Giới thiệu
Sai sót trong tính lương — từ áp sai hệ số làm thêm, hiểu nhầm cách tính phụ cấp đến áp dụng nhầm mức lương tối thiểu vùng — vẫn là nguồn gốc của phạt hành chính, tranh chấp lao động và tổn thất nhân sự cho nhiều doanh nghiệp. Khi quy định liên tục được cập nhật và chồng chéo với các luật khác, người phụ trách pháp chế/nhân sự dễ rơi vào tình trạng lúng túng trong áp dụng luật lao động một cách nhất quán và minh bạch.
Tự động hóa tài liệu (mẫu hợp đồng, quyết định tăng lương, quy định trả lương, biểu mẫu tính lương…) là giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua phạm vi điều chỉnh, quyền và nghĩa vụ của các bên, loại hợp đồng và thủ tục chấm dứt, công thức tính lương cùng lương tối thiểu vùng, mẫu quy định trả lương cho doanh nghiệp, cũng như các lưu ý về thời giờ làm việc, bảo hiểm và cách giải quyết tranh chấp — để bộ phận nhân sự/compliance có thể triển khai ngay thực tế.
Giới thiệu và phạm vi điều chỉnh của luật lao động
Luật lao động điều chỉnh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời quy định khung pháp lý cho các vấn đề như hợp đồng, tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động và bảo hiểm. Ở Việt Nam, khung hiện hành là bộ luật lao động 2019, có nhiều cập nhật quan trọng so với quy định trước đây.
Phạm vi điều chỉnh bao gồm cả lao động trong nước và một số quy định áp dụng cho lao động nước ngoài tại Việt Nam, việc tổ chức lao động, quan hệ lao động tập thể và cá nhân, cùng các cơ chế giải quyết tranh chấp. Khi tra cứu, các bạn thường tìm theo cụm từ như “luật lao động 2019 pdf” hay “luật lao động mới nhất” để cập nhật văn bản và văn bản hướng dẫn.
Lưu ý thực tiễn: Trong hoạt động doanh nghiệp cần xem xét sự tương tác giữa bộ luật lao động và các luật khác như luật bảo hiểm xã hội, luật an toàn vệ sinh lao động để đảm bảo tuân thủ toàn diện.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Người lao động có quyền được trả lương đầy đủ, được nghỉ ngơi, làm việc trong môi trường an toàn và được tham gia bảo hiểm theo quy định. Đồng thời người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin và chấp hành các quy định an toàn.
Người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương đúng hạn, đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội và luật lao động quy định, tổ chức môi trường làm việc an toàn (an toàn vệ sinh lao động) và không phân biệt đối xử. Đặc biệt, người sử dụng lao động phải ban hành quy định nội bộ, quy trình xử lý kỷ luật và đảm bảo quyền lợi theo hợp đồng.
Điểm cần kiểm tra cho bộ phận nhân sự/compliance
- Chính sách lương, bảng mô tả công việc, và nội quy lao động cần văn bản hóa.
- Đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ và đúng mức.
- Đào tạo an toàn lao động, ghi nhận sự cố và biện pháp khắc phục.
Hợp đồng lao động: loại, ký kết và chấm dứt
Loại hợp đồng gồm hợp đồng không xác định thời hạn, xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc công việc có thời hạn dưới 12 tháng. Quy định về thử việc, thời hạn và hình thức hợp đồng được nêu cụ thể trong bộ luật lao động; hợp đồng bằng văn bản gần như luôn là bắt buộc trong thực tế để làm cơ sở chứng cứ.
Ký kết: khi ký kết cần ghi rõ công việc, mức lương, thời gian làm việc, điều kiện bảo hiểm và các thỏa thuận liên quan. Mẫu cam kết, quyết định nội bộ giúp chuẩn hóa quy trình — ví dụ các biểu mẫu về quy định tính và trả lương giúp nhân sự thống nhất chính sách: mẫu quy định tính và trả lương.
Chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ thủ tục theo luật (thông báo, lý do hợp lệ, trả trợ cấp nếu có). Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ cần văn bản chấm dứt chính thức — bạn có thể tham khảo mẫu thư chấm dứt hợp đồng lao động để chuẩn bị hồ sơ: mẫu termination of employment.
Ví dụ thực tế
- Nếu kết thúc do tái cơ cấu, doanh nghiệp cần thông báo trước, thương lượng và tính toán trợ cấp thôi việc theo luật.
- Trường hợp tăng lương khi ký lại hợp đồng hoặc điều chỉnh hệ số lương, dùng mẫu quyết định tăng lương để lưu hồ sơ: mẫu quyết định tăng lương hoặc mẫu salary increment letter.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, tiền lương và bảo hiểm
Bộ luật lao động quy định khung thời giờ làm việc bình thường, giờ làm thêm, nghỉ lễ, nghỉ phép năm và các chế độ nghỉ khác. Người sử dụng lao động phải đảm bảo nhân viên được nghỉ đầy đủ và trả công cho làm thêm theo hệ số quy định.
Về tiền lương, doanh nghiệp cần tuân thủ chính sách lương tối thiểu vùng, quy định trả lương đúng kỳ, không được tự ý khấu trừ trái pháp luật. Để chuẩn hóa chính sách nội bộ, tham khảo mẫu quy định tính và trả lương: quy định tính và trả lương. Nếu thực hiện điều chỉnh lương, lưu hồ sơ bằng quyết định nội bộ hoặc thư tăng lương: quyết định tăng lương / salary increment letter.
