Giới thiệu
Khi nhà nước điều chỉnh liên tục mức tiền lương tối thiểu và quy định nghỉ phép, nhiều doanh nghiệp dễ gặp lỗi về tính lương, hồ sơ nghỉ phép lỏng lẻo và rủi ro tranh chấp — tình trạng càng phức tạp hơn nếu mọi việc vẫn xử lý thủ công. Việc nắm bắt kịp thời các thay đổi và áp dụng chính sách đúng nơi, đúng lúc không chỉ là bài toán vận hành mà còn là mấu chốt bảo vệ doanh nghiệp và người lao động theo luật lao động.
May mắn là, với tự động hóa tài liệu và tích hợp HRIS cùng giải pháp LegalTech, bạn có thể biến quy trình cập nhật chính sách và xuất bản hợp đồng, quyết định tăng lương, hay sổ theo dõi nghỉ phép thành quy trình nhất quán, có dấu vết và dễ kiểm soát. Bài viết này sẽ dẫn bạn — người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance — qua các nội dung thiết thực: khung pháp lý cơ bản, quyền và nghĩa vụ của người lao động, soạn thảo và lưu trữ hợp đồng, quy định về thời giờ làm việc/tiền lương và cách áp dụng chế độ bảo hiểm/bảo hộ lao động, kèm theo mẹo triển khai và mẫu tham khảo để bạn triển khai nâng cấp chính sách nhanh và an toàn hơn.
Khái niệm luật lao động
Luật lao động là tập hợp quy định pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Ở Việt Nam, các quy định quan trọng nằm trong bộ luật lao động (ví dụ: cập nhật từ luật lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn sau này).
Sự hiểu biết về khái niệm này giúp bộ phận pháp chế, nhân sự và compliance nhận diện phạm vi điều chỉnh: tuyển dụng, hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động và chế độ bảo hiểm.
Ví dụ minh họa
- Quy định về tuổi tối thiểu, năng lực ký kết hợp đồng: xác định người đủ điều kiện ký hợp đồng lao động.
- Nguyên tắc bảo vệ quyền lợi, như quyền được trả lương theo thỏa thuận và hưởng tiền lương tối thiểu khi thuộc đối tượng áp dụng.
Các quyền và nghĩa vụ của người lao động
Người lao động có các quyền cơ bản như: được ký hợp đồng, nhận lương đầy đủ và đúng kỳ, được nghỉ theo quy định (ví dụ: nghỉ phép năm), được bảo hộ lao động và tiếp cận cơ chế giải quyết tranh chấp lao động.
Đồng thời, người lao động có nghĩa vụ: thực hiện công việc theo hợp đồng, chấp hành nội quy, đảm bảo an toàn, tôn trọng bí mật doanh nghiệp và thông báo kịp thời khi có thay đổi liên quan đến công việc.
Lưu ý về kỷ luật lao động: Khi cần triệu tập hoặc xử lý kỷ luật, doanh nghiệp nên có mẫu thông báo mời họp kỷ luật để đảm bảo thủ tục đúng pháp luật — xem tham chiếu mẫu: mẫu thông báo mời họp kỷ luật.
Điểm cần kiểm tra cho phòng nhân sự
- Hệ thống nội quy, quy trình xử lý vi phạm rõ ràng và phổ biến.
- Lưu hồ sơ kỷ luật, biên bản họp và quyết định kỷ luật để phòng tranh chấp sau này.
Hợp đồng lao động và các loại hợp đồng
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý xác lập quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động. Các loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định.
Cần chú ý các nội dung bắt buộc: chức danh, mô tả công việc, mức lương, thời giờ làm việc, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, điều kiện chấm dứt hợp đồng và các thỏa thuận về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Mẹo soạn thảo và lưu trữ
- Soạn điều khoản lương rõ ràng (cơ cấu, phụ cấp, thời điểm trả) và có biểu mẫu quyết định tăng lương khi thay đổi mức lương: mẫu quyết định tăng lương.
- Với nhân sự làm việc tại địa điểm thuê hoặc nhà thầu độc lập, doanh nghiệp nên lưu trữ cả hợp đồng thuê địa điểm/đơn vị cung cấp dịch vụ để chứng minh điều kiện làm việc — tham khảo: mẫu hợp đồng thuê (tham khảo).
Thực tế: Việc phân loại đúng loại hợp đồng giúp tránh rủi ro phải ký bù hoặc truy thu các khoản bảo hiểm, đóng bảo hiểm xã hội theo quy định.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và tiền lương
Quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và tiền lương là phần trọng yếu của luật lao động. Doanh nghiệp phải quy định rõ khung giờ làm việc, làm thêm giờ, chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép năm và cách tính lương tương ứng.
Điểm lưu ý khi triển khai chính sách lương
- Tuân thủ mức tiền lương tối thiểu vùng, cập nhật khi Nhà nước điều chỉnh.
- Xác định phương pháp tính tiền làm thêm giờ, nghỉ lễ và trả lương cho các ngày nghỉ phép năm.
