Giới thiệu
Trong bối cảnh làm việc lai (hybrid) và từ xa bùng nổ, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đối mặt với những câu hỏi thực tế: xác định địa điểm làm việc, quản lý chấm công, trách nhiệm đóng BHXH, lựa chọn loại hợp đồng và xử lý rủi ro khi chấm dứt hoặc tranh chấp — tất cả đều dễ dẫn đến sai sót nếu không có khung pháp lý rõ ràng. Việc thiếu một văn bản vừa linh hoạt vừa tuân thủ khiến quy trình tuyển dụng, trả lương và lưu trữ hồ sơ trở nên phức tạp; giải pháp hiệu quả là một hợp đồng được thiết kế phù hợp với mô hình hybrid và remote, cụ thể là **hợp đồng lao động**.
Bài viết này, dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, sẽ chỉ ra cách cấu trúc hợp đồng, lựa chọn loại hợp đồng, các nội dung bắt buộc, quyền‑nghĩa vụ hai bên, thỏa thuận thử việc, thủ tục chấm dứt, cơ chế giải quyết tranh chấp, cũng như mẫu và nguồn tham khảo. Đồng thời nhấn mạnh vai trò của tự động hóa tài liệu — từ mẫu chuẩn, tham chiếu quy định chấm công đến hỗ trợ kê khai BHXH — giúp chuẩn hóa thủ tục, giảm sai sót và cập nhật dễ dàng khi luật có thay đổi.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc và nhận tiền lương; người sử dụng lao động tuyển dụng, trả lương và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo pháp luật. Định nghĩa này giúp phân biệt hợp đồng lao động với hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê ngoài hoặc thỏa thuận tư vấn.
Với vai trò là người phụ trách pháp lý/nhân sự, cần lưu ý xác định rõ tư cách pháp lý của các bên, phạm vi công việc và căn cứ pháp luật áp dụng để tránh hiểu lầm khi quản lý hồ sơ, thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp.
Các loại hợp đồng lao động (có thời hạn, không xác định, mùa vụ)
Có ba dạng hợp đồng lao động phổ biến mà doanh nghiệp cần phân biệt:
- Hợp đồng lao động có thời hạn: xác định thời gian làm việc rõ ràng — phù hợp với các vị trí dự án, hợp đồng công việc tạm thời.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không ghi thời điểm kết thúc; thường áp dụng cho vị trí ổn định, lâu dài.
- Hợp đồng mùa vụ/gián đoạn: dành cho công việc mang tính chu kỳ, theo mùa hoặc có thời gian ngắn hạn rõ rệt.
Khi lựa chọn loại hợp đồng, cân nhắc chiến lược nhân sự, chi phí bảo hiểm và tính ổn định công việc. Việc ký sai loại hợp đồng có thể dẫn tới rủi ro về nghĩa vụ bảo hiểm hoặc tranh chấp sau này.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động hợp lệ cần tối thiểu các nội dung sau: tên, địa chỉ các bên; vị trí, mô tả công việc; chức danh; địa điểm làm việc; mức lương và phương thức trả lương; thời hạn hợp đồng (nếu có); thời gian thử việc (nếu có); chế độ bảo hiểm; quyền lợi nghỉ phép; điều khoản về chấm dứt và bồi thường.
Gợi ý thực tế:
- Ghi rõ công thức tính lương và ngày trả lương để tránh tranh chấp.
- Đưa vào tham chiếu tới quy định về chấm công nội bộ hoặc bảng chấm công để làm cơ sở xác định thời gian làm việc và tiền lương.
- Đảm bảo các điều khoản bảo hiểm xã hội, y tế được nêu rõ để thuận tiện khi thanh toán và kê khai.
Quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng lao động
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động: trả lương đúng hạn, bảo đảm điều kiện lao động an toàn, đăng ký và đóng bảo hiểm theo quy định, tạo điều kiện huấn luyện và áp dụng nội quy lao động.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động: thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin và trả lại tài sản công ty khi chấm dứt hợp đồng.
Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên cụ thể hóa nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc quy chế nội bộ, đồng thời cân nhắc việc xây dựng thỏa ước lao động tập thể nếu có đại diện người lao động để điều chỉnh quyền lợi chung.
Hợp đồng lao động thử việc
Thử việc là giai đoạn đánh giá năng lực trước khi ký hợp đồng chính thức. Thông thường, thời gian thử việc và mức lương trong giai đoạn này phải được ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục.
Thực tế quản trị:
- Quy định rõ tiêu chí đánh giá (KPIs) và thời hạn thử việc để tránh tranh cãi.
- Ghi mức lương thử việc (phần trăm so với lương chính thức) và quyền lợi bảo hiểm nếu có.
- Nếu chuyển từ hợp đồng thử việc sang hợp đồng chính thức, cần lập hợp đồng lao động phù hợp (ví dụ: hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không xác định thời hạn) và lưu trữ hồ sơ chuyển đổi.
Chấm dứt hợp đồng lao động và các thủ tục liên quan
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể do hết thời hạn, thỏa thuận, đơn phương có lý do hoặc không lý do theo quy định. Mỗi trường hợp đi kèm thủ tục khác nhau: thông báo trước, bồi thường, trả sổ bảo hiểm, thanh toán lương và các khoản trợ cấp (nếu có).
Điểm cần lưu ý cho người phụ trách HR/compliance:
- Kiểm tra điều kiện được hưởng trợ cấp, tiền lương cuối cùng và các khoản bảo hiểm trước khi thanh lý hợp đồng.