Bảo hiểm: đóng BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ luật định là bắt buộc; việc chậm đóng hoặc đóng không đúng mức có thể bị xử phạt hành chính. Người phụ trách nhân sự cần đối chiếu danh sách đóng với hồ sơ lương và giữ chứng từ.
Checklist nhanh
- Kiểm tra bảng chấm công, tính lương và căn cứ trả lương hàng tháng.
- Đảm bảo hồ sơ đóng BHXH khớp với hợp đồng lao động.
- Chuẩn hóa mẫu cam kết về thuế và khấu trừ nếu cần: mẫu cam kết không khấu trừ thuế TNCN.
Giải quyết tranh chấp lao động và xử lý vi phạm
Tranh chấp lao động được xử lý theo trình tự: thương lượng nội bộ, hòa giải, trọng tài lao động (ở cấp tỉnh), sau đó là tòa án. Doanh nghiệp nên có quy trình nội bộ để tiếp nhận và xử lý khiếu nại, giảm thiểu rủi ro nâng thành tranh chấp chính thức.
Về xử lý vi phạm, tùy mức độ có thể áp dụng kỷ luật nội bộ, xử phạt hành chính hoặc hình sự. Các vi phạm liên quan đến an toàn vệ sinh lao động thường dẫn đến xử phạt nặng nếu gây hậu quả về người hoặc tài sản.
Gợi ý cho compliance
- Xây dựng quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng và lưu hồ sơ toàn diện để phục vụ hòa giải/trọng tài.
- Áp dụng biện pháp khắc phục kịp thời với các vi phạm an toàn để tránh rủi ro pháp lý.
- Với tranh chấp tập thể, chuẩn bị tài liệu về thỏa ước lao động tập thể và các biên bản họp để chứng minh thiện chí giải quyết.
Nếu cần mẫu tài liệu để triển khai các bước trên hoặc tham chiếu về thủ tục chấm dứt, tăng lương, mẫu cam kết thuế, bạn có thể sử dụng các biểu mẫu tham khảo đã nêu ở phần trước.
Tóm gọn
Bài viết đã tổng hợp những điểm quan trọng doanh nghiệp cần nắm khi xây dựng và vận hành chính sách trả lương theo Bộ luật Lao động 2019: phạm vi điều chỉnh, quyền và nghĩa vụ của các bên, các loại hợp đồng lao động và thủ tục chấm dứt, nguyên tắc tính tiền lương, lương tối thiểu vùng, cùng các yêu cầu về đóng bảo hiểm xã hội và xử lý tranh chấp. Việc chuẩn hóa bằng mẫu hợp đồng, quy định trả lương và biểu mẫu tính lương giúp giảm rủi ro vi phạm hành chính và tranh chấp lao động, đồng thời tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự/compliance. Nếu bạn cần mẫu văn bản, kiểm tra tuân thủ hoặc tư vấn triển khai chính sách lương (bao gồm cách tính tiền lương theo Bộ luật Lao động, áp dụng lương tối thiểu vùng và nghĩa vụ bảo hiểm xã hội), liên hệ với TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Luật lao động quy định thời gian thử việc như thế nào?
Theo Bộ luật Lao động 2019, thời gian thử việc được xác định tùy theo loại hợp đồng và tính chất công việc, thường không vượt quá 60 ngày cho công việc yêu cầu trình độ chuyên môn cao nhất. Người lao động phải được trả lương trong thời gian thử việc và điều kiện thử việc cần được ghi rõ trong hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản.
Người lao động được nghỉ ốm và nghỉ hàng năm như thế nào?
Người lao động được hưởng chế độ nghỉ ốm, nghỉ việc có hưởng lương theo quy định của luật bảo hiểm xã hội và nội quy lao động; thời gian nghỉ hưởng chế độ cần có giấy xác nhận y tế khi quy định yêu cầu. Về nghỉ hàng năm, người lao động hưởng phép năm có lương theo thâm niên và thỏa thuận trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần đảm bảo lịch nghỉ và thanh toán đầy đủ khi nghỉ.
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động cần những bước gì?
Thủ tục chấm dứt hợp đồng bao gồm thông báo trước (nếu pháp luật yêu cầu), lý do chấm dứt hợp pháp, lập biên bản và thanh toán các khoản có liên quan như trợ cấp thôi việc nếu có. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ liên quan để phục vụ giải quyết tranh chấp và tuân thủ quy định về thông báo cho cơ quan quản lý khi cần thiết.
Khi nào người lao động được nhận trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp khi đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ thời gian theo quy định và chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp được xem xét hưởng trợ cấp. Để nhận trợ cấp, người lao động cần đăng ký thất nghiệp tại trung tâm dịch vụ việc làm theo thủ tục quy định và nộp hồ sơ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm.
Hợp đồng lao động vô hiệu sẽ bị xử lý thế nào?
Nếu hợp đồng lao động bị xác định vô hiệu, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận và khắc phục hậu quả theo pháp luật. Tùy trường hợp, người lao động có thể được bảo vệ nhân thân và được bồi thường nếu có thiệt hại do hành vi vi phạm quy định về hợp đồng.