- Xây dựng nội quy/biểu mẫu quy định tính và trả lương trong doanh nghiệp để minh bạch và tránh tranh chấp; xem tham khảo mẫu quy định thanh toán: quy định tính và trả lương.
Ví dụ thực tế: Nếu nhân viên làm thêm vào ngày lễ, doanh nghiệp phải trả lương theo mức tối thiểu nhân hệ số theo quy định hiện hành; đồng thời giữ hồ sơ chấm công làm cơ sở thanh toán và kiểm tra.
Chế độ bảo hiểm và bảo hộ lao động
Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm theo luật bảo hiểm xã hội (BHXH, BHTN, BHYT) cho người lao động theo tỷ lệ quy định, đồng thời đảm bảo điều kiện an toàn, vệ sinh lao động.
Yêu cầu thực tế cho compliance và HR
- Đăng ký mã tham gia bảo hiểm, đóng đủ và đúng kỳ, lưu chứng từ nộp để phục vụ kiểm tra.
- Đánh giá rủi ro nghề nghiệp, trang bị phương tiện bảo hộ, huấn luyện ATVSLĐ và lập hồ sơ tai nạn lao động khi có sự cố.
- Chuẩn bị hồ sơ, báo cáo khi cơ quan chức năng kiểm tra; tài liệu tài chính nội bộ cũng cần minh bạch — xem ví dụ báo cáo: mẫu báo cáo tài chính.
Lưu ý cuối cùng: Thực hiện đầy đủ chế độ bảo hiểm và biện pháp bảo hộ không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn giảm rủi ro tranh chấp và chi phí phát sinh khi xảy ra tai nạn hoặc khiếu nại liên quan đến quyền lợi người lao động.
Tóm gọn
Bài viết đã tóm tắt khung pháp lý và các bước thực tiễn để doanh nghiệp triển khai chính sách về bộ luật lao động: nhận diện quyền và nghĩa vụ của người lao động, soạn thảo đúng hợp đồng lao động, quy định rõ thời giờ làm việc, nghỉ phép năm và tuân thủ tiền lương tối thiểu, đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ luật bảo hiểm xã hội và biện pháp bảo hộ lao động. Việc tích hợp HRIS và giải pháp LegalTech giúp tự động hóa quy trình cập nhật, lưu trữ hợp đồng, theo dõi bảng lương và hồ sơ nghỉ phép để giảm rủi ro tranh chấp và sai sót khi thay đổi quy định. Áp dụng các mẫu văn bản, biểu mẫu quyết định tăng lương và quy trình chấm công minh bạch sẽ giúp phòng nhân sự và pháp chế vận hành hiệu quả hơn. Để được tư vấn cụ thể hơn và triển khai giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bạn, hãy liên hệ TLS Firm tại https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu.
FAQs
Luật lao động là gì?
Luật lao động là hệ thống các quy định điều chỉnh quan hệ giữa người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan nhà nước về tuyển dụng, hợp đồng, tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động và chế độ bảo hiểm. Hiểu đúng luật lao động giúp doanh nghiệp thiết kế chính sách, hợp đồng và quy trình nội bộ tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro tranh chấp.
Hợp đồng lao động gồm những nội dung gì?
Hợp đồng lao động phải nêu rõ các nội dung bắt buộc như chức danh, mô tả công việc, mức lương, thời giờ làm việc, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng và điều kiện chấm dứt. Doanh nghiệp nên ghi rõ cơ cấu lương, phụ cấp, thời điểm trả lương và lưu trữ hợp đồng cùng các quyết định điều chỉnh lương để minh bạch và dễ kiểm tra.
Thời gian thử việc được quy định thế nào?
Thời gian thử việc được quy định theo loại hợp đồng và tính chất công việc, không vượt quá mức tối đa do pháp luật quy định; thực hiện thử việc cần có thỏa thuận bằng văn bản và ghi rõ điều kiện đánh giá. Trong thời gian thử việc, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ quy định về tiền lương tối thiểu vùng nếu áp dụng và lưu hồ sơ liên quan.
Người lao động được hưởng chế độ nghỉ thai sản như thế nào?
Người lao động nữ đủ điều kiện đóng bảo hiểm xã hội sẽ được hưởng chế độ nghỉ thai sản và trợ cấp theo quy định của luật bảo hiểm xã hội và luật lao động. Doanh nghiệp cần hướng dẫn thủ tục, hỗ trợ hồ sơ hưởng chế độ và đảm bảo quyền lợi khi người lao động nghỉ thai sản để tránh vi phạm pháp luật.
Làm sao để giải quyết tranh chấp lao động?
Tranh chấp lao động nên được giải quyết trước hết bằng thương lượng nội bộ hoặc thông qua thủ tục hòa giải, khi cần thiết thì khởi kiện tại cơ quan lao động hoặc tòa án có thẩm quyền. Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, biên bản kỷ luật và quyết định liên quan sẽ là bằng chứng quan trọng khi tiến hành giải quyết tranh chấp.