- Yêu cầu người lao động hoàn trả tài sản, bàn giao công việc và làm biên bản bàn giao.
- Lưu hồ sơ, chứng từ là bằng chứng quan trọng nếu phát sinh tranh chấp sau khi chấm dứt.
Giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động
Khi phát sinh tranh chấp hợp đồng lao động, ưu tiên các bước nội bộ: đối thoại, hòa giải tại doanh nghiệp, sau đó là hòa giải tại cơ quan giải quyết tranh chấp lao động hoặc khởi kiện ra tòa nếu không thành.
Để bảo vệ quyền lợi khi đối mặt với tranh chấp hợp đồng lao động:
- Giữ đầy đủ hồ sơ: hợp đồng, bản mô tả công việc, bảng chấm công, biên bản họp, quyết định kỷ luật, bảng lương.
- Sử dụng biện pháp hòa giải trước khi đưa vụ việc ra tòa để tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Trong trường hợp cần bằng tiếng Anh (ví dụ hồ sơ cho đối tác nước ngoài), tham khảo các mẫu như employment agreement và chuẩn hóa bản dịch.
Mẫu hợp đồng lao động và nguồn tham khảo
Để tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu hợp đồng lao động chuẩn và tùy chỉnh theo đặc thù hoạt động.
Tham khảo các công cụ hỗ trợ soạn thảo và mẫu có thể giúp chuẩn hóa thủ tục:
- Mẫu hợp đồng lao động cơ bản: hợp đồng lao động mẫu (tham khảo và chỉnh sửa theo chính sách nội bộ).
- Mẫu quy định chấm công nội bộ để làm căn cứ tính lương: quy định về chấm công.
- Mẫu hợp đồng tiếng Anh hoặc bản dịch tham khảo: employment agreement.
Lưu ý cuối cùng: luôn cập nhật mẫu hợp đồng theo thay đổi của luật lao động và kiểm duyệt bởi bộ phận pháp chế trước khi áp dụng (ví dụ: mẫu hợp đồng lao động 2025 hoặc điều chỉnh điều khoản thử việc, bảo hiểm).
Tóm gọn
Tóm lại, để vận hành mô hình làm việc lai (hybrid) và từ xa an toàn về pháp lý, doanh nghiệp cần xây dựng một mẫu hợp đồng lao động rõ ràng — xác định chính xác tư cách các bên, địa điểm làm việc, mô tả công việc, mức lương, thời hạn hợp đồng và các điều khoản về bảo hiểm xã hội, thử việc, chấm dứt và giải quyết tranh chấp. Việc phân biệt đúng loại hợp đồng (hợp đồng lao động có thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng mùa vụ) cùng với các nội dung bắt buộc sẽ giảm thiểu rủi ro về đóng BHXH, tính lương và tranh chấp hợp đồng lao động.
Ứng dụng mẫu hợp đồng lao động chuẩn 2025, kèm quy định chấm công nội bộ và tự động hóa tài liệu sẽ giúp chuẩn hóa thủ tục, thuận tiện kê khai bảo hiểm xã hội và cập nhật theo thay đổi pháp luật. Nếu quý công ty cần mẫu hợp đồng lao động, tư vấn tuân thủ hoặc soạn thảo hợp đồng lao động thử việc / hợp đồng tiếng Anh chuẩn cho nhân viên nước ngoài, liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc hưởng lương và người sử dụng lao động trả lương đồng thời thực hiện các nghĩa vụ theo pháp luật. Hợp đồng lao động khác với hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng tư vấn ở chỗ phát sinh quan hệ lao động và các chế độ bảo hiểm xã hội.
Khi nào phải ký hợp đồng lao động?
Theo nguyên tắc quản trị nhân sự, doanh nghiệp nên ký hợp đồng lao động ngay khi tuyển dụng để xác lập quyền và nghĩa vụ, đặc biệt khi công việc mang tính thường xuyên hoặc kéo dài. Việc ký hợp đồng sớm giúp rõ ràng về chấm công, trả lương và kê khai bảo hiểm xã hội.
Hợp đồng lao động có thời hạn tối đa bao lâu?
Luật quy định khoảng thời gian tối đa cho hợp đồng lao động có thời hạn tùy theo loại công việc và thỏa thuận, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành khi soạn thảo. Nếu ký sai loại hoặc quá thời hạn cho phép có thể dẫn tới việc coi hợp đồng là không xác định thời hạn và phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm khác.
Làm thế nào để chấm dứt hợp đồng lao động?
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể diễn ra do hết thời hạn, thỏa thuận, đơn phương có lý do hoặc không lý do; mỗi trường hợp kèm theo thủ tục như thông báo trước, thanh toán lương và trả sổ bảo hiểm. Người phụ trách HR cần đảm bảo biên bản bàn giao, hoàn trả tài sản và lưu trữ hồ sơ để giảm rủi ro tranh chấp.
Người lao động được bồi thường khi bị chấm dứt hợp đồng trái pháp luật không?
Có, nếu việc chấm dứt hợp đồng trái pháp luật thì người lao động có quyền yêu cầu bồi thường theo quy định, bao gồm tiền lương, trợ cấp hoặc khôi phục công việc tùy quyết định của cơ quan giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp nên tuân thủ thủ tục chấm dứt hợp đồng và lưu giữ bằng chứng để phòng ngừa trách nhiệm bồi thường.
