Giới thiệu
Quản lý nghỉ phép năm và thời gian làm việc là một trong những đau đầu phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ: hồ sơ rời rạc, cách tính lương sai, nhân sự tranh chấp và áp lực tuân thủ khi mô hình làm việc linh hoạt tăng lên. Nếu không được chuẩn hóa, những vấn đề này dễ dẫn tới chi phí pháp lý và mất nhân sự — nhưng việc áp dụng công cụ tự động hóa tài liệu, từ biểu mẫu nghỉ phép đến quy trình chấm công tự động, có thể giảm ngay sai sót và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn thực tế để bạn, người phụ trách pháp chế/nhân sự/compliance, nắm chắc nền tảng và áp dụng trong công ty: từ phần giới thiệu chung, quyền và nghĩa vụ của người lao động, các loại hợp đồng, đến chế độ nghỉ phép, bảo hiểm và quy trình xử lý tranh chấp — tất cả được trình bày để bạn dễ soạn thảo nội quy, chuẩn hóa mẫu hợp đồng và vận hành quy trình nội bộ theo luật lao động.
Giới thiệu chung về luật lao động
Luật lao động quy định khung pháp lý cho quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, điều chỉnh các vấn đề như hợp đồng lao động, thời gian làm việc, tiền lương, chế độ nghỉ và bảo hiểm xã hội. Ở Việt Nam, các văn bản hiện hành thường dựa trên bộ luật lao động được cập nhật qua các năm (nguồn tham khảo: luật lao động 2019, luật lao động 2021) — doanh nghiệp cần theo dõi để áp dụng đúng quy định mới nhất.
Lưu ý cho doanh nghiệp: tuân thủ luật lao động không chỉ giảm rủi ro tranh chấp pháp lý mà còn nâng cao uy tín và giữ chân nhân sự. Các chính sách nội bộ (quy định lao động, quy định chấm công, chính sách tiền lương) nên được soạn thảo phù hợp với luật để tránh mâu thuẫn.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Quyền của người lao động bao gồm được trả lương đầy đủ, được làm việc trong điều kiện an toàn, hưởng chế độ nghỉ hợp pháp (nghỉ phép năm, nghỉ thai sản, nghỉ ốm), và được đóng bảo hiểm theo quy định.
Nghĩa vụ chính của người lao động là thực hiện công việc theo hợp đồng lao động, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn lao động. Việc chấm công và báo cáo thời gian làm việc cần rõ ràng để xác định quyền lợi và trách nhiệm.
Ví dụ thực tế
- Một nhân viên làm việc quá giờ phải được tính lương làm thêm theo quy định pháp luật.
- Người lao động muốn nghỉ phép năm cần làm đơn và được chấp thuận theo quy định nội bộ và luật.
Hợp đồng lao động và các loại hợp đồng
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý xác định quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc giữa hai bên. Thông thường có các loại hợp đồng: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ, công việc nhất định.
Các điều khoản cần chú ý khi soạn hợp đồng lao động:
- Chức danh, mô tả công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn hợp đồng (nếu có) và thời gian thử việc.
- Tiền lương, hình thức trả lương, phụ cấp và chính sách làm thêm giờ.
- Thời gian làm việc, thời gian nghỉ, chế độ bảo hiểm và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Đối với bộ phận nhân sự, cần chuẩn hóa mẫu hợp đồng, đảm bảo các điều khoản không trái với bộ luật lao động và dễ dàng quản lý khi doanh nghiệp mở rộng.
Chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản và bảo hiểm
Chế độ nghỉ bao gồm nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm và nghỉ thai sản. Luật lao động quy định số ngày nghỉ hàng năm tối thiểu và điều kiện hưởng chế độ thai sản; doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định.
Quản lý nghỉ phép và chấm công
Để tránh sai sót trong tính công lương và hưởng chế độ, doanh nghiệp nên có quy trình chấm công rõ ràng. Tham khảo mẫu quy định chấm công nội bộ để xây dựng hoặc cập nhật quy trình của công ty: Quy định về chấm công.
Gợi ý vận hành: lưu hồ sơ nghỉ thai sản, giấy tờ liên quan và lịch sử đóng BHXH để phục vụ thủ tục hưởng chế độ; đào tạo quản lý và nhân sự về quy trình phê duyệt nghỉ để giảm nhầm lẫn.
