Giới thiệu
Mỗi ngày bộ phận pháp chế, nhân sự và compliance tại các SME phải đối mặt với bài toán vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa xử lý khối lượng hồ sơ lớn, thay đổi chính sách lao động liên tục và rủi ro tranh chấp — đặc biệt khi cần soạn thảo, ký kết và quản lý hàng loạt hợp đồng lao động. Những sai sót nhỏ ở phần lương, thời hạn hay điều khoản chấm dứt có thể dẫn đến thiệt hại tài chính và tranh chấp kéo dài, trong khi thời gian dành cho thủ tục hành chính lại làm chậm tiến độ vận hành nhân sự.
May mắn là tự động hóa tài liệu cùng các giải pháp LegalTech giúp chuẩn hóa nội dung bắt buộc, lưu vết sửa đổi, tích hợp ký số và lưu trữ an toàn — giảm thiểu lỗi thủ công và rút ngắn thời gian xử lý. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua: định nghĩa và phân loại hợp đồng, các mục bắt buộc phải có, quyền và nghĩa vụ của hai bên, quy trình ký/sửa/chấm dứt và xử lý tranh chấp, đồng thời gợi ý cách tích hợp công nghệ để tối ưu hóa quy trình cho SME — một checklist thực tế để bạn áp dụng ngay.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác định công việc, quyền lợi, nghĩa vụ và chế độ làm việc giữa hai bên theo quy định của pháp luật. Trong thực tế doanh nghiệp, hợp đồng lao động là văn bản pháp lý cơ bản để quản trị quan hệ lao động và phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Theo luật lao động về hợp đồng, hợp đồng lao động có thể được lập bằng văn bản hoặc thỏa thuận bằng lời trong những trường hợp nhất định, nhưng khuyến nghị ký kết bằng văn bản để bảo đảm chứng cứ và thuận tiện cho thủ tục bảo hiểm, giải quyết tranh chấp. Bạn có thể tham khảo mẫu tham khảo và cấu trúc hợp đồng tại các mẫu hợp đồng có sẵn: mẫu hợp đồng lao động hoặc employment agreement.
Các loại hợp đồng lao động (xác định, không xác định, theo mùa vụ)
Có nhiều loại hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần chọn loại phù hợp với tính chất công việc và chiến lược nhân sự:
- Hợp đồng không xác định thời hạn: phù hợp với vị trí lâu dài, ổn định; ưu điểm là tạo gắn kết, hạn chế chi phí tuyển dụng liên tục.
- Hợp đồng xác định thời hạn: dùng cho nhiệm vụ có thời hạn cụ thể (ví dụ 1–3 năm); cần ghi rõ thời hạn và điều kiện gia hạn.
- Hợp đồng theo mùa vụ/cho công việc nhất thời: áp dụng cho công việc có tính chu kỳ (mùa vụ); cần nêu rõ thời gian hiệu lực ngắn hạn.
- Hợp đồng thử việc: là giai đoạn đánh giá năng lực trước khi ký hợp đồng chính thức; lưu ý về thời hạn thử việc và mức lương trong thời gian thử việc.
Với các trường hợp thuê ngoài hoặc hợp tác dịch vụ thay vì tuyển dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc hợp đồng dịch vụ để tránh hiểu nhầm về quan hệ lao động và nghĩa vụ đóng bảo hiểm.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động đầy đủ cần bao gồm các mục tối thiểu sau (theo Luật Lao động):
- Tên, địa chỉ của hai bên; thông tin người đại diện.
- Công việc, chức danh và mô tả công việc cụ thể.
- Địa điểm làm việc và thời gian làm việc, nghỉ ngơi.
- Thời hạn hợp đồng (nếu có) hoặc ghi rõ là hợp đồng không xác định thời hạn.
- Tiền lương, hình thức trả lương, phụ cấp, thưởng và phương thức xác định.
- Chế độ BHXH, BHYT, BHTN; điều kiện và thủ tục hưởng chế độ.
- Quyền lợi người lao động liên quan đến phép năm, nghỉ ốm, thai sản, an toàn lao động.
- Cam kết bảo mật thông tin và chính sách dữ liệu cá nhân (tham khảo chính sách bảo mật nếu cần điều khoản chi tiết).
- Điều khoản về chấm dứt hợp đồng, thông báo, bồi thường (tham khảo thỏa thuận chấm dứt mẫu).
Mẹo thực tế: Rõ ràng ở các mục về lương, công việc và điều kiện chấm dứt sẽ giảm đáng kể rủi ro tranh chấp. Bạn có thể sử dụng mẫu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo đủ nội dung: Mẫu hợp đồng lao động.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền của người lao động (ví dụ):
- Nhận lương đúng thời hạn và đầy đủ; được trả thêm giờ theo quy định.
- Được hưởng chế độ bảo hiểm và chế độ nghỉ phép theo luật định.
- Được bảo đảm an toàn lao động và môi trường làm việc phù hợp.
- Quyền khiếu nại, khiếu kiện và yêu cầu bồi thường nếu bị xâm phạm.
Nghĩa vụ của người lao động (ví dụ):
- Thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy và chỉ đạo chuyên môn.
- Bảo mật thông tin, giữ gìn tài sản của công ty theo điều khoản hợp đồng.
