Giới thiệu
Khi mức tiền lương tối thiểu vùng được điều chỉnh, nhiều doanh nghiệp nhỏ bỗng đối mặt với chuỗi thách thức: cập nhật bảng lương, điều chỉnh mức đóng BHXH, sửa hợp đồng lao động, tránh rủi ro xử phạt hành chính và giữ ổn định tâm lý nhân viên. Sai sót trong tính lương hay hồ sơ bảo hiểm dễ dẫn tới chi phí phát sinh và tranh chấp — và thường là gánh nặng trực tiếp của đội ngũ pháp chế, nhân sự hoặc compliance.
May mắn là, một checklist tuân thủ chuẩn kèm các biểu mẫu và quy trình tự động hóa tài liệu — từ quyết định trả lương, mẫu hợp đồng đến hồ sơ chấm công — sẽ giúp bạn triển khai thay đổi nhanh, minh bạch và giảm rủi ro. Bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, dẫn dắt bạn qua Tổng quan về luật lao động, Quyền và nghĩa vụ người lao động, Quy định về hợp đồng lao động, Chế độ tiền lương, làm thêm giờ và nghỉ phép, cùng Quy trình giải quyết tranh chấp — kèm checklist thực tế để áp dụng ngay.
Tổng quan về Luật Lao Động
Luật lao động là khung pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, bao gồm quyền, nghĩa vụ, điều kiện làm việc, tiền lương, bảo hiểm xã hội và giải quyết tranh chấp. Ở Việt Nam, các quy định chính được tổng hợp trong bộ luật lao động (phiên bản gần đây thường được nhắc tới là luật lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn đi kèm).
Ngoài nội dung cơ bản, người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự cần theo dõi các văn bản hướng dẫn, nghị định và thông tư để đảm bảo tuân thủ luật lao động mới nhất (ví dụ: cập nhật lương tối thiểu vùng, quy định về hợp đồng lao động 2024, chế độ nghỉ việc).
Trong quản trị nhân sự, hiểu rõ mục tiêu của luật lao động giúp doanh nghiệp giảm rủi ro kiện tụng, đảm bảo quyền lợi người lao động và duy trì môi trường làm việc bền vững.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Quyền lợi người lao động bao gồm: nhận lương đúng hạn và đầy đủ, được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, nghỉ phép theo quy định, làm việc trong môi trường an toàn và được bảo vệ khỏi phân biệt đối xử.
Người lao động cũng có các nghĩa vụ cơ bản: thực hiện công việc theo hợp đồng lao động, tuân thủ nội quy, giữ gìn bí mật kinh doanh và đảm bảo an toàn lao động. Việc cân bằng giữa quyền và nghĩa vụ là yếu tố then chốt để hạn chế tranh chấp nội bộ.
Ví dụ minh họa
- Nếu người lao động làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải trả mức lương theo quy định (tăng theo hệ số phù hợp).
- Người lao động cần thông báo nghỉ việc đúng thời hạn trong hợp đồng; nếu không, có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường.
Quy định về hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý bắt buộc khi thiết lập quan hệ lao động lâu dài. Hợp đồng phải nêu rõ: công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng (không xác định, xác định, mùa vụ), mức lương, thời gian thử việc, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng rõ ràng, đầy đủ điều khoản, và cập nhật theo bộ luật lao động cũng như các nghị định hướng dẫn. Bạn có thể tham khảo mẫu và form soạn thảo hợp đồng tại đây: Mẫu hợp đồng lao động.
Lưu ý thực tế:
- Thử việc phải được thỏa thuận bằng văn bản và không vượt quá thời hạn pháp luật cho phép.
- Chấm dứt hợp đồng phải theo quy trình: thông báo, lý do pháp lý, thanh toán các chế độ liên quan. Với thỏa thuận chấm dứt, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ đầy đủ: Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
Chế độ tiền lương, làm thêm giờ và nghỉ phép
Quy định về tiền lương ở Việt Nam cần tuân thủ nguyên tắc không thấp hơn tiền lương tối thiểu vùng khi áp dụng cho người lao động thuộc đối tượng. Ngoài ra, các thang, bảng lương nội bộ phải minh bạch và phù hợp với hợp đồng lao động.
Làm thêm giờ được trả theo hệ số tăng lương quy định bởi bộ luật lao động; doanh nghiệp cần lưu hồ sơ chấm công, phê duyệt làm thêm giờ và trả lương kịp thời. Để chuẩn hóa quyết định và hồ sơ trả lương, tham khảo: Mẫu quyết định tính và trả lương.
