Giới thiệu
Quy định về nghỉ phép, tiền lương tối thiểu vùng và nghĩa vụ đóng BHXH là những điểm mà nhiều SME dễ vấp — từ phạt hành chính, khiếu nại lao động đến sai sót trong trả lương và mất uy tín nội bộ. Nếu bạn là người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, việc nắm vững luật lao động và biết cách áp dụng linh hoạt sẽ giúp giảm rủi ro, giữ chân nhân sự và bảo vệ doanh nghiệp trước kiểm tra, thanh tra.
May mắn là nhiều công việc lặp lại có thể được giải quyết bằng tự động hóa tài liệu — từ mẫu hợp đồng, phụ lục lương, quyết định tăng lương đến bảng chấm công và hồ sơ BHXH — giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tạo dấu vết kiểm toán rõ ràng. Bài viết này sẽ dẫn bạn qua các điểm then chốt: giới thiệu khung pháp lý, quyền và nghĩa vụ của hai bên, hợp đồng lao động, quản lý thời gian làm việc và chế độ bảo hiểm, cùng quy trình chấm dứt hợp đồng và xử lý tranh chấp — kèm những lưu ý thực tiễn để bộ phận nhân sự/compliance dễ áp dụng.
Giới thiệu chung về luật lao động
Luật lao động là khuôn khổ pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm quyền, nghĩa vụ, an toàn lao động, tiền lương và chế độ bảo hiểm. Đối với người quản lý nhân sự, hiểu rõ bộ luật lao động và các sửa đổi mới (ví dụ: luật lao động 2024) giúp xây dựng chính sách nội bộ phù hợp, giảm rủi ro tranh chấp và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.
Điểm cần chú ý thực tế:
- Phân biệt quy định bắt buộc trong bộ luật lao động và chính sách nội bộ do doanh nghiệp tự quyết định.
- Cập nhật kịp thời các văn bản hướng dẫn, nghị định liên quan (ví dụ: tiền lương tối thiểu vùng, bảo hiểm xã hội).
- Áp dụng linh hoạt giữa hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và nội quy công ty.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền và nghĩa vụ cơ bản cần được thể hiện rõ trong chính sách nhân sự để tránh hiểu lầm và tranh chấp:
- Quyền người lao động: được trả lương đúng hạn, nghỉ phép theo quy định, bảo vệ an toàn và hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
- Nghĩa vụ người lao động: thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin doanh nghiệp.
- Quyền và nghĩa vụ người sử dụng lao động: trả lương đúng mức (tôn trọng tiền lương tối thiểu vùng), đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, đảm bảo điều kiện lao động an toàn.
Lưu ý cho bộ phận nhân sự/compliance: các quyền và nghĩa vụ nên được quy định rõ trong hợp đồng lao động và nội quy công ty; khi điều chỉnh chế độ lương hoặc phúc lợi cần có quyết định nội bộ bằng văn bản để làm cơ sở thực hiện và giải trình.
Hợp đồng lao động: loại, nội dung và ký kết
Một hợp đồng lao động hoàn chỉnh bao gồm: loại hợp đồng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, theo mùa vụ), mô tả công việc, thời gian thử việc, tiền lương, chế độ nghỉ, điều khoản chấm dứt và trách nhiệm bảo mật.
Điểm cần kiểm tra trước khi ký
- Xác định đúng loại hợp đồng theo tính chất công việc để tránh rủi ro bị coi là hợp đồng sai quy định.
- Thỏa thuận rõ ràng về thử việc và mức lương trong thời gian này.
- Điều khoản về thuế, khấu trừ và cam kết giữa hai bên — ví dụ, nếu có thỏa thuận đặc biệt về thuế, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu cam kết không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Thay đổi lương và phụ lục hợp đồng: khi điều chỉnh tiền lương, cần có hồ sơ quyết định nội bộ (quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng). Xem ví dụ quyết định để áp dụng mẫu và thủ tục: mẫu quyết định tăng lương và hướng dẫn về chính sách trả lương: quy định tính và trả lương.
Thời gian làm việc, nghỉ ngơi và chế độ bảo hiểm
Quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi và chế độ bảo hiểm là những nội dung doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt theo luật lao động. Nội dung cần lưu ý cho bộ phận chấm công và tiền lương:
- Thời gian làm việc thông thường, ca kíp, làm thêm giờ và tính tiền lương làm thêm theo quy định.
- Quy định nghỉ phép: phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng — đảm bảo đầy đủ hồ sơ xác nhận để chi trả chế độ.
- Chế độ bảo hiểm: đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc cho người lao động theo mức quy định.
Lưu ý về tiền lương: khi xác định mức lương tối thiểu và trả lương, doanh nghiệp phải đảm bảo không thấp hơn tiền lương tối thiểu vùng và thực hiện đầy đủ các phần đóng bảo hiểm. Các quy trình liên quan đến tính và trả lương nên tham khảo văn bản nội bộ để tránh sai sót: quy định tính và trả lương.
