Giới thiệu
Trong môi trường SME, một hiểu lầm nhỏ về trách nhiệm hoặc một điều khoản mơ hồ có thể nhanh chóng trở thành cuộc tranh cãi tốn thời gian và chi phí — từ mất khách hàng, gián đoạn vận hành đến khó khăn khi thu thập bằng chứng rời rạc. Nếu bạn phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, bạn sẽ nhận ra rằng quản lý thủ công email, biên bản nghiệm thu và hợp đồng dễ khiến một vấn đề nhỏ leo thang thành tranh chấp hợp đồng với hậu quả pháp lý và chi phí không lường trước.
May mắn là LegalTech — từ chứng cứ điện tử, hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) đến tự động hóa tài liệu và bộ 7 mẫu văn bản thiết yếu — có thể thu gọn khoảng cách này: chuẩn hoá điều khoản, lưu trữ bằng chứng có giá trị pháp lý và đẩy nhanh quy trình thương lượng, hòa giải hoặc khởi kiện khi cần. Bài viết sẽ dẫn bạn qua khái niệm và nguyên nhân phát sinh, các phương thức giải quyết (thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án), trình tự khởi kiện tại tòa và các lưu ý khi soạn thảo — đồng thời chỉ rõ cách áp dụng tự động hóa tài liệu và CLM để giảm rủi ro và tiết kiệm nguồn lực cho SME.
Khái niệm tranh chấp hợp đồng
Tranh chấp hợp đồng là gì? Tranh chấp hợp đồng phát sinh khi các bên tham gia hợp đồng không thống nhất về quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đó — ví dụ: thực hiện, thanh toán, giao nhận, hoặc chấm dứt hợp đồng.
Tranh chấp có thể xuất hiện trong nhiều loại quan hệ: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dân sự giữa cá nhân, hay hợp đồng kinh doanh giữa doanh nghiệp. Hiểu đúng bản chất tranh chấp sẽ giúp lựa chọn phương thức giải quyết phù hợp.
Nguyên nhân dẫn đến tranh chấp hợp đồng
Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp hợp đồng:
- Điều khoản hợp đồng mơ hồ hoặc thiếu chi tiết (điều kiện giao nhận, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn thanh toán).
- Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng cam kết về chất lượng, số lượng, thời hạn.
- Thay đổi khách quan (rủi ro kinh tế, pháp lý, thiên tai) mà hợp đồng không quy định cơ chế ứng phó.
- Hiểu sai về quyền và nghĩa vụ (ví dụ tranh chấp hợp đồng lao động về phân công công việc, chế độ lương thưởng).
- Chiến lược thương mại: cố tình chậm thanh toán hoặc vi phạm để tạo lợi thế đàm phán.
Ví dụ ngắn: trong tranh chấp hợp đồng mua bán, việc không xác định rõ điều kiện nhận hàng (FOB, CIF…) thường dẫn đến bất đồng về chi phí vận chuyển và rủi ro.
Các phương thức giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức để giải quyết tranh chấp hợp đồng — mỗi phương thức có ưu, nhược điểm khác nhau:
Thương lượng
Thương lượng trực tiếp giữa các bên là bước đầu, tiết kiệm chi phí và giữ được quan hệ kinh doanh nếu đạt được thỏa thuận.
Hòa giải
Hòa giải (do bên thứ ba hoặc cơ quan nhà nước) giúp xử lý tranh chấp nhanh hơn khi các bên cần trung gian khách quan.
Trọng tài
Trọng tài thương mại phù hợp với tranh chấp hợp đồng kinh doanh và khi các bên muốn phán quyết chuyên môn, bảo mật và tính khả thi thi hành quốc tế. Tuy nhiên, chi phí có thể cao và khả năng kháng nghị hạn chế.
Tòa án
Nếu phương thức khác không thành công, khởi kiện ra tòa án là lựa chọn cuối cùng. Tòa xử lý nhiều loại tranh chấp, đặc biệt là tranh chấp hợp đồng dân sự và những vụ có yêu cầu thi hành tại nội địa.
Lưu ý thực tế: Trong một số vụ lao động, trước khi khởi kiện ra tòa, doanh nghiệp và người lao động có thể cân nhắc các văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng hoặc thỏa thuận giải quyết để giảm rủi ro pháp lý — xem mẫu thỏa thuận chấm dứt tại Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động và mẫu thỏa thuận severance tại Severance Agreement.
Trình tự, thủ tục khởi kiện tranh chấp hợp đồng tại tòa án
Quy trình khởi kiện tranh chấp hợp đồng thường bao gồm các bước chính sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: hợp đồng gốc, phụ lục, chứng từ giao nhận, biên bản làm việc, thư từ trao đổi. Nếu tranh chấp liên quan lao động, các biên bản xử lý kỷ luật hoặc văn bản chấm dứt có thể cần thiết (ví dụ mẫu biên bản xử lý kỷ luật: Biên bản xử lý kỷ luật).
- Thực hiện thủ tục bắt buộc trước khi khởi kiện (nếu luật hoặc hợp đồng yêu cầu hòa giải bắt buộc hoặc thông báo trước).
- Nộp đơn khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền; đơn khởi kiện cần nêu rõ yêu cầu, căn cứ pháp luật và chứng cứ. Mẫu đơn tham khảo: Đơn khiếu nại/khởi kiện.
- Tòa thụ lý, giải quyết: triệu tập, hoà giải tại toà, thu thập chứng cứ, xét xử. Thời hạn xử lý phụ thuộc vào loại vụ việc và mức độ phức tạp.
