Giới thiệu
Nhiều doanh nghiệp SME vẫn đang đối mặt với tình trạng hồ sơ lao động lộn xộn, quy trình ký kết chậm chạp và rủi ro tuân thủ khi nhân sự tăng nhanh hoặc làm việc từ xa — hậu quả là mất thời gian, tranh chấp và chi phí pháp lý gia tăng. Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số và áp dụng hợp đồng lao động điện tử trở thành lối đi thiết thực để vừa đảm bảo pháp lý vừa rút ngắn chuỗi thủ tục.
Bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance: chúng tôi sẽ chỉ rõ từ định nghĩa và các loại hợp đồng, nội dung bắt buộc, đến quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như quy trình ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp. Đồng thời, bài viết tiếp cận giải pháp thực tế — tự động hóa tài liệu, chữ ký số và tích hợp hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) — giúp chuẩn hóa điều khoản, lưu trữ bằng chứng và đẩy nhanh onboarding, biến rủi ro pháp lý thành quy trình vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp SME.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong đó người lao động thực hiện công việc có trả lương dưới sự quản lý của người sử dụng lao động. Về cơ bản, hợp đồng lao động quy định quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc, gắn với các quy định của luật lao động về hợp đồng.
Trong thực tế doanh nghiệp, hợp đồng lao động vừa là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp, vừa là tài liệu quản trị quan trọng cho bộ phận nhân sự và compliance.
Các loại hợp đồng lao động (xác định, không xác định, theo mùa vụ)
Các loại phổ biến:
Hợp đồng xác định thời hạn: Có thời hạn rõ ràng (ví dụ 12 tháng). Phù hợp với công việc dự án hoặc thay thế tạm thời.
Hợp đồng không xác định thời hạn: Không gắn thời hạn, thích hợp cho vị trí lâu dài, chi phí tái tuyển dụng thấp hơn nếu giữ người lao động ổn định.
Hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định: Dành cho công việc mang tính chu kỳ, có thể có thời hạn ngắn hơn so với hợp đồng xác định.
So sánh nhanh: Hợp đồng không xác định tạo bảo đảm pháp lý cao hơn cho người lao động; hợp đồng xác định và theo mùa vụ linh hoạt hơn cho người sử dụng lao động nhưng cần lưu ý quy định về gia hạn và bảo hiểm.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Các nội dung tối thiểu cần có trong hợp đồng lao động gồm: thông tin các bên, vị trí và mô tả công việc, mức lương và phương thức trả lương, thời hạn hợp đồng (nếu có), thời gian thử việc, chế độ bảo hiểm, quyền lợi và chế độ nghỉ phép, điều kiện chấm dứt hợp đồng, và chữ ký các bên.
Khoản cần chú ý
Thử việc: Ghi rõ thời gian, mức lương thử việc; phân biệt hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động chính thức.
Tiền lương và phụ cấp: Điều khoản về lương cơ bản, thưởng, và cách tính phụ cấp để tránh tranh chấp.
Bảo mật và dữ liệu: Nếu nhân viên xử lý thông tin nhạy cảm, cần điều khoản bảo mật và tham khảo mẫu thỏa thuận bảo mật (NDA) hoặc hợp đồng xử lý dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp cần mẫu văn bản để tham khảo, có thể bắt đầu từ mẫu hợp đồng lao động làm khung, sau đó điều chỉnh theo đặc thù công việc và quy định hiện hành.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền người lao động: Nhận lương đúng hạn, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ phép, môi trường làm việc an toàn, và được bảo vệ theo quy định pháp luật. Những điều này thuộc phần quyền lợi người lao động cần thể hiện rõ trong hợp đồng.
Nghĩa vụ người lao động: Thực hiện nhiệm vụ, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin công ty, và thông báo khi có sự cố liên quan đến công việc.
Quyền và nghĩa vụ người sử dụng lao động: Trả lương, tạo điều kiện lao động, cung cấp bảo hiểm, đồng thời có quyền yêu cầu người lao động thực hiện công việc theo thỏa thuận, áp dụng kỷ luật khi cần.
Ví dụ điều khoản thực tế: điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật nên nêu rõ phạm vi, thời hạn và hậu quả pháp lý; để bảo đảm, doanh nghiệp có thể đính kèm hoặc tham khảo NDA.
