Giới thiệu
Trong thực tế, việc nộp hồ sơ còn thiếu mã ngành, vốn điều lệ mơ hồ hay chậm trễ khắc dấu khiến nhiều doanh nghiệp đợi hàng tuần, chịu phạt và mất cơ hội kinh doanh — nhất là khi xu hướng đăng ký trực tuyến năm 2025 đòi hỏi tốc độ và chính xác cao. Với vai trò là người phụ trách pháp chế/nhân sự/compliance, bạn cần một lộ trình rõ ràng để tránh sai sót chi phí và rủi ro pháp lý ngay từ đầu; bài viết này tập trung giải đáp từng bước của quá trình thành lập công ty, từ lợi ích và loại hình pháp lý đến hồ sơ, chi phí và trách nhiệm sau đăng ký.
Việc triển khai tự động hóa tài liệu — từ mẫu giấy đề nghị, điều lệ, tới danh sách cổ đông và mã ngành — là cách hiệu quả để giảm lỗi thủ công, rút ngắn thời gian nộp hồ sơ và làm minh bạch quy trình kiểm soát nội bộ. Dưới đây là các phần chính bạn sẽ thấy trong bài: khái niệm & lợi ích; lựa chọn loại hình doanh nghiệp; checklist hồ sơ và thủ tục đăng ký (cả online); ước tính chi phí & thời gian; hướng dẫn chọn mã ngành, vốn và con dấu; cùng các bước hậu đăng ký để tuân thủ liên tục — đọc tiếp để có checklist hành động thiết thực và mẹo giảm rủi ro pháp lý.
Khái niệm và lợi ích khi thành lập công ty
Khái niệm: Thành lập công ty là quá trình đăng ký một pháp nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm việc xác lập tư cách pháp nhân, đăng ký mã số thuế, địa chỉ kinh doanh và các giấy tờ pháp lý liên quan.
Lợi ích chính:
Bảo vệ trách nhiệm pháp lý: công ty có tư cách pháp nhân, giúp tách bạch trách nhiệm của chủ sở hữu;
Dễ dàng huy động vốn và mở rộng: thuận lợi khi tìm đối tác, vay vốn hoặc phát hành cổ phần;
Thương hiệu và uy tín: tên doanh nghiệp chính thức tạo dựng niềm tin với khách hàng và nhà cung cấp;
Ưu đãi thuế và hợp đồng lớn: nhiều quyền lợi trong đấu thầu, hợp đồng và chính sách thuế nếu đáp ứng điều kiện.
Lưu ý rằng việc nắm rõ luật thành lập công ty và các quy định liên quan giúp người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự chuẩn bị đúng hồ sơ, tránh rủi ro khi mở công ty.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Tùy mục tiêu kinh doanh và cơ cấu sở hữu, bạn có thể lựa chọn một trong các loại hình phổ biến:
Công ty TNHH một thành viên (TNHH 1TV) — phù hợp khi một chủ sở hữu điều hành; dễ quản trị và có trách nhiệm hữu hạn.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên (TNHH 2TV trở lên) — phù hợp với nhóm nhà đầu tư; giới hạn trách nhiệm theo phần góp vốn.
Công ty cổ phần (CTCP) — phù hợp khi có kế hoạch huy động vốn qua cổ phần, phát triển quy mô.
Hộ kinh doanh — thích hợp doanh nghiệp nhỏ, thủ tục đơn giản nhưng không có tư cách pháp nhân như công ty. Nếu đang cân nhắc hộ kinh doanh, bạn có thể xem mẫu đơn tại: Đăng ký thành lập hộ kinh doanh.
Nếu bạn cần ví dụ cụ thể như “công ty trách nhiệm hữu hạn là gì”: đó là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, vốn điều lệ do thành viên góp, và thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp.
Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị
Để trả lời câu hỏi thành lập công ty gồm những gì, đây là danh sách hồ sơ cơ bản mà người phụ trách cần chuẩn bị:
Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty (mẫu theo pháp luật);
Điều lệ công ty;
Danh sách thành viên/cổ đông và giấy tờ tuỳ thân (CMND/CCCD/hộ chiếu);
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê, giấy tờ quyền sử dụng đất) — nếu cần lập địa điểm kinh doanh, xem mẫu: Lập địa điểm kinh doanh;
Văn bản xác nhận vốn điều lệ (nếu ngành nghề yêu cầu);
Danh mục ngành nghề/ mã ngành phù hợp.
Bước cơ bản của thủ tục thành lập công ty thường gồm: chuẩn bị hồ sơ → nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh/ cổng đăng ký kinh doanh quốc gia (có thể đăng ký online) → nhận Giấy chứng nhận ĐKKD → khắc dấu & khai thuế ban đầu.
Nếu doanh nghiệp thuộc dạng TNHH 2 thành viên trở lên, TLS Firm có mẫu và hướng dẫn kèm theo hồ sơ đăng ký, bạn có thể tham khảo mẫu đăng ký tại: Mẫu hồ sơ thành lập CT TNHH.
Chi phí và thời gian thành lập công ty
Khách hàng thường hỏi thành lập công ty mất bao lâu. Thực tế thời gian phụ thuộc vào tính chính xác của hồ sơ và loại hình doanh nghiệp:
Thời gian cấp Giấy chứng nhận ĐKKD: thường 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ;
Thời gian hoàn thiện con dấu, khai thuế ban đầu: 1–3 ngày tiếp theo;
Về chi phí, các khoản cơ bản bao gồm:
Lệ phí trước bạ/ phí nhà nước (tùy từng địa phương và dịch vụ);
Chi phí khắc dấu;
Phí dịch vụ tư vấn/soạn hồ sơ (nếu sử dụng dịch vụ như TLS Firm);
Chi phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu có yêu cầu công bố đặc thù).
Ví dụ: với hồ sơ đầy đủ, một công ty TNHH thông thường có thể hoàn thành đăng ký trong vòng 5–10 ngày làm việc nếu bao gồm khâu xin giấy phép chuyên ngành (nếu cần). Để tối ưu thời gian, người phụ trách nhân sự/pháp chế nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo checklist trước khi nộp.
Mã ngành, vốn điều lệ và con dấu
Mã ngành (ngành nghề kinh doanh): Việc chọn mã ngành phù hợp ảnh hưởng đến việc cấp phép, nghĩa vụ thuế và báo cáo sau này. Hãy xác định mã ngành chính và các mã phụ tương ứng với hoạt động thực tế; mã ngành sai có thể gây trở ngại khi kê khai thuế hoặc đấu thầu.
Vốn điều lệ: Vốn điều lệ là mức góp vốn ghi trong điều lệ công ty. Một số ngành yêu cầu vốn pháp định hoặc điều kiện về năng lực tài chính; tuy nhiên nhiều ngành không có mức tối thiểu bắt buộc. Lưu ý phân chia vốn góp rõ ràng về thời hạn và hình thức góp vốn (tiền mặt, tài sản).
Con dấu: Sau khi có Giấy chứng nhận ĐKKD, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tự quyết định mẫu con dấu nhưng phải đảm bảo thông tin chính xác. Con dấu dùng cho giao dịch, hồ sơ thuế, hợp đồng — nên có quy chế sử dụng nội bộ để tránh rủi ro.
Nếu cần tư vấn chọn mã ngành hoặc xác định vốn điều lệ phù hợp với chiến lược kinh doanh, bộ phận pháp chế/kinh doanh nên phối hợp sớm để tránh phải sửa đổi sau khi đăng ký.
