Giới thiệu
Trong thực tế quản trị nhân sự của nhiều SME xuất khẩu, một điều khoản mơ hồ hay thiếu nhất quán trong hợp đồng tiếng Anh có thể kéo theo tranh chấp, chậm trễ giao hàng hoặc rủi ro tuân thủ khi tuyển dụng xuyên biên giới. Việc phải dịch, điều chỉnh và theo dõi hàng loạt hợp đồng cho nhân sự bán hàng, logistics hay sản xuất khiến bộ phận pháp chế/nhân sự phải xoay như chong chóng — đặc biệt khi cần cân nhắc quyền lợi, bảo mật và quy định chấm dứt hợp đồng. Một mẫu chuẩn và quy trình số hóa, kết hợp với hợp đồng lao động được chuẩn hóa, sẽ giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Tự động hóa tài liệu đóng vai trò then chốt ở đây: từ tạo mẫu chuẩn, kiểm soát các điều khoản bắt buộc đến lưu trữ và audit trail khi sửa đổi hay chấm dứt. Bài viết này dẫn dắt bạn qua các phần chính — định nghĩa, các loại hợp đồng, nội dung bắt buộc, quyền và nghĩa vụ, thủ tục ký kết/sửa đổi/chấm dứt — đồng thời phân tích rủi ro thường gặp và cách tích hợp giải pháp CLM để quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng hiệu quả hơn.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là gì: Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động và được trả tiền lương. Đây là văn bản pháp lý xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc cơ bản trong quan hệ lao động.
Một cách thực tế, khi soạn thảo hợp đồng lao động bạn cần nắm rõ mục tiêu tuyển dụng, mô tả công việc, mức lương và các điều kiện thử việc. Nếu cần mẫu để tham khảo, bạn có thể xem mẫu hợp đồng lao động phù hợp để điều chỉnh theo tình huống công ty.
Các loại hợp đồng lao động
Căn cứ tính chất và thời hạn, thông thường có các loại hợp đồng sau:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: có thời hạn cụ thể (ví dụ 12 tháng). Phù hợp cho công việc có tính thời vụ hoặc dự án.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời điểm kết thúc, phù hợp với công việc ổn định, lâu dài.
- Hợp đồng theo mùa vụ/gián đoạn: cho công việc có tính chu kỳ hoặc ngắn hạn theo mùa.
- Hợp đồng thử việc: thường có thời hạn ngắn để đánh giá năng lực trước khi ký hợp đồng chính thức.
Lưu ý về lựa chọn: với vị trí then chốt (ví dụ quản lý cấp cao) công ty thường kết hợp hợp đồng lao động với các thỏa thuận bổ sung (trả lương theo hiệu suất, quyền chọn cổ phiếu). Tham khảo mẫu thỏa thuận bổ sung như thỏa thuận quyền chọn cổ phiếu khi cần.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Các nội dung tối thiểu cần có trong hợp đồng lao động (bắt buộc):
- Thông tin các bên (họ tên, địa chỉ, mã số thuế/đăng ký kinh doanh).
- Mô tả công việc, địa điểm làm việc và thời giờ làm việc.
- Loại hợp đồng và thời hạn (nếu có), thử việc (nếu có).
- Mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương và ngày trả lương.
- Chế độ bảo hiểm, phúc lợi và điều kiện nghỉ phép.
- Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động và thông báo trước.
- Điều khoản bảo mật, cạnh tranh (nếu cần).
Ví dụ: Nếu hợp đồng yêu cầu bảo mật thông tin nội bộ, doanh nghiệp nên kết hợp hoặc tham chiếu tới thỏa thuận bảo mật (NDA) để làm rõ phạm vi và hậu quả pháp lý khi vi phạm.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền của người lao động
- Nhận lương đúng, đủ và đúng thời hạn.
- Được làm việc trong điều kiện bảo đảm an toàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định.
- Được nghỉ phép, nghỉ lễ theo quy định pháp luật.
Nghĩa vụ của người lao động
- Thực hiện công việc theo hợp đồng và nội quy công ty.
- Bảo mật thông tin nội bộ; nếu có điều khoản bảo mật cần tuân thủ ngay cả sau khi chấm dứt hợp đồng.
- Tôn trọng kỷ luật, báo cáo nhiệm vụ đúng thời hạn.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động
- Trả lương và thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm, phúc lợi theo hợp đồng và pháp luật.
- Tổ chức đào tạo, tạo điều kiện làm việc an toàn.
- Thông báo, thực hiện thủ tục kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng đúng quy định.
