Giới thiệu
Bạn là người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance và biết rõ cảm giác bị đè nặng bởi hàng loạt hồ sơ, thủ tục hành chính kéo dài, rủi ro sai sót khi xin giấy phép và quản lý hợp đồng — điều này càng rõ rệt khi công ty mở rộng hoặc muốn đưa dịch vụ lên nền tảng số. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc áp dụng LegalTech, từ đăng ký kinh doanh online đến hệ thống quản lý hợp đồng và CLM, không còn là lựa chọn mà là giải pháp để rút ngắn thời gian, giảm lỗi thủ công và đảm bảo tuân thủ.
Bài viết này sẽ cùng bạn đi từ những nền tảng cơ bản — vì sao nên **thành lập công ty**, các loại hình doanh nghiệp và hồ sơ cần chuẩn bị — đến quy trình nộp hồ sơ, chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi hoạt động; đồng thời chỉ rõ cách tự động hóa tài liệu và công cụ CLM giúp tối ưu hóa từng bước: đăng ký trực tuyến, soạn thảo, phê duyệt và lưu trữ hợp đồng an toàn cho SME.
Khái niệm và lợi ích của việc thành lập công ty
Thành lập công ty là việc đăng ký pháp nhân để hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp, có mã số thuế, tư cách pháp lý và trách nhiệm ràng buộc. Đối với người làm pháp chế, nhân sự hoặc compliance, đây là bước nền tảng để quản trị rủi ro, bảo vệ tài sản và phát triển quy mô doanh nghiệp.
Lợi ích chính:
- Phân tách trách nhiệm pháp lý giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu, giảm rủi ro cá nhân.
- Tạo điều kiện tiếp cận vốn, đối tác, hợp đồng chính thức và mở rộng thị trường.
- Tăng uy tín với khách hàng, nhà đầu tư và cơ quan quản lý — điều quan trọng khi công ty phát triển.
Ví dụ: một dự án khởi nghiệp muốn ký hợp đồng cung cấp dịch vụ dài hạn thường cần một pháp nhân để đảm bảo cam kết hợp đồng, thuận tiện cho việc ký kết và thanh toán.
Lưu ý cho 2025: Các cập nhật hành chính liên quan đến đăng ký kinh doanh có thể ảnh hưởng tới thời gian xử lý hồ sơ, vì vậy hãy theo dõi quy định mới khi thực hiện thủ tục thành lập công ty 2025.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Các loại hình phổ biến khi thành lập doanh nghiệp gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, và Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình có ưu nhược điểm về trách nhiệm pháp lý, quản trị và điều kiện huy động vốn.
Điểm chính cần cân nhắc
- Công ty TNHH: phù hợp cho doanh nghiệp gia đình hoặc nhóm nhỏ; thủ tục quản trị đơn giản hơn công ty cổ phần (tham khảo: thành lập công ty tnnh).
- Công ty cổ phần: linh hoạt trong huy động vốn qua phát hành cổ phần nhưng yêu cầu cơ cấu quản trị và báo cáo phức tạp hơn.
- Doanh nghiệp tư nhân: đơn giản nhưng chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn.
Nếu công ty dự định có nhiều cổ đông, nên xem xét mẫu thỏa thuận nội bộ giữa các cổ đông — tham khảo tài liệu mẫu và điều khoản tham chiếu tại: https://formtify.app/set/shareholder-agreement-df5o8 để chuẩn bị điều lệ và thỏa thuận cổ đông phù hợp.
Cũng nên cân nhắc khả năng chuyển đổi loại hình doanh nghiệp trong tương lai (ví dụ chuyển từ TNHH sang cổ phần) khi lập kế hoạch dài hạn.
Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ cơ bản để đăng ký thành lập công ty thường gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông (CMND/CCCD/hộ chiếu), điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy ủy quyền nếu có và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trụ sở.
Tài liệu bổ sung có thể cần thiết:
- Văn bản xác nhận vốn (nếu ngành nghề yêu cầu chứng minh năng lực tài chính).
- Giấy phép con đối với ngành nghề quản lý đặc thù (ví dụ y tế, giáo dục, an toàn thực phẩm).
- Tài liệu liên quan đến thỏa thuận nội bộ như hợp đồng cổ đông.
Lưu ý về xử lý dữ liệu cá nhân: khi thu thập thông tin nhân sự hoặc khách hàng trong hồ sơ, doanh nghiệp cần có thỏa thuận xử lý dữ liệu phù hợp; tham khảo mẫu hợp đồng bảo mật và xử lý dữ liệu tại: https://formtify.app/set/data-processing-agreement-cbscw.
Nếu cần chuẩn bị tài liệu cho dịch vụ hoặc sản phẩm số (SaaS) khi thành lập, bạn có thể tham khảo checklist và hợp đồng dịch vụ tại: https://formtify.app/set/software-as-a-service-1kzaj để đảm bảo các điều khoản về cung cấp dịch vụ, bảo mật và thanh toán được xử lý từ đầu.
Quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ
Quy trình thành lập công ty cơ bản gồm các bước: (1) Chuẩn bị hồ sơ theo quy định, (2) Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, (3) Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, (4) Công bố mẫu dấu và khắc dấu, (5) Khai thuế ban đầu và mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Thời gian xử lý thường mất khoảng 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ; trường hợp cần xin giấy phép chuyên ngành thì thời gian kéo dài tùy theo cơ quan thẩm quyền. Thủ tục thành lập công ty có thể được thực hiện hoàn toàn trực tuyến ở nhiều địa phương, rút ngắn thời gian so với trước đây.