Thủ tục ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp hợp đồng lao động
Ký kết và thủ tục hành chính: Trước khi ký, hoàn tất hồ sơ nhân sự, xác minh bằng cấp, thông báo về chế độ bảo hiểm và ký hợp đồng theo mẫu. Quy trình ký có thể thực hiện điện tử nếu đáp ứng điều kiện pháp lý; người phụ trách nhân sự nên lưu trữ bản gốc hợp đồng và biên bản bàn giao.
Sửa đổi hợp đồng: Mọi sửa đổi phải có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai bên; lưu ý xác định rõ ngày hiệu lực và ảnh hưởng đến lương, thời hạn hoặc vị trí.
Chấm dứt và thanh toán: Tuân thủ quy định về báo trước, thanh toán các khoản liên quan như lương chưa trả, trợ cấp thôi việc (nếu có). Ghi rõ lý do chấm dứt và thủ tục bàn giao để giảm rủi ro pháp lý.
Xử lý tranh chấp: Khuyến nghị: quy định cơ chế giải quyết tranh chấp theo thứ tự nội bộ → thương lượng → hòa giải → trọng tài hoặc tòa án. Nếu muốn dùng trọng tài, có thể tham khảo mẫu thỏa thuận trọng tài. Đối với tranh chấp liên quan dữ liệu nhân sự, xem thêm hợp đồng xử lý dữ liệu để xác định trách nhiệm.
Mẹo thực tế: Luôn lưu trữ bản scan hợp đồng, biên bản bàn giao, và thông báo chấm dứt để phục vụ kiểm tra nội bộ và chứng minh khi có tranh chấp; khi cần mẫu điều khoản dịch vụ nội bộ (ví dụ chính sách sử dụng hệ thống), tham khảo Terms of Service.
Tóm gọn
Bài viết đã làm rõ khái niệm và vai trò của hợp đồng lao động như căn cứ pháp lý và công cụ quản trị cho doanh nghiệp; phân biệt các loại hợp đồng (hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ); liệt kê các nội dung bắt buộc cần có trong mẫu hợp đồng lao động (thông tin các bên, mô tả công việc, lương, thời hạn, bảo hiểm, điều kiện chấm dứt, chữ ký); đồng thời nêu rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, cùng quy trình ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp.
Với doanh nghiệp SME, áp dụng hợp đồng lao động điện tử kết hợp chữ ký số và hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) giúp tiêu chuẩn hóa điều khoản, lưu trữ bằng chứng pháp lý, rút ngắn thời gian ký kết và giảm rủi ro pháp lý khi ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc. Nếu cần mẫu hợp đồng lao động hoặc hỗ trợ triển khai ký hợp đồng lao động điện tử, liên hệ TLS Firm để được tư vấn thực tế và tích hợp giải pháp pháp lý – kỹ thuật: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc có trả lương dưới sự quản lý của người sử dụng lao động. Đây là căn cứ pháp lý để xác định quyền, nghĩa vụ và giải quyết tranh chấp liên quan quan hệ lao động.
Có mấy loại hợp đồng lao động?
Thông thường có ba loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định. Mỗi loại có ưu nhược điểm khác nhau về tính ổn định cho người lao động và tính linh hoạt cho người sử dụng lao động.
Mẫu hợp đồng lao động cần những nội dung gì?
Một mẫu hợp đồng lao động tối thiểu cần có thông tin các bên, vị trí, mô tả công việc, mức lương và phương thức trả lương, thời hạn hợp đồng (nếu có), thời gian thử việc, chế độ bảo hiểm, quyền lợi, điều kiện chấm dứt và chữ ký các bên. Ngoài ra, các điều khoản về bảo mật, sở hữu trí tuệ và xử lý dữ liệu nên được bổ sung khi cần để giảm rủi ro pháp lý.
Hợp đồng lao động có cần công chứng không?
Về nguyên tắc, hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng để có hiệu lực, trừ khi pháp luật hoặc thỏa thuận đặc thù yêu cầu. Doanh nghiệp nên lưu trữ bản gốc, sao lưu số và sử dụng chữ ký số hợp lệ để tăng tính chứng cứ khi cần giải quyết tranh chấp.
Bị sa thải trái luật thì người lao động được quyền gì?
Nếu bị sa thải trái luật, người lao động có quyền khiếu nại đến cơ quan chức năng, yêu cầu hòa giải, khởi kiện ra tòa hoặc trọng tài lao động và yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật. Việc lưu giữ hợp đồng lao động, biên bản chấm dứt và chứng cứ liên quan sẽ giúp bảo vệ quyền lợi người lao động khi giải quyết tranh chấp.