- Thi hành án: quyết định hoặc bản án có hiệu lực sẽ được thi hành theo quy định nếu bên thua không tự nguyện thực hiện.
Trong quá trình này, cần lưu ý thẩm quyền xét xử (địa điểm, giá trị tranh chấp) và thời hiệu khởi kiện để tránh bị mất quyền khởi kiện.
Cách phòng ngừa tranh chấp và lưu ý khi soạn thảo hợp đồng
Phòng ngừa tranh chấp hiệu quả bắt đầu từ khâu soạn thảo hợp đồng. Các lưu ý thực tế:
- Rõ ràng về quyền và nghĩa vụ: mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn, điều kiện giao nhận và nghiệm thu.
- Quy định cơ chế xử lý rủi ro: force majeure, cơ chế điều chỉnh giá, biểu phạt vi phạm hợp lý.
- Điều khoản giải quyết tranh chấp: quy định trước ưu tiên thương lượng, hòa giải, sau đó lựa chọn trọng tài hay tòa án; nêu rõ luật áp dụng và thẩm quyền (giúp làm rõ “tranh chấp hợp đồng giải quyết ở đâu”).
- Quy định về chứng từ và thông báo: nêu hình thức (email, bưu điện), thời hạn trả lời và địa chỉ thông báo.
- Đảm bảo có phụ lục, biên bản nghiệm thu và chữ ký đầy đủ người đại diện có thẩm quyền.
Với tranh chấp lao động: sử dụng hợp đồng lao động chuẩn và quy trình nội bộ để giảm rủi ro (tham khảo mẫu Hợp đồng lao động), đồng thời lưu giữ biên bản xử lý kỷ luật khi cần (Mẫu biên bản) và cân nhắc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng có thỏa thuận bồi thường (Severance Agreement).
Mẹo thực tế: trước ký, cho pháp chế hoặc tư vấn ngoài rà soát điều khoản tranh chấp và thử nghiệm kịch bản (what-if) để phát hiện các lỗ hổng có thể dẫn đến tranh chấp.
Tóm gọn
Tóm lại, tranh chấp hợp đồng thường phát sinh từ điều khoản mơ hồ, vi phạm nghĩa vụ hoặc thay đổi khách quan; SMEs có thể giảm thiểu rủi ro bằng soạn thảo kỹ lưỡng, quy định rõ cơ chế giải quyết tranh chấp và lưu trữ chứng cứ có giá trị pháp lý. Ứng dụng LegalTech — bao gồm chứng cứ điện tử, hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) và tự động hoá tài liệu — giúp chuẩn hoá điều khoản, lưu trữ bằng chứng, chủ động cảnh báo vi phạm và rút ngắn thời gian xử lý khi thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc khởi kiện tại tòa. Đồng thời, việc chuẩn bị hồ sơ (hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, trao đổi email) và bộ 7 mẫu văn bản thiết yếu sẽ đẩy nhanh thủ tục tố tụng và tăng khả năng thành công khi giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động, tranh chấp hợp đồng mua bán hay tranh chấp hợp đồng dân sự. Nếu doanh nghiệp bạn cần tư vấn triển khai CLM, hệ thống chứng cứ điện tử hoặc soạn thảo mẫu hợp đồng tránh tranh chấp, hãy liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/
FAQs
Tranh chấp hợp đồng là gì?
Tranh chấp hợp đồng phát sinh khi các bên không thống nhất về quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, ví dụ về thực hiện, thanh toán, giao nhận hoặc chấm dứt hợp đồng. Xác định đúng bản chất tranh chấp giúp lựa chọn phương thức giải quyết phù hợp và xác minh loại chứng cứ cần thu thập.
Các hình thức giải quyết tranh chấp hợp đồng gồm những gì?
Các hình thức phổ biến gồm thương lượng, hòa giải, trọng tài và tòa án, mỗi phương thức có ưu, nhược điểm khác nhau về chi phí, thời gian, tính bảo mật và tính khả thi thi hành. Doanh nghiệp thường ưu tiên thương lượng hoặc hòa giải trước khi chuyển sang trọng tài (cho giao dịch thương mại) hoặc tòa án khi cần giải quyết bắt buộc.
Có thể giải quyết tranh chấp hợp đồng bằng trọng tài không?
Có thể — trọng tài thương mại là lựa chọn phù hợp với tranh chấp kinh doanh khi các bên muốn phán quyết chuyên môn, bảo mật và khả năng thi hành quốc tế. Lưu ý cần có điều khoản trọng tài trong hợp đồng và thỏa thuận về quy tắc, địa điểm, ngôn ngữ trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp.
Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là bao lâu?
Thời hiệu khởi kiện phụ thuộc vào loại tranh chấp và quy định pháp luật áp dụng; các loại vụ việc khác nhau có thể có giới hạn thời gian khác nhau theo Bộ luật và văn bản liên quan. Để không mất quyền khởi kiện, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định cụ thể hoặc yêu cầu tư vấn pháp lý ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm.
Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi khởi kiện tranh chấp hợp đồng?
Bộ hồ sơ chuẩn thường gồm hợp đồng gốc và phụ lục, biên bản nghiệm thu, chứng từ giao nhận, hóa đơn, biên bản làm việc, thư từ/email trao đổi, và các bằng chứng chứng minh vi phạm. Trong tranh chấp lao động còn cần tài liệu nội bộ liên quan như quyết định xử lý kỷ luật, thỏa thuận chấm dứt hoặc hồ sơ nhân sự; sử dụng chứng cứ điện tử và CLM sẽ giúp tổng hợp các tài liệu này nhanh hơn.
