — lưu ý tuân thủ mức lương thử việc và thời gian tối đa theo quy định).
Việc chọn loại hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm, thời hạn thông báo chấm dứt, và quyền lợi như trợ cấp thôi việc. Khi cần mẫu tham khảo, bạn có thể sử dụng mẫu hợp đồng lao động để thiết kế form phù hợp với loại hợp đồng chọn trước khi đưa vào sử dụng.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Những điều khoản tối thiểu cần có
Một hợp đồng lao động hợp pháp cần ghi rõ các nội dung sau (ít nhất):
- Thông tin các bên: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Loại hợp đồng và thời hạn: nêu rõ hợp đồng lao động xác định thời hạn hay không xác định thời hạn.
- Mô tả công việc, địa điểm làm việc và nhiệm vụ chính.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và chế độ chấm công — liên quan trực tiếp đến quy định về chấm công.
- Tiền lương, phụ cấp, phương thức và kỳ trả lương.
- Thử việc (nếu có), mức lương thử việc và thời hạn thử việc.
- Chế độ bảo hiểm, phúc lợi và điều kiện lao động.
- Thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt và các điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Để giảm rủi ro, hãy xây dựng mẫu hợp đồng lao động chuẩn theo luật và điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù công ty; tham khảo mẫu trực tuyến trước khi soạn thảo giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính tuân thủ.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Trách nhiệm và quyền lợi cần quy định rõ
Hợp đồng lao động phải phân định rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên để tránh tranh chấp. Một số điểm cần lưu ý:
- Quyền của người lao động: được trả lương đúng hạn, được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, và môi trường làm việc an toàn.
- Nghĩa vụ của người lao động: thực hiện công việc theo mô tả, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin, và tuân thủ các chỉ dẫn kĩ thuật, an toàn lao động.
- Quyền của người sử dụng lao động: quản lý, phân công công việc, kiểm soát hiệu quả làm việc trong khuôn khổ pháp luật và hợp đồng.
- Nghĩa vụ của người sử dụng lao động: trả lương, cung cấp điều kiện lao động an toàn, đóng bảo hiểm bắt buộc và tuân thủ các cam kết khác.
Nếu doanh nghiệp cần hạn chế cạnh tranh sau nghỉ việc, có thể bổ sung thỏa thuận cạnh tranh (non‑compete) — tham khảo mẫu tại thỏa thuận hạn chế cạnh tranh. Lưu ý: các điều khoản hạn chế phải cân nhắc về phạm vi, thời hạn và bồi thường để tránh bị coi là trái luật hoặc vô hiệu.
Thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động
Ký kết
Việc ký hợp đồng lao động cần thực hiện bằng văn bản trừ một số trường hợp pháp luật cho phép. Nội dung ký kết cần xác thực danh tính, vị trí và điều kiện làm việc; lưu trữ bản chính để phục vụ quản trị nhân sự và đối chiếu khi cần.
Sửa đổi hợp đồng
Mọi sửa đổi liên quan đến điều kiện làm việc, tiền lương, hoặc thời hạn hợp đồng nên được lập bằng văn bản và có chữ ký của cả hai bên. Khi sửa đổi làm giảm quyền lợi người lao động, cần có sự đồng thuận rõ ràng.
Chấm dứt và thủ tục liên quan
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể do đến hạn, thỏa thuận, hoặc đơn phương theo quy định. Trong trường hợp thỏa thuận chấm dứt, doanh nghiệp nên sử dụng văn bản ghi nhận quyền lợi và trợ cấp (nếu có) để tránh tranh chấp về sau; tham khảo mẫu thỏa thuận tại mẫu thỏa thuận chấm dứt và trợ cấp mất việc.
Checklist thực tiễn khi chấm dứt:
- Kiểm tra loại hợp đồng (xác định hay không xác định thời hạn) để áp dụng quy định thông báo và trợ cấp.
- Đảm bảo thông báo bằng văn bản và giữ biên bản, chứng từ liên quan.
- Thanh toán tiền lương, phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu có) theo quy định.
- Lưu trữ hồ sơ chấm dứt để phục vụ kiểm tra nội bộ và cơ quan chức năng.
Khi soạn quy trình nội bộ, kết hợp các mẫu hợp đồng và mẫu thỏa thuận chấm dứt sẽ giúp bộ phận nhân sự vận hành trơn tru và giảm rủi ro pháp lý.
Tóm gọn
Tóm lại, để thiết kế một mẫu hợp đồng lao động linh hoạt cho làm việc từ xa và hợp đồng ngắn hạn năm 2025, doanh nghiệp cần nắm chắc: định nghĩa hợp đồng lao động, phân loại (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc), các nội dung bắt buộc (thông tin các bên, mô tả công việc, địa điểm, thời giờ làm việc, tiền lương, bảo hiểm) và quy định về quyền và nghĩa vụ của hai bên. Thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng phải được quy định bằng văn bản, kèm checklist lưu trữ hồ sơ và quy trình thanh toán trợ cấp khi có phát sinh chấm dứt hợp đồng lao động. Áp dụng mẫu hợp đồng lao động chuẩn và tự động hóa soạn thảo, quản lý phiên bản sẽ giúp giảm rủi ro tuân thủ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thực thi các nghĩa vụ về bảo hiểm trong hợp đồng lao động. Nếu quý công ty cần hỗ trợ soạn thảo mẫu hợp đồng lao động, rà soát tuân thủ hoặc triển khai quy trình tự động hóa tài liệu, hãy liên hệ TLS Firm tại https://tlsfirm.com/ để được tư vấn chuyên sâu.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động ghi nhận việc thực hiện công việc, thời gian, địa điểm, tiền lương và các quyền nghĩa vụ của hai bên. Văn bản này là căn cứ pháp lý để xác định quan hệ lao động và giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.
Những nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động?
Một hợp đồng lao động hợp lệ cần có ít nhất: thông tin các bên, loại và thời hạn hợp đồng, mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương, chế độ bảo hiểm và điều kiện chấm dứt. Bổ sung các điều khoản về thử việc, quyền và nghĩa vụ, bảo mật hay hạn chế cạnh tranh nếu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Làm sao để chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật?
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể thực hiện theo thỏa thuận, đến hạn hợp đồng hoặc đơn phương theo quy định pháp luật; mọi trường hợp cần văn bản thông báo và tuân thủ thời hạn báo trước. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ, thanh toán tiền lương, phép chưa nghỉ và các trợ cấp liên quan để tránh rủi ro tranh chấp.
Khi nào người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động có thể được hưởng trợ cấp thôi việc khi đủ điều kiện về thời gian làm việc và hợp đồng bị chấm dứt theo các trường hợp được quy định; trợ cấp thất nghiệp được hưởng khi đáp ứng điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và chấm dứt hợp đồng theo quy định. Cụ thể thời hạn và điều kiện có thể khác nhau theo luật và hướng dẫn, nên cần kiểm tra hồ sơ đóng bảo hiểm và quy định hiện hành khi áp dụng.
Có cần đăng ký hợp đồng lao động với cơ quan nào không?
Thông thường hợp đồng lao động giữa hai bên không phải đăng ký công khai với cơ quan nhà nước, nhưng doanh nghiệp phải lưu trữ bản chính để phục vụ kiểm tra nội bộ và cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Trong trường hợp sử dụng lao động nước ngoài hoặc các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục liên quan như cấp giấy phép lao động, thông báo tuyển dụng hoặc kê khai với cơ quan bảo hiểm xã hội.
