Giới thiệu
Với một SME, mỗi quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có thể biến thành một chuỗi công việc tốn thời gian, rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh — từ sai sót khi tính trợ cấp, lưu trữ hồ sơ chưa đầy đủ đến tranh chấp kéo dài. Việc cân bằng giữa trách nhiệm tuân thủ và nhu cầu vận hành linh hoạt càng trở nên thử thách khi phải cập nhật liên tục theo luật lao động mới, đặc biệt đối với những đội ngũ pháp chế hoặc nhân sự chưa có hệ thống hỗ trợ chuyên biệt.
May mắn là, tự động hóa tài liệu và quy trình không chỉ giảm tải công việc thủ công mà còn chuẩn hóa tính toán trợ cấp, sinh mẫu thỏa thuận chấm dứt, lưu trữ bằng chứng và tích hợp với công cụ LegalTech để giảm rủi ro khi ra quyết định. Bài viết này sẽ dẫn bạn qua những điểm cần nắm: giới thiệu chung về khung pháp lý, quyền và nghĩa vụ của người lao động, các loại hợp đồng và điều khoản chấm dứt, chế độ nghỉ phép — bảo hiểm, và cách xử lý tranh chấp — kèm gợi ý áp dụng tự động hóa để vận hành an toàn, minh bạch cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Giới thiệu chung về luật lao động
Bộ luật lao động (luật lao động) là khung pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, quy định về quyền, nghĩa vụ, điều kiện làm việc và các chế độ liên quan. Ở Việt Nam, nội dung cơ bản hiện hành bắt nguồn từ Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 2021), do đó khi xây dựng chính sách nội bộ cần cập nhật các quy định lao động mới nhất.
Điểm doanh nghiệp cần nắm
- Quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi (giờ hành chính, làm thêm giờ).
- Quyền hưởng chế độ như nghỉ phép năm, nghỉ thai sản, bảo hiểm xã hội.
- Quy định về hợp đồng lao động: bắt buộc, thời hạn, nội dung tối thiểu.
- Trách nhiệm tuân thủ quy định lao động và lưu trữ hồ sơ làm việc.
Lời khuyên nhanh: Người phụ trách pháp lý hoặc HR nên đối chiếu quy định nội bộ với bộ luật lao động và cập nhật kịp thời theo luật lao động mới nhất để tránh rủi ro khi doanh nghiệp phát triển.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Người lao động có các quyền cơ bản như được trả lương đầy đủ, được bảo đảm an toàn, tiếp cận chế độ bảo hiểm và hưởng các chế độ nghỉ phép theo quy định. Đồng thời người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin và chấp hành các quy định lao động của doanh nghiệp.
Quyền cơ bản
- Nhận lương đúng hạn, có đầy đủ nội dung về nguyên tắc trả lương trong hợp đồng lao động.
- Được nghỉ phép năm theo quy định về nghỉ phép năm.
- Quyền được bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp theo quy định.
- Quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện khi quyền lợi bị xâm phạm.
Nghĩa vụ điển hình
- Thực hiện công việc, tuân thủ quy định lao động và nội quy công ty.
- Tôn trọng an toàn lao động, sử dụng trang thiết bị đúng mục đích.
- Báo cáo khi có sự kiện ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.
Ví dụ: nhân sự cần hiểu rõ quyền nghỉ phép năm để quản lý chấm công; phòng pháp lý cần hướng dẫn về quyền nghỉ thai sản (luật lao động nghỉ thai sản) để tránh xử lý sai khi nhân viên nghỉ việc theo chế độ.
Hợp đồng lao động và các loại hợp đồng
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý chính xác hóa mối quan hệ lao động. Theo quy định, hợp đồng lao động có thể là hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn hoặc hợp đồng theo mùa vụ/gián đoạn. Hợp đồng phải thể hiện các nội dung tối thiểu như chức danh, công việc, địa điểm, thời gian làm việc, tiền lương và chế độ hưởng.
Điểm cần kiểm tra trong hợp đồng
- Loại hợp đồng phù hợp với tính chất công việc (thời hạn hay không thời hạn).
- Thỏa thuận về thời gian làm việc, làm thêm giờ và cơ chế trả lương.
- Điều khoản về chấm dứt hợp đồng, bồi thường hoặc trợ cấp khi chấm dứt.
Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp và người lao động có thể lựa chọn ký Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động để giải quyết dứt điểm quyền và nghĩa vụ của các bên — xem mẫu tham khảo: Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
Ngoài ra, khi cần quy định về trợ cấp hay thỏa thuận thanh toán khi kết thúc hợp đồng, mẫu severance agreement có thể tham khảo để soạn thảo phù hợp với quy định của bộ luật lao động và chính sách doanh nghiệp.
Chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản và bảo hiểm
Chế độ nghỉ phép và bảo hiểm là một phần quan trọng của hệ thống quyền lợi theo luật lao động. Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách rõ ràng về nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm và nghỉ thai sản, đồng thời thực hiện đầy đủ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định.
Nghỉ phép năm và nghỉ thai sản
- Nghỉ phép năm: số ngày nghỉ thường được quy định theo thâm niên và công việc đặc thù — người phụ trách nhân sự cần hướng dẫn rõ để tránh tranh chấp.