Tranh chấp lao động và thủ tục giải quyết
Tranh chấp lao động có thể phát sinh về tiền lương, chấm dứt hợp đồng, phân loại lao động hoặc vi phạm nội quy. Thủ tục giải quyết thường đi theo các bước: khiếu nại nội bộ, hòa giải/mé thuật, trình lên cơ quan lao động, trọng tài và nếu cần, khởi kiện ra tòa.
Quy trình nội bộ nên có
- Quy định rõ kênh tiếp nhận khiếu nại và thời hạn xử lý.
- Mẫu đơn khiếu nại nội bộ để nhân viên gửi yêu cầu (ví dụ tham khảo: Mẫu đơn khiếu nại).
- Lưu trữ biên bản, chứng cứ và quyết định giải quyết để phục vụ giai đoạn hòa giải/pháp lý.
Lưu ý: tuân thủ quy định của luật lao động về thời hiệu và thẩm quyền giải quyết; ưu tiên hòa giải nội bộ và cơ quan lao động trước khi đưa ra các biện pháp pháp lý mạnh hơn.
Tóm gọn
Bài viết đã tóm tắt các nội dung cốt lõi doanh nghiệp nhỏ cần nắm về bộ luật lao động: quyền và nghĩa vụ của người lao động, các loại hợp đồng lao động, quy định về thời gian làm việc và chế độ nghỉ (bao gồm nghỉ phép năm, nghỉ thai sản, nghỉ ốm), nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội và quy trình xử lý tranh chấp lao động. Để giảm rủi ro pháp lý và vận hành hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu hợp đồng, ban hành quy định chấm công và nghỉ phép rõ ràng, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm và áp dụng công cụ tự động hóa quy trình.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo nội quy, chuẩn hóa hợp đồng lao động hoặc tư vấn thủ tục giải quyết tranh chấp theo luật lao động mới nhất, hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu: https://tlsfirm.com/. Từ khóa liên quan bạn nên tham khảo khi xây dựng chính sách gồm: bộ luật lao động, hợp đồng lao động, nghỉ phép năm, thời gian làm việc, bảo hiểm xã hội và quy định chấm công.
FAQs
Luật lao động quy định về giờ làm việc như thế nào?
Luật lao động quy định khung về thời giờ làm việc bình thường, làm việc theo ca và quy định làm thêm giờ, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp tổ chức chấm công và trả lương đúng quy định. Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách giờ làm việc, giới hạn thời gian làm thêm và thanh toán lương làm thêm theo quy định hiện hành.
Người lao động được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?
Theo quy định chung, người lao động làm việc đủ năm sẽ hưởng chế độ nghỉ phép năm tối thiểu theo luật (thông thường tối thiểu 12 ngày làm việc/năm đối với người lao động làm việc cả năm), tuy nhiên số ngày cụ thể có thể thay đổi theo thâm niên hoặc thỏa thuận. Doanh nghiệp cần quy định rõ trong nội quy và lưu hồ sơ đơn nghỉ phép để chứng minh quyền lợi và đối chiếu khi tính lương.
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động bao gồm thông báo chấm dứt theo hình thức và thời hạn quy định, thực hiện quyết toán tiền lương, trợ cấp (nếu có), thu hồi tài sản và lập biên bản, hồ sơ chấm dứt hợp đồng. Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp nên tuân thủ quy định về lý do, thủ tục và giấy tờ chứng minh trong hợp đồng lao động và nội quy công ty.
Người lao động có được hưởng trợ cấp thôi việc không?
Quyền hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc phụ thuộc vào lý do chấm dứt hợp đồng, thời gian làm việc và quy định của Bộ luật Lao động cùng chế độ BHXH. Để xác định rõ quyền lợi, người lao động và doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện, hồ sơ liên quan và tham khảo tư vấn pháp lý hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội khi cần.
Làm thế nào khi bị quấy rối hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc?
Nếu gặp quấy rối hoặc phân biệt đối xử, người lao động nên thu thập chứng cứ, sử dụng kênh khiếu nại nội bộ theo quy định công ty và yêu cầu xử lý theo quy trình nội bộ. Nếu không được giải quyết, có thể gửi khiếu nại đến cơ quan lao động hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền để được hòa giải và bảo vệ quyền lợi.