Về nghỉ phép: người lao động được hưởng phép năm, nghỉ thai sản, nghỉ ốm theo luật bảo hiểm xã hội và các chế độ nội bộ. HR nên kết hợp quy định trong hợp đồng lao động với quy định của luật bảo hiểm xã hội để đảm bảo quyền lợi và việc tính toán trợ cấp thất nghiệp khi cần thiết.
Quy trình giải quyết tranh chấp lao động
Tranh chấp lao động thường được xử lý theo thứ tự: giải quyết nội bộ (khiếu nại, hội đồng kỷ luật), hòa giải tại cơ quan lao động (Sở/Liên đoàn lao động), và nếu không thành công thì khởi kiện tại Tòa án hoặc yêu cầu trọng tài lao động. Việc tuân thủ quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.
Hướng dẫn thực tế:
- Luôn lưu trữ hồ sơ liên quan: hợp đồng, quyết định sa thải, biên bản làm việc. Mẫu quyết định sa thải tham khảo: Mẫu quyết định sa thải.
- Khi hai bên đồng thuận chấm dứt để tránh tranh chấp, sử dụng thỏa thuận chấm dứt và biên bản thanh toán đầy đủ: Mẫu thỏa thuận chấm dứt.
Nếu cần tư vấn chi tiết về thủ tục, bồi thường hoặc soạn thảo văn bản (tư vấn pháp luật lao động, dịch vụ soạn thảo hợp đồng lao động), doanh nghiệp nên liên hệ chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ bộ luật lao động và các văn bản liên quan.
Tóm gọn
Tóm tắt: Khi điều chỉnh tiền lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp nhỏ cần cập nhật kịp thời bảng lương, biểu lương, mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), sửa hợp đồng lao động, điều chỉnh hồ sơ chấm công và đảm bảo việc trả lương, làm thêm giờ, nghỉ phép theo quy định của bộ luật lao động. Việc lưu trữ đầy đủ hợp đồng, quyết định trả lương, mẫu thỏa thuận chấm dứt và biên bản làm việc sẽ giúp giảm rủi ro tranh chấp và xử phạt hành chính. Checklist tuân thủ cùng các mẫu văn bản và quy trình giải quyết tranh chấp sẽ giúp bộ phận pháp chế, nhân sự và compliance triển khai thay đổi nhanh, minh bạch và an toàn về pháp lý.
Hành động: Nếu bạn cần rà soát hợp đồng lao động, tính toán lại mức đóng bảo hiểm xã hội, thiết kế thang bảng lương phù hợp với tiền lương tối thiểu vùng hoặc tư vấn thực hiện theo luật bảo hiểm xã hội và bộ luật lao động, hãy liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/. Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm tư vấn pháp luật lao động, soạn thảo hợp đồng lao động và hỗ trợ thủ tục liên quan đến chế độ BHXH và trợ cấp thất nghiệp.
FAQs
Luật lao động quy định về thời giờ làm việc như thế nào?
Theo bộ luật lao động, thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần đối với công việc thông thường; nhiều ngành nghề có quy định khác (ví dụ lao động theo ca). Luật cũng quy định thời gian nghỉ giữa ca, làm thêm giờ và hệ số trả lương cho giờ làm thêm để đảm bảo quyền lợi người lao động.
Người lao động có quyền hưởng bao nhiêu ngày nghỉ phép năm?
Người lao động được hưởng tối thiểu 12 ngày phép năm có hưởng lương nếu làm việc đủ 12 tháng; một số trường hợp làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại hoặc theo thâm niên sẽ được tăng thêm. Thời gian nghỉ phép và cách tính tiền phép phải quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy định nội bộ công ty.
Khi nào hợp đồng lao động được coi là vô hiệu?
Hợp đồng lao động có thể bị coi là vô hiệu khi điều khoản trái pháp luật, ký kết do bị lừa dối, cưỡng ép hoặc người ký không có năng lực hành vi dân sự theo quy định. Nếu hợp đồng vô hiệu, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận và có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường theo luật định.
Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng không?
Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp luật quy định (ví dụ: người lao động vi phạm kỷ luật nghiêm trọng, mất năng lực hành vi) và phải tuân thủ thủ tục, thông báo và bồi thường nếu có. Chấm dứt trái quy định sẽ dẫn đến trách nhiệm bồi thường và có thể bị xử lý theo pháp luật lao động.
Thủ tục khi bị sa thải trái luật?
Nếu người lao động cho rằng bị sa thải trái luật, trước hết nên khiếu nại nội bộ; nếu không được giải quyết thì đề nghị hòa giải tại cơ quan lao động hoặc khởi kiện tại Tòa án lao động. Người lao động có thể yêu cầu phục hồi việc làm, bồi thường tiền lương và chế độ liên quan; việc này cần hồ sơ, chứng cứ đầy đủ như hợp đồng, quyết định sa thải và biên bản làm việc.
