Giới thiệu
Trong thực tế, nhiều SME mất khách hàng, chịu chi phí pháp lý gia tăng và gián đoạn vận hành chỉ vì một tranh chấp thương mại bị xử lý chậm hoặc thiếu hệ thống — nhất là các vụ việc xuyên biên giới hay phát sinh trên nền tảng số. Việc hồ sơ rời rạc, quy trình xử lý thủ công và phản ứng chậm khiến rủi ro leo thang; ngược lại, khai thác ODR và LegalTech cùng với tự động hoá tài liệu giúp chuẩn hoá bằng chứng, rút ngắn giai đoạn thương lượng và tự động kích hoạt các bước tiếp theo trong quy trình xử lý. Từ góc nhìn người phụ trách pháp chế/HR/compliance, tiếp cận thực dụng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong giải quyết tranh chấp.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chọn và so sánh phương thức (hòa giải, trọng tài, tòa án), thiết kế quy trình nội bộ, dự toán chi phí và thời hạn, cũng như lưu ý ở tranh chấp lao động và hợp đồng — đặc biệt là cách triển khai ODR, tích hợp với CLM và tự động hoá tài liệu để tối ưu hoá hiệu quả và giảm rủi ro. Những hướng dẫn thực tế và mẫu quy trình trong các phần tiếp theo được viết dành cho người triển khai muốn giải quyết nhanh, minh bạch và có cơ sở pháp lý rõ ràng.
Định nghĩa giải quyết tranh chấp
Giải quyết tranh chấp là quá trình xác định và thực hiện các biện pháp để chấm dứt mâu thuẫn pháp lý giữa các bên bằng các phương thức khác nhau (thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án hoặc ODR). Với vai trò là người phụ trách pháp lý, bạn cần hiểu not only “giải quyết tranh chấp là gì” nhưng còn mục tiêu: bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, giảm rủi ro chi phí và tổn thất thời gian, đồng thời giữ được mối quan hệ kinh doanh nếu có thể.
Các phương thức giải quyết tranh chấp: hòa giải, trọng tài, tòa án
Tổng quan ngắn gọn
Có ba phương thức chính doanh nghiệp thường sử dụng để giải quyết tranh chấp:
- Hòa giải (mediation / negotiation): Thương lượng trực tiếp hoặc thông qua bên thứ ba trung gian để đạt thỏa thuận cùng có lợi;
- Trọng tài thương mại: Tranh chấp được quyết định bởi hội đồng trọng tài, phán quyết có tính ràng buộc và thi hành được;
- Tòa án: Phù hợp khi cần thi hành quyền cưỡng chế, tiền án lệ hoặc khi một bên không chấp nhận phương thức khác.
Mỗi phương thức có chỗ dùng khác nhau, ví dụ: giải quyết tranh chấp hợp đồng quốc tế thường chọn trọng tài, còn tranh chấp nội bộ lao động ban đầu thường ưu tiên hòa giải.
Ưu nhược điểm của từng phương thức
So sánh nhanh
- Hòa giải: Nhanh, chi phí thấp, giữ được quan hệ; nhưng phụ thuộc vào thiện chí các bên và không có hiệu lực cưỡng chế nếu không thỏa thuận thành văn.
- Trọng tài thương mại: Thủ tục chuyên nghiệp, quyết định ràng buộc, thường nhanh hơn tòa án; tuy nhiên chi phí có thể cao và khả năng kháng nghị hạn chế.
- Tòa án: Bảo đảm quyền lực cưỡng chế cao, minh bạch theo thủ tục tố tụng; đổi lại thời gian và chi phí lớn hơn, ít linh hoạt.
Việc chọn phương thức nên căn cứ vào tính chất tranh chấp, giá trị tranh chấp, yêu cầu bảo mật và mục tiêu duy trì quan hệ.
Quy trình và thủ tục giải quyết tranh chấp
Các bước phổ biến
Quy trình thường bao gồm: nhận khiếu nại → thu thập chứng cứ → thương lượng nội bộ → hòa giải/ODR → trọng tài hoặc khởi kiện. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần quy trình nội bộ chuẩn để xử lý ban đầu nhằm sàng lọc và giảm thiểu tranh chấp.
Nếu lựa chọn hòa giải, bạn có thể tham khảo mẫu quy trình và thủ tục hòa giải trực tuyến để thiết kế quy trình phù hợp cho doanh nghiệp: Quy trình hòa giải trực tuyến.
Chi phí và thời hạn trong giải quyết tranh chấp
Những yếu tố ảnh hưởng
Chi phí và thời hạn thay đổi nhiều theo phương thức và độ phức tạp:
- Giải quyết bằng hòa giải: thường nhất là chi phí thấp, hoàn thành trong vài tuần đến vài tháng;
- Trọng tài: chi phí cao hơn (phí trọng tài, thù lao trọng tài, chi phí chuyên gia), thời gian vài tháng đến hơn một năm;
- Tòa án: thời hạn dài hơn do quá trình xét xử và kháng cáo, chi phí luật sư và thủ tục thường lớn.
Khi lập ngân sách cho một vụ việc, hãy tính thêm chi phí gián tiếp (mất cơ hội kinh doanh, tổn thất nhân lực). Việc định sẵn cơ chế giải quyết tranh chấp trong hợp đồng giúp dự đoán chi phí và thời hạn tốt hơn.
Giải quyết tranh chấp lao động
Đặc thù và lưu ý
Trong lĩnh vực lao động, thủ tục thường bắt đầu bằng thương lượng nội bộ, sau đó là hòa giải tại cơ quan quản lý lao động hoặc hòa giải ở cấp địa phương, trước khi đưa lên tòa án lao động nếu không thỏa thuận. Luật và thực tiễn năm 2025 vẫn nhấn mạnh vai trò hòa giải và các thủ tục hành chính trước khi khởi kiện.