Các bước hậu đăng ký và tuân thủ sau khi thành lập công ty
Sau khi đăng ký, công việc quan trọng tiếp theo là tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và thuế để doanh nghiệp hoạt động ổn định:
Khai thuế ban đầu và đăng ký phương pháp kê khai thuế (GTGT, TNCN, TNDN);
Mua và sử dụng hóa đơn điện tử, đăng ký với nhà cung cấp hóa đơn. TLS Firm hỗ trợ mẫu hóa đơn và thủ tục, xem ví dụ hóa đơn tại: Mẫu hóa đơn & quy trình;
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo số tài khoản với cơ quan đăng ký;
Đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động và thực hiện các thủ tục lao động nếu tuyển dụng;
Lên hệ hệ thống kế toán, quy trình nội bộ, và lịch kê khai thuế định kỳ;
Rà soát các giấy phép con nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành có điều kiện (y tế, thực phẩm, xây dựng,…).
Mẹo thực tế: Thiết lập checklist hậu thành lập cho 30–90 ngày đầu (mua chữ ký số, đăng ký thuế, thông báo con dấu, mở tài khoản, mua hóa đơn) để tránh bị phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động. Nếu doanh nghiệp cần lập nhiều địa điểm kinh doanh, tham khảo mẫu lập địa điểm đã nêu ở phần hồ sơ.
Tóm gọn
Tóm lại, quy trình đăng ký thành lập công ty online năm 2025 đòi hỏi chuẩn bị chính xác hồ sơ (giấy đề nghị, điều lệ, danh sách cổ đông, giấy tờ địa điểm kinh doanh), lựa chọn đúng mã ngành và vốn điều lệ, cũng như hoàn thiện con dấu và khai thuế ban đầu để tránh chậm trễ, phạt hành chính và rủi ro pháp lý. Việc áp dụng checklist chuẩn, tự động hóa mẫu hồ sơ và phối hợp sớm giữa pháp chế — nhân sự — kinh doanh sẽ rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi khi nộp hồ sơ và tối ưu chi phí thành lập công ty. Nếu bạn cần hỗ trợ toàn diện về thủ tục thành lập công ty, đăng ký thành lập công ty online, mã ngành nghề kinh doanh, hoặc tư vấn về vốn điều lệ và kê khai thuế cho doanh nghiệp mới, hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu: https://tlsfirm.com/
FAQs
Thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian cấp Giấy chứng nhận ĐKKD thông thường là 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ; hoàn thiện con dấu và khai thuế ban đầu thường cần thêm 1–3 ngày. Nếu có giấy phép chuyên ngành hoặc hồ sơ cần sửa đổi, tổng thời gian có thể kéo dài hơn; chuẩn bị đúng theo checklist sẽ giúp rút ngắn thời gian.
Chi phí để thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí để thành lập công ty bao gồm lệ phí nhà nước, chi phí khắc dấu, phí dịch vụ tư vấn/soạn hồ sơ và chi phí công bố nếu có yêu cầu đặc thù. Mức phí thực tế phụ thuộc vào địa phương, loại hình doanh nghiệp và có hay không cần giấy phép chuyên ngành.
Cần những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông kèm giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (nếu cần) và danh mục mã ngành. Một số ngành yêu cầu văn bản xác nhận vốn điều lệ hoặc giấy phép con khác, nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi thành lập?
Lựa chọn loại hình (TNHH 1TV, TNHH 2TV trở lên, CTCP hoặc hộ kinh doanh) phụ thuộc vào mục tiêu huy động vốn, cơ cấu quản trị và quy mô hoạt động. Nếu dự định huy động vốn qua cổ phần thì CTCP phù hợp; doanh nghiệp nhỏ có thể chọn TNHH để hạn chế trách nhiệm và đơn giản quản trị.
Có thể thành lập công ty online không?
Có, hiện nay có thể nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty online qua Cổng đăng ký kinh doanh quốc gia nếu chuẩn bị đầy đủ tài liệu điện tử theo yêu cầu. Đăng ký online giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn cần đảm bảo mã ngành, vốn điều lệ và giấy tờ kèm theo chính xác để tránh trả hồ sơ.
