Giới thiệu
Trong thực tế, nhiều SME mất thời gian, tiền bạc và cơ hội vì hợp đồng không rõ ràng: điều khoản mơ hồ, thanh toán trễ, rủi ro xuyên biên giới và tranh chấp kéo dài — những vấn đề mà người phụ trách pháp chế, nhân sự hay compliance thường phải xử lý hàng ngày. Để bảo vệ lợi ích công ty mà vẫn giữ tốc độ kinh doanh, bạn cần một khuôn khổ văn bản vừa chặt chẽ vừa dễ triển khai; chính vì vậy hợp đồng thương mại chuẩn 2025 không còn là tùy chọn mà là yêu cầu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ dẫn bạn qua định nghĩa và các loại hợp đồng phổ biến, các điều khoản bắt buộc để giảm rủi ro, quy trình soạn thảo và ký kết, cùng cơ chế giải quyết tranh chấp và bảo đảm thực hiện — kèm ví dụ minh họa. Đồng thời, phần cuối sẽ chỉ rõ cách áp dụng tự động hóa tài liệu và giải pháp LegalTech để tiêu chuẩn hóa mẫu, rút ngắn vòng đời hợp đồng và nâng cao hiệu quả quản trị trong doanh nghiệp.
Định nghĩa hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận giữa các bên nhằm thực hiện hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các giao dịch thương mại khác, có giá trị pháp lý theo quy định của luật thương mại và pháp luật dân sự tại Việt Nam. Về bản chất, đây là công cụ ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan tới giao dịch kinh doanh.
Ở góc nhìn thực tế với người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự trong doanh nghiệp, cần phân biệt rõ hợp đồng thương mại với hợp đồng dân sự thông thường về mục đích kinh doanh, tính thương mại và cách xử lý khi có vi phạm. Nếu bạn đang tìm hợp đồng thương mại là gì hoặc cần mẫu để tham khảo, có thể xem các mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng mua bán để nắm cấu trúc cơ bản.
Các loại hợp đồng thương mại phổ biến
Các loại hợp đồng thương mại thông dụng mà doanh nghiệp thường gặp:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nội địa và quốc tế) — mẫu hợp đồng thương mại mẫu thường dùng để điều chỉnh giá, giao nhận, bảo hiểm và chấp nhận hàng. Tham khảo: mẫu mua hàng hóa và hợp đồng mua bán.
- Hợp đồng cung ứng/khung cung cấp — dùng cho mối quan hệ cung ứng dài hạn, liên quan tới quản lý chất lượng và kế hoạch giao hàng. Xem ví dụ: mẫu supply agreement.
- Hợp đồng dịch vụ — điều chỉnh cung cấp dịch vụ chuyên môn, bảo trì, hoặc dịch vụ hỗ trợ; tham khảo: mẫu service agreement.
- Hợp đồng phần mềm / SaaS — cấp phép, vận hành và SLA dành cho sản phẩm công nghệ: mẫu SaaS.
- Các hợp đồng khác: đại lý, ủy thác, phân phối, xuất nhập khẩu (hợp đồng xuất nhập khẩu) — mỗi loại có yếu tố rủi ro và điều khoản riêng cần chú ý.
Đối với các doanh nghiệp đang mở rộng, hãy cân nhắc sử dụng mẫu hợp đồng thương mại làm điểm khởi đầu nhưng hiệu chỉnh theo đặc thù giao dịch.
Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng thương mại
Một hợp đồng thương mại đầy đủ cần tối thiểu các điều khoản sau để giảm rủi ro pháp lý và tranh chấp:
- Thông tin các bên (tên, địa chỉ, đại diện pháp luật).
- Đối tượng hợp đồng (mô tả hàng hóa/dịch vụ, tiêu chuẩn, số lượng).
- Giá cả và phương thức thanh toán (tiền tệ, điều kiện, LC, chuyển khoản, thời hạn thanh toán).