Chấm dứt hợp đồng, bồi thường và giải quyết tranh chấp
Chấm dứt hợp đồng phải tuân theo các căn cứ và thủ tục trong bộ luật lao động; sai sót trong quy trình có thể phát sinh yêu cầu bồi thường hoặc khiếu nại. Các hình thức chấm dứt bao gồm: thỏa thuận, hết hạn hợp đồng, đơn phương (với lý do hợp pháp) và phá sản doanh nghiệp.
Điểm hành chính và rủi ro cần quản lý
- Thực hiện thông báo và thời hạn báo trước theo quy định; lưu trữ văn bản để làm chứng khi xảy ra tranh chấp.
- Trường hợp sa thải trái pháp luật, người lao động có thể yêu cầu bồi thường hoặc phục hồi công việc.
- Khi doanh nghiệp cân nhắc giảm biên chế lớn, nên đối chiếu tình hình tài chính và báo cáo nội bộ; tài liệu như báo cáo tài chính hỗ trợ minh chứng về lý do kinh tế.
Giải quyết tranh chấp: khuyến nghị ưu tiên thương lượng, sau đó có thể đưa ra hòa giải, trọng tài lao động hoặc khởi kiện ra tòa; chuẩn bị hồ sơ hợp đồng, quyết định lương, bảng chấm công và hồ sơ bảo hiểm xã hội để nâng cao khả năng thắng kiện.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết nhấn mạnh những nội dung then chốt để SME xây dựng chính sách nghỉ phép và tiền lương tuân thủ pháp luật, bao gồm: nắm vững bộ luật lao động (và cập nhật luật lao động 2024), phân biệt quy định bắt buộc và chính sách nội bộ, soạn hợp đồng lao động đúng loại và có phụ lục khi thay đổi lương, quản lý thời gian làm việc, nghỉ ngơi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, cũng như quy trình chấm dứt hợp đồng và xử lý tranh chấp. Việc chuẩn hoá quy trình (mẫu hợp đồng, quyết định tăng lương, bảng chấm công, hồ sơ BHXH) và lưu trữ chứng từ giúp giảm rủi ro hành chính, khiếu nại lao động và sai sót trả lương.
Kêu gọi hành động: Nếu bạn cần soạn thảo hoặc rà soát chính sách nội bộ, hợp đồng lao động, hoặc hỗ trợ tuân thủ tiền lương tối thiểu vùng và đóng bảo hiểm xã hội, TLS Firm sẵn sàng tư vấn và triển khai giải pháp pháp lý phù hợp cho doanh nghiệp. Liên hệ chúng tôi tại https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu về hợp đồng lao động, quy định nghỉ phép và chính sách tiền lương theo luật lao động mới nhất.
FAQs
Độ tuổi lao động tối thiểu theo luật là bao nhiêu?
Theo quy định hiện hành, độ tuổi lao động tối thiểu thường là từ 15 tuổi trở lên đối với lao động phổ thông và có giới hạn riêng cho công việc nặng nhọc hoặc làm thêm; một số công việc có quy định cao hơn. Doanh nghiệp cần kiểm tra Luật lao động và các văn bản hướng dẫn để đảm bảo không tuyển dụng lao động dưới tuổi pháp luật và lưu hồ sơ chứng minh tuổi.
Thời gian thử việc tối đa theo luật lao động là bao lâu?
Thời gian thử việc phụ thuộc vào loại hợp đồng và tính chất công việc; thông thường không vượt quá 60 ngày cho vị trí quản lý cao và 30-60 ngày cho các vị trí chuyên môn, kỹ thuật tùy trường hợp. Hợp đồng thử việc phải được thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ mức lương thử việc và căn cứ để chấm dứt hoặc ký hợp đồng chính thức.
Người lao động được nghỉ thai sản bao lâu?
Người lao động nữ được hưởng chế độ nghỉ thai sản theo quy định của bộ luật lao động và luật bảo hiểm xã hội, bao gồm thời gian nghỉ trước và sau sinh; tổng thời gian cơ bản thường là 6 tháng đối với lao động hưởng chế độ BHXH đầy đủ. Thời gian và điều kiện hưởng chế độ có thể khác nhau nếu có trường hợp sinh đôi, thai sản đặc biệt hoặc quy định bổ sung từ bảo hiểm xã hội.
Phải làm gì nếu bị sa thải trái luật?
Nếu bị sa thải trái pháp luật, người lao động có quyền yêu cầu bồi thường, phục hồi việc làm hoặc khởi kiện ra tòa theo quy trình quy định trong bộ luật lao động. Nên thu thập hồ sơ liên quan (hợp đồng lao động, quyết định sa thải, bảng chấm công, chứng từ lương, BHXH) và tìm tư vấn pháp lý để đảm bảo quyền lợi.
Doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động bao nhiêu phần trăm?
Mức đóng bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động và người lao động cùng đóng theo tỷ lệ quy định trong văn bản pháp luật; tỷ lệ cụ thể thay đổi theo quy định hiện hành và có thể khác nhau cho các chế độ BHXH, BHYT, BHTN. Doanh nghiệp cần rà soát biểu thuế và hướng dẫn của cơ quan BHXH hoặc liên hệ tư vấn để áp dụng mức đóng chính xác cho từng thời kỳ.