- Thông báo kịp thời khi có thay đổi liên quan đến giấy tờ và tình trạng làm việc.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động (ví dụ):
- Trả lương, đảm bảo đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác.
- Bảo đảm điều kiện lao động an toàn, cung cấp trang thiết bị cần thiết.
- Tổ chức đào tạo, đánh giá và quản lý nhân sự công bằng, minh bạch.
- Tuân thủ thủ tục pháp lý khi chấm dứt hoặc sửa đổi hợp đồng để tránh rủi ro pháp lý.
Những quy định này nên được nêu rõ trong hợp đồng hoặc hồ sơ lao động để tránh hiểu nhầm. Đối với quan hệ hợp tác không phải là lao động, doanh nghiệp nên dùng hợp đồng dịch vụ để phân định quyền và nghĩa vụ.
Thủ tục ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp hợp đồng lao động
Ký kết: Ký hợp đồng bằng văn bản là cách tốt nhất, đặc biệt với hợp đồng có thời hạn trên 1 tháng. Đảm bảo ký đầy đủ thông tin, lưu hồ sơ để làm cơ sở đóng BHXH và giải quyết sau này. Tham khảo mẫu để chuẩn hóa quy trình: mẫu hợp đồng lao động.
Sửa đổi hợp đồng: Mọi thay đổi về công việc, lương, thời hạn phải được hai bên thỏa thuận bằng văn bản (phụ lục hợp đồng). Tránh sửa đổi miệng để không phát sinh tranh chấp.
Chấm dứt hợp đồng: Có thể chấm dứt theo thỏa thuận, hết hạn hợp đồng, đơn phương (theo điều kiện luật định) hoặc sa thải vì lý do kỷ luật. Khi chấm dứt theo thỏa thuận, dùng mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động để rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ thanh toán.
Xử lý tranh chấp: Thực hiện theo trình tự: thương lượng nội bộ → hòa giải tại cơ quan lao động cấp huyện/quận → khởi kiện ra Tòa án lao động nếu không hòa giải được. Lưu ý thu thập chứng cứ (hợp đồng, bảng lương, thông báo, biên bản) để bảo vệ quyền lợi.
Lưu ý thực tế: Với các hợp đồng thuê ngoài hoặc tư vấn, sử dụng hợp đồng dịch vụ thay vì ký hợp đồng lao động để tránh ràng buộc đóng bảo hiểm không mong muốn. Đồng thời, khi hợp đồng chứa điều khoản xử lý dữ liệu cá nhân, liên kết với chính sách bảo mật của công ty để đảm bảo tuân thủ quy định về dữ liệu.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết đã giải thích bản chất của mẫu hợp đồng lao động và các loại hợp đồng phổ biến (hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ, hợp đồng thử việc), nêu rõ nội dung bắt buộc theo luật lao động như công việc, thời hạn, tiền lương, chế độ BHXH/BHYT/BHTN, quyền và nghĩa vụ của hai bên, cũng như thủ tục ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp.
Thực tiễn cho thấy soạn thảo rõ ràng ở các mục về lương, công việc và điều kiện chấm dứt cùng việc dùng mẫu hợp đồng lao động (bao gồm mẫu hợp đồng lao động 2025 hoặc mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn khi cần) sẽ giảm đáng kể rủi ro pháp lý. Đồng thời, tích hợp LegalTech – như tự động hóa tài liệu, ký số và hệ thống quản lý hợp đồng – sẽ giúp chuẩn hóa nội dung, lưu vết sửa đổi và rút ngắn thời gian ký hợp đồng lao động cho SME.
Nếu bạn cần mẫu hợp đồng, checklist hoặc tư vấn cụ thể về cách soạn thảo, ký hợp đồng lao động và bảo vệ quyền lợi người lao động theo luật lao động, hãy liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động xác định công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên theo quy định của luật lao động. Nên ký hợp đồng bằng văn bản để làm căn cứ đóng bảo hiểm và giải quyết tranh chấp khi cần.
Có mấy loại hợp đồng lao động?
Thường có 4 loại chính: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ/cho công việc nhất thời và hợp đồng thử việc. Doanh nghiệp cần chọn loại phù hợp với tính chất công việc để tránh rủi ro về đóng bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý.
Mẫu hợp đồng lao động cần những nội dung gì?
Một mẫu hợp đồng lao động đầy đủ phải có thông tin hai bên, mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương và các chế độ BHXH/BHYT/BHTN, điều khoản chấm dứt và cam kết bảo mật. Rõ ràng phần lương, phụ cấp và điều kiện chấm dứt sẽ giúp giảm tranh chấp sau này.
Hợp đồng lao động có cần công chứng không?
Thông thường hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng; hợp đồng bằng văn bản có chữ ký của hai bên là đủ để làm cơ sở thực hiện và đóng bảo hiểm. Tuy nhiên, trong các trường hợp đặc thù hoặc khi cần chứng cứ mạnh hơn cho tranh chấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc chứng thực hoặc lưu trữ có xác thực điện tử.
Bị sa thải trái luật thì người lao động được quyền gì?
Nếu bị sa thải trái luật, người lao động có quyền khiếu nại, yêu cầu bồi thường và khôi phục công việc theo quy định pháp luật lao động. Quy trình xử lý thường bắt đầu bằng thương lượng, hòa giải tại cơ quan lao động, sau đó khởi kiện ra tòa nếu không đạt được thỏa thuận.