Nơi nộp hồ sơ: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính hoặc qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia — bên cạnh đó, các thủ tục liên quan như đăng ký thuế và bảo hiểm xã hội thực hiện tại cơ quan thuế và cơ quan BHXH địa phương.
Nếu doanh nghiệp dự định triển khai website hoặc cửa hàng trực tuyến ngay sau khi thành lập, bạn có thể liên hệ đơn vị phát triển web để chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và nội dung pháp lý phù hợp: https://formtify.app/set/website-development—simple—ny-laws-2j1m3.
Chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập
Chi phí ban đầu khi thành lập công ty gồm lệ phí đăng ký, chi phí khắc dấu, phí công chứng, chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý/kế toán nếu sử dụng, cùng chi phí xin các giấy phép chuyên ngành nếu có. Nhiều doanh nghiệp tìm giải pháp ‘thành lập công ty giá rẻ’ bằng cách tự xử lý hồ sơ, nhưng nên cân nhắc rủi ro sai sót và chi phí sửa đổi sau này.
Nghĩa vụ thuế và báo cáo
- Đăng ký mã số thuế và kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN theo quy định.
- Nộp hồ sơ kê khai thuế định kỳ (tháng/quý/năm tuỳ loại thuế) và báo cáo tài chính năm.
- Thanh toán lệ phí môn bài (nếu có) theo quy định.
Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: doanh nghiệp phải đăng ký và đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo tỷ lệ quy định; việc tuân thủ đầy đủ tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
Nếu bạn cần giải pháp quản lý lương, nhân sự và hợp đồng dịch vụ, cân nhắc sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ SaaS để tự động hóa báo cáo và đóng bảo hiểm — tham khảo: https://formtify.app/set/software-as-a-service-1kzaj.
Cuối cùng, việc thuê tư vấn thành lập công ty giúp tối ưu quy trình, giảm sai sót và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế, giấy phép kinh doanh và các yêu cầu bảo hiểm ngay sau khi doanh nghiệp hoạt động.
Tóm gọn
Tóm lại, việc thành lập công ty là bước nền tảng để bảo vệ trách nhiệm pháp lý, tiếp cận vốn và mở rộng thị trường; khi kết hợp với LegalTech — như đăng ký kinh doanh online, tự động hóa hồ sơ, hệ thống quản lý hợp đồng và CLM — SME có thể rút ngắn thời gian, giảm sai sót thủ công và nâng cao tuân thủ. Bài viết đã trình bày các loại hình doanh nghiệp (ví dụ thành lập công ty TNHH, thành lập công ty cổ phần), danh mục hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp hồ sơ qua Cổng đăng ký doanh nghiệp, chi phí thành lập công ty và các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội sau khi hoạt động. Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục, tối ưu quy trình đăng ký kinh doanh online hoặc triển khai giải pháp quản lý hợp đồng (CLM) cho doanh nghiệp, liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Thời gian thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian thông thường khi hồ sơ đầy đủ là khoảng 3–7 ngày làm việc để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; tuy nhiên các thủ tục xin giấy phép chuyên ngành có thể kéo dài hơn. Việc nộp hồ sơ trực tuyến và sử dụng dịch vụ tư vấn có thể rút ngắn thời gian xử lý và giảm rủi ro sửa hồ sơ.
Chi phí thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố: lệ phí đăng ký, khắc dấu, công chứng, phí dịch vụ tư vấn và chi phí xin giấy phép chuyên ngành nếu có. Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa lựa chọn tự làm (thành lập công ty giá rẻ) và thuê dịch vụ để tránh chi phí phát sinh do sai sót.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Bộ hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông (CMND/CCCD/hộ chiếu), điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông và giấy tờ địa chỉ trụ sở. Tùy ngành nghề có thể cần thêm văn bản xác nhận vốn, giấy phép con và các thỏa thuận nội bộ như hợp đồng cổ đông; lưu ý chuẩn bị tài liệu xử lý dữ liệu cá nhân nếu thu thập thông tin.
Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam không?
Người nước ngoài được quyền đầu tư và thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, nhưng cần tuân thủ các quy định về ngành nghề có điều kiện, thủ tục đăng ký đầu tư (nếu áp dụng) và chứng minh tư cách pháp lý cá nhân. Một số ngành nghề có giới hạn hoặc yêu cầu tỉ lệ sở hữu, vì vậy nên kiểm tra luật ngành và xin tư vấn pháp lý trước khi tiến hành.
Thành lập công ty TNHH khác gì so với công ty cổ phần?
Công ty TNHH phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc gia đình do cơ cấu quản trị đơn giản và trách nhiệm giới hạn theo vốn góp; trong khi công ty cổ phần linh hoạt hơn khi huy động vốn qua phát hành cổ phần nhưng đòi hỏi cơ chế quản trị, quyền biểu quyết và báo cáo phức tạp hơn. Lựa chọn loại hình cần căn cứ vào mục tiêu huy động vốn, quản trị và kế hoạch chuyển đổi loại hình trong tương lai.