- Giao nhận, thời gian và điều kiện giao hàng (INCOTERMS cho mua bán quốc tế).
- Tiếp nhận, kiểm tra chất lượng và điều khoản chấp nhận/hoàn trả.
- Bảo hành, bảo trì và trách nhiệm sau bán.
- Trách nhiệm pháp lý và giới hạn bồi thường (liquidated damages, indemnity).
- Force majeure và cách xử lý khi sự kiện bất khả kháng xảy ra.
- Giải quyết tranh chấp và luật áp dụng (trọng tài, tòa án, lựa chọn luật — thường tham chiếu tới luật thương mại hoặc luật quốc tế).
- Bảo đảm thực hiện (thế chấp, bảo lãnh ngân hàng, đặt cọc, retention).
Ví dụ minh họa: Điều khoản thanh toán ‘‘30 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn’’ là phổ biến; với xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường yêu cầu L/C hoặc bảo lãnh thanh toán để giảm rủi ro thanh toán quốc tế.
Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng thương mại
Một quy trình chuẩn giúp rút ngắn thời gian và tránh lỗi pháp lý:
- 1. Chuẩn bị và thẩm định: xác minh đối tác, năng lực tài chính, giấy phép liên quan.
- 2. Soạn thảo sơ bộ: dùng mẫu hợp đồng thương mại để làm khung, sau đó điều chỉnh theo giao dịch cụ thể. Tham khảo các mẫu như hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ để tiết kiệm thời gian.
- 3. Rà soát nội bộ: legal, finance, procurement, compliance phải kiểm tra các điều khoản tài chính, thuế, và rủi ro tuân thủ.
- 4. Đàm phán: ưu tiên điều khoản trọng yếu (giá, thời hạn, bảo đảm, giải quyết tranh chấp).
- 5. Phê duyệt và ký kết: đảm bảo chữ ký đúng thẩm quyền; với giao dịch xuyên biên giới cân nhắc xác nhận bản dịch và hình thức ký điện tử.
- 6. Lưu trữ và theo dõi thực hiện: tạo checklist theo dõi tiến độ giao hàng, thanh toán và các cam kết bảo hành.
Lưu ý: doanh nghiệp nên chuẩn hóa một bộ mẫu hợp đồng thương mại (PDF/Word) đã được rà soát bởi bộ phận pháp chế để giảm rủi ro và đẩy nhanh quy trình ký kết.
Giải quyết tranh chấp và bảo đảm thực hiện hợp đồng
Khi tranh chấp phát sinh, chọn cơ chế phù hợp giúp bảo toàn quyền lợi và tiết kiệm chi phí:
- Ưu tiên thương lượng và hòa giải trước khi đưa vụ việc ra cơ quan xử lý.
- Trọng tài thương mại (quốc tế hoặc trong nước) thường là lựa chọn của doanh nghiệp vì tính chuyên nghiệp và khả năng thi hành phán quyết xuyên biên giới.
- Tòa án áp dụng khi cần biện pháp khẩn cấp hoặc khi hợp đồng chọn tòa án làm diễn đàn giải quyết.
Về bảo đảm thực hiện, các biện pháp phổ biến gồm:
- Bảo lãnh ngân hàng hoặc thư tín dụng (bank guarantee, L/C).
- Đặt cọc/tiền giữ lại (retention) hoặc chi phí bồi thường cố định (liquidated damages).
- Quyền tạm dừng cung cấp hàng hóa/dịch vụ nếu bên kia vi phạm nghiêm trọng.