Ghi chú thực tiễn: Với nhân sự có chế độ đặc thù (ví dụ nhận cổ phần hoặc quyền chọn), hợp đồng lao động nên tham chiếu tới các thỏa thuận bổ sung để tránh mâu thuẫn. Xem ví dụ thỏa thuận quyền chọn tại đây.
Thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động
Ký kết: Hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Bản hợp đồng cần được lưu giữ để làm căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Tham khảo mẫu hợp đồng lao động để chuẩn hóa điều khoản.
Sửa đổi hợp đồng: Mọi thay đổi về nội dung hợp đồng (mức lương, công việc, thời hạn) cần có sự thỏa thuận bằng văn bản của cả hai bên. Ghi rõ thời điểm có hiệu lực và lưu hồ sơ bổ sung.
Chấm dứt hợp đồng lao động: Có thể xảy ra do:
- Hết thời hạn hợp đồng (với hợp đồng xác định thời hạn) nếu không gia hạn.
- Thoả thuận giữa hai bên.
- Đơn phương chấm dứt theo quy định (nghỉ việc, sa thải) kèm thông báo trước và lý do hợp lệ.
- Trường hợp đặc biệt: vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến sa thải ngay lập tức theo quy định pháp luật.
Thủ tục và lưu ý khi chấm dứt: Kiểm tra điều kiện hưởng trợ cấp, thông báo trước, thanh toán các khoản lương, phép năm chưa nghỉ và thực hiện các thủ tục bảo hiểm. Khi có điều khoản bảo mật, cần nhắc lại nghĩa vụ sau chấm dứt; nếu cần bảo vệ thông tin nhạy cảm, tham khảo thỏa thuận bảo mật để làm rõ hậu quả pháp lý.
Tóm gọn
Tóm lại, một mẫu hợp đồng lao động chuẩn (kể cả hợp đồng lao động tiếng Anh) cần nêu rõ định nghĩa, loại hợp đồng (hợp đồng lao động xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc thử việc), các nội dung bắt buộc (thông tin các bên, mô tả công việc, mức lương, bảo hiểm, điều khoản chấm dứt, bảo mật, v.v.) và quyền‑nghĩa vụ của các bên để giảm thiểu rủi ro pháp lý và vận hành.
Đối với SME xuất khẩu, tự động hóa và tích hợp hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) giúp tiêu chuẩn hóa mẫu, kiểm soát điều khoản bắt buộc, lưu audit trail khi sửa đổi hoặc chấm dứt và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Để được tư vấn cụ thể về soạn thảo, tích hợp CLM và kiểm soát rủi ro khi sử dụng mẫu hợp đồng lao động tiếng anh, truy cập https://tlsfirm.com/ hoặc liên hệ TLS Firm để nhận hỗ trợ pháp lý phù hợp.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc, bao gồm mức lương và thời gian làm việc. Đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp, thực hiện chế độ bảo hiểm và xác định quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng.
Những nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động?
Hợp đồng phải ghi rõ thông tin các bên, mô tả công việc, địa điểm và thời giờ làm việc, loại hợp đồng và thời hạn (nếu có), mức lương, chế độ bảo hiểm, điều kiện nghỉ phép và quy định về chấm dứt hợp đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên bổ sung hoặc tham chiếu tới thỏa thuận bảo mật (NDA) và các thỏa thuận phụ nếu có quyền lợi đặc thù.
Làm sao để chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật?
Việc chấm dứt cần tuân thủ căn cứ pháp lý (hết hạn hợp đồng, thỏa thuận, đơn phương theo quy định) và thủ tục thông báo trước hoặc lý do hợp lệ theo Luật Lao động. Người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp liên quan, làm thủ tục bảo hiểm và lưu hồ sơ chứng minh quá trình chấm dứt để tránh tranh chấp.
Khi nào người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp thất nghiệp?
Trợ cấp thôi việc thường được trả khi người lao động bị chấm dứt hợp đồng do lý do thuộc về người sử dụng lao động theo quy định và thỏa mãn điều kiện đóng bảo hiểm xã hội; mức và điều kiện chi tiết phụ thuộc vào pháp luật hiện hành. Trợ cấp thất nghiệp thuộc phạm vi bảo hiểm thất nghiệp và người lao động phải đáp ứng thời gian đóng bảo hiểm bắt buộc và đăng ký tại Trung tâm Dịch vụ Việc làm để được hưởng.
Có cần đăng ký hợp đồng lao động với cơ quan nào không?
Thông thường hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động không bắt buộc phải đăng ký tập trung với cơ quan lao động, nhưng doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong trường hợp tuyển dụng người nước ngoài hoặc liên quan giấy phép lao động, hợp đồng và hồ sơ liên quan sẽ được dùng để xin giấy phép và phải nộp cho cơ quan quản lý có thẩm quyền.