Ưu tiên hòa giải tranh chấp lao động vì tiết kiệm thời gian và giữ được quan hệ lao động; tuy nhiên cần lưu ý thời hiệu, thủ tục hành chính và các quyền bảo hiểm xã hội mà người lao động có thể yêu cầu.
Giải quyết tranh chấp hợp đồng
Thực hành tốt cho doanh nghiệp
Đối với giải quyết tranh chấp hợp đồng, khuyến nghị rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng về lựa chọn phương thức và luật điều chỉnh. Ví dụ: điều khoản trọng tài thương mại, lựa chọn luật áp dụng, nơi giải quyết, và cơ chế thương lượng bắt buộc trước khi khởi kiện.
Ngoài ra, tích hợp quản lý hợp đồng (CLM) với cơ chế giải quyết trực tuyến giúp theo dõi điều kiện, thời hạn khiếu nại và tự động hóa giai đoạn thương lượng — tham khảo cách kết hợp CLM và ODR để tối ưu hoá quy trình: Hướng dẫn kết hợp CLM với ODR.
Giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR) và ứng dụng trong doanh nghiệp
Ưu thế của ODR
Giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR) là phương thức ngày càng phổ biến, đặc biệt phù hợp cho tranh chấp thương mại nhỏ và tranh chấp hợp đồng xuyên biên giới. ODR giúp giảm chi phí, rút ngắn thời gian và lưu trữ chứng cứ điện tử dễ dàng.
Nếu doanh nghiệp muốn triển khai ODR, có thể sử dụng mẫu thỏa thuận ODR để bổ sung vào hợp đồng và làm cơ sở pháp lý cho quy trình trực tuyến: Mẫu thỏa thuận ODR.
Để đạt hiệu quả, kết hợp ODR với hệ thống quản lý hợp đồng và quy trình nội bộ giúp tự động hoá giai đoạn tiền-hòa giải và theo dõi thực thi phán quyết.
Tóm gọn
Tóm lại, để chủ động giải quyết tranh chấp cho SME bạn cần nắm vững định nghĩa và mục tiêu của giải quyết tranh chấp, so sánh ưu nhược điểm của các phương thức (hòa giải, trọng tài thương mại, tòa án) và thiết kế quy trình nội bộ bao gồm bước thu thập chứng cứ, thương lượng, ODR và các bước cưỡng chế khi cần. Dự toán chi phí và thời hạn phải tính cả chi phí trực tiếp lẫn tổn thất gián tiếp; với tranh chấp lao động ưu tiên hòa giải ban đầu còn với tranh chấp hợp đồng quốc tế thường chọn trọng tài. Triển khai ODR kết hợp CLM và các giải pháp LegalTech, tự động hóa tài liệu sẽ giúp chuẩn hoá bằng chứng, rút ngắn giai đoạn thương lượng và theo dõi thi hành phán quyết — từ đó giảm rủi ro và chi phí trong giải quyết tranh chấp hợp đồng, giải quyết tranh chấp lao động và các vụ việc thương mại khác.
Nếu bạn cần tư vấn triển khai ODR, tích hợp CLM hoặc dịch vụ giải quyết tranh chấp thương mại, liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ thực tế và mẫu quy trình phù hợp với doanh nghiệp: https://tlsfirm.com/. Chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi bước của quá trình giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR), hòa giải tranh chấp và thủ tục trọng tài thương mại.
FAQs
Giải quyết tranh chấp là gì?
Giải quyết tranh chấp là quá trình xác định và thực hiện các biện pháp để chấm dứt mâu thuẫn pháp lý giữa các bên bằng các phương thức như thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án hoặc ODR. Mục tiêu là bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, giảm chi phí và thiệt hại thời gian, đồng thời giữ được quan hệ kinh doanh khi có thể.
Khi nào nên chọn trọng tài thay vì tòa án?
Nên chọn trọng tài khi tranh chấp có yếu tố thương mại quốc tế, cần quyết định ràng buộc, bảo mật và tốc độ xử lý hơn so với tòa án. Trọng tài thường phù hợp với các hợp đồng có điều khoản trọng tài trước đó và khi các bên muốn tránh công khai thủ tục tố tụng tại tòa án.
Hòa giải có bắt buộc không?
Hòa giải không luôn bắt buộc, nhưng trong nhiều trường hợp pháp luật hoặc điều khoản hợp đồng yêu cầu thử hòa giải trước khi khởi kiện. Hòa giải là phương thức tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giúp giữ mối quan hệ giữa các bên nếu đạt được thỏa thuận.
Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là bao lâu?
Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng phụ thuộc vào loại hợp đồng và quy định pháp luật liên quan; thường là 2–3 năm đối với nhiều yêu cầu dân sự tại Việt Nam nhưng cần kiểm tra cụ thể theo từng trường hợp. Khi quản lý hợp đồng bằng CLM, bạn nên theo dõi các thời hiệu này để tránh mất quyền khởi kiện.
Chi phí giải quyết tranh chấp tại tòa án bao nhiêu?
Chi phí tại tòa án thay đổi theo giá trị vụ việc, độ phức tạp và phí luật sư; ngoài phí nộp đơn còn có chi phí thu thập chứng cứ, thù lao chuyên gia và chi phí cơ hội. Khi dự toán, hãy cộng cả chi phí gián tiếp như mất khách hàng hoặc gián đoạn vận hành để có bức tranh chi phí thực tế.