Ví dụ điều khoản tranh chấp: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại [VIAC/ICC] theo quy tắc tố tụng hiện hành; phán quyết của trọng tài là chung thẩm và có hiệu lực thi hành tại các cơ quan có thẩm quyền.” Việc cụ thể hóa điều khoản này giúp giảm rủi ro thực thi trong trường hợp có tranh chấp quốc tế.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết đã làm rõ khái niệm “hợp đồng thương mại”, liệt kê các loại hợp đồng thường gặp (mua bán hàng hóa, cung ứng, dịch vụ, SaaS, xuất nhập khẩu), nêu những điều khoản bắt buộc cần có để giảm rủi ro (thông tin các bên, đối tượng, giá cả & phương thức thanh toán, giao nhận/INCOTERMS, bảo đảm thực hiện, giới hạn bồi thường, force majeure, cơ chế giải quyết tranh chấp), đồng thời mô tả quy trình soạn thảo – rà soát – đàm phán – ký kết và những phương án bảo đảm thực hiện hiệu quả.
Ứng dụng LegalTech và chuẩn hóa mẫu hợp đồng thương mại (mẫu hợp đồng thương mại 2025, mẫu hợp đồng thương mại pdf) giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tiêu chuẩn hóa điều khoản như hợp đồng mua bán hàng hóa hay hợp đồng xuất nhập khẩu, và tăng tính khả thi khi thi hành theo luật thương mại. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc rà soát mẫu hợp đồng thương mại chuẩn, liên hệ TLS Firm ngay tại https://tlsfirm.com/ để nhận tư vấn chuyên sâu và giải pháp tự động hóa phù hợp.
FAQs
Hợp đồng thương mại là gì?
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận giữa các bên nhằm thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc các hoạt động thương mại khác và chịu sự điều chỉnh của luật thương mại và pháp luật dân sự tại Việt Nam. Về thực tế, hợp đồng này xác lập quyền và nghĩa vụ mang tính thương mại, khác biệt với hợp đồng dân sự thông thường ở mục đích kinh doanh và cách xử lý khi vi phạm.
Mẫu hợp đồng thương mại chuẩn gồm những nội dung gì?
Mẫu hợp đồng thương mại chuẩn tối thiểu bao gồm thông tin các bên, mô tả đối tượng hợp đồng, giá cả và phương thức thanh toán, điều kiện giao nhận (INCOTERMS nếu quốc tế), tiêu chuẩn kiểm nhận, bảo hành/bảo trì, trách nhiệm bồi thường, force majeure, bảo đảm thực hiện và cơ chế giải quyết tranh chấp. Việc chuẩn hóa các điều khoản này giúp giảm rủi ro pháp lý và đẩy nhanh quy trình ký kết.
Làm sao để soạn thảo hợp đồng thương mại đúng pháp luật?
Để soạn thảo đúng pháp luật, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng đã được rà soát bởi bộ phận pháp chế, kiểm tra tuân thủ luật thương mại, luật dân sự và quy định chuyên ngành, đồng thời xác minh năng lực pháp lý của đối tác. Quy trình chuẩn gồm thẩm định đối tác, soạn thảo sơ bộ, rà soát nội bộ (legal, finance, compliance), đàm phán điều khoản trọng yếu và lưu trữ/TL theo dõi thực hiện.
Tranh chấp hợp đồng thương mại xử lý như thế nào?
Tranh chấp thương mại có thể được giải quyết bằng thương lượng/hòa giải, trọng tài thương mại hoặc tòa án tùy điều khoản trong hợp đồng và mục tiêu thi hành. Doanh nghiệp thường ưu tiên trọng tài (VIAC/ICC) cho tranh chấp quốc tế do tính chuyên nghiệp và khả năng thi hành xuyên biên giới, trong khi tòa án có thể cần cho biện pháp khẩn cấp.
Hợp đồng thương mại có cần công chứng không?
Thông thường, hợp đồng thương mại không bắt buộc phải công chứng hay chứng thực để có hiệu lực, trừ những giao dịch đặc thù mà pháp luật yêu cầu (ví dụ một số giao dịch liên quan tới quyền sử dụng đất, bảo đảm bằng bất động sản hoặc khi có yêu cầu của bên nhận bảo đảm). Tuy vậy, công chứng/chứng thực hoặc xác nhận chữ ký có thể được sử dụng để tăng tính chắc chắn trong thi hành và chứng minh trước cơ quan tranh chấp.