- Nghỉ thai sản: quyền nghỉ theo luật và chế độ hỗ trợ, cần kết hợp với thủ tục bảo hiểm y tế để đảm bảo quyền lợi cho người lao động (xem các điều khoản liên quan trong bộ luật lao động).
Bảo hiểm và chế độ khác
- Đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp theo tỷ lệ luật định.
- Chế độ tai nạn, ốm đau cần có quy trình báo cáo và hồ sơ đầy đủ để hưởng quyền lợi.
Ví dụ: khi nhân viên thông báo nghỉ thai sản, HR cần hướng dẫn thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm, chuẩn bị giấy tờ y tế và hồ sơ để công ty thực hiện đăng ký chi trả đúng quy định.
Tranh chấp lao động và thủ tục giải quyết
Tranh chấp lao động có thể phát sinh từ chấm dứt hợp đồng, sa thải, tiền lương hoặc chế độ. Quy trình giải quyết thường ưu tiên hòa giải nội bộ, sau đó là hòa giải tại cơ quan quản lý lao động, và nếu không thành công mới khởi kiện ra tòa. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ đầy đủ để làm bằng chứng.
Các bước xử lý tranh chấp
- Hòa giải nội bộ: ghi nhận khiếu nại, triệu tập các bên, lập biên bản.
- Hòa giải tại cơ quan quản lý lao động: nộp đơn theo thủ tục quy định của cơ quan.
- Khởi kiện tại tòa án: khi các phương thức khác không giải quyết được hoặc quyền lợi bị xâm phạm nghiêm trọng.
Chú ý về quyết định sa thải: Trước khi ban hành quyết định sa thải cần kiểm tra căn cứ pháp lý và quy trình, vì quyết định sai có thể dẫn đến trách nhiệm bồi thường — tham khảo mẫu quyết định để đảm bảo thủ tục: Quyết định sa thải.
Với tranh chấp liên quan đến chấm dứt hợp đồng, cân nhắc sử dụng thỏa thuận chấm dứt hoặc thỏa thuận trả trợ cấp (severance) để giảm thiểu rủi ro và chi phí pháp lý, đồng thời ghi nhận rõ các điều khoản chấm dứt trong hợp đồng lao động ngay từ đầu.
Tóm gọn
Tổng kết, việc tự động hóa quy trình chấm dứt hợp đồng lao động giúp SME giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí hành chính bằng cách chuẩn hoá tính toán trợ cấp, sinh mẫu thỏa thuận chấm dứt, lưu trữ bằng chứng và tích hợp với nền tảng LegalTech. Bài viết đã điểm qua khung pháp lý dựa trên Bộ luật lao động 2019 (luật lao động 2021), quyền và nghĩa vụ của người lao động, các loại hợp đồng lao động, chế độ nghỉ phép năm và nghỉ thai sản, nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, cũng như quy trình xử lý tranh chấp lao động để doanh nghiệp vận hành an toàn và minh bạch.
Ngoài ra, việc áp dụng tự động hóa và mẫu văn bản chuẩn hóa (hợp đồng lao động, thỏa thuận chấm dứt, mẫu quyết định sa thải) sẽ giúp phòng HR và bộ phận pháp chế tuân thủ chính sách tiền lương, quy định lao động và giảm thiểu rủi ro khi xử lý trợ cấp thôi việc hoặc tranh chấp. Nếu bạn cần tư vấn cụ thể về bộ luật lao động, soạn thảo hợp đồng lao động hoặc triển khai giải pháp LegalTech cho doanh nghiệp, hãy liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/
FAQs
Luật lao động quy định về giờ làm việc như thế nào?
Theo luật lao động hiện hành, giờ làm việc thông thường và quy định làm thêm được quy định cụ thể nhằm bảo đảm quyền lợi người lao động và tuân thủ thời gian nghỉ ngơi. Doanh nghiệp cần ghi rõ trong hợp đồng lao động và chính sách nội bộ để tránh phát sinh tranh chấp.
Người lao động được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?
Số ngày nghỉ phép năm thường được xác định theo thâm niên và tính chất công việc theo quy định của bộ luật lao động. Phòng nhân sự nên áp dụng chính sách nội bộ nhất quán và hướng dẫn chi tiết để người lao động biết quyền lợi của mình.
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Thủ tục chấm dứt hợp đồng bao gồm kiểm tra căn cứ chấm dứt, thông báo theo thời hạn hợp đồng, lập biên bản, và giải quyết các nghĩa vụ về trợ cấp hoặc thanh toán. Sử dụng thỏa thuận chấm dứt và mẫu văn bản chuẩn giúp thủ tục minh bạch và giảm rủi ro tranh chấp.
Người lao động có được hưởng trợ cấp thôi việc không?
Việc hưởng trợ cấp thôi việc phụ thuộc vào loại hợp đồng và thời gian làm việc theo quy định của luật lao động; không phải trường hợp nào cũng có trợ cấp. Doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng lao động và quy định hiện hành để tính toán chính xác và tuân thủ nghĩa vụ trả trợ cấp.
Làm thế nào khi bị quấy rối hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc?
Khi xảy ra quấy rối hoặc phân biệt đối xử, người lao động nên báo cáo lên HR hoặc bộ phận pháp lý để tiến hành hòa giải nội bộ và lưu hồ sơ. Nếu không giải quyết được, có thể gửi đơn đến cơ quan quản lý lao động hoặc khởi kiện theo thủ tục pháp luật hiện hành.
