Giới thiệu
Khi khởi sự một doanh nghiệp, khối lượng giấy tờ, mẫu hợp đồng và yêu cầu tuân thủ thường biến công việc của đội pháp chế, nhân sự hay compliance thành một chuỗi nhiệm vụ lặp đi lặp lại—chậm trễ một bước có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, mất cơ hội kinh doanh hoặc chi phí phát sinh không cần thiết. Thực tế nhiều đội gặp khó ở khâu kiểm tra tên, chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hợp đồng mẫu và đồng bộ yêu cầu mã ngành, vốn, con dấu—những việc tưởng nhỏ nhưng tiêu tốn thời gian và sinh ra lỗi.
May mắn là LegalTech và hệ thống CLM giải quyết phần lớn vấn đề này bằng cách đưa vào quy trình “tự động hóa tài liệu”: chuẩn hoá mẫu hợp đồng, tự động sinh hồ sơ đăng ký, theo dõi thời hạn và đảm bảo dấu vết tuân thủ. Bài viết này sẽ cùng bạn đi qua các khía cạnh thiết yếu — từ khái niệm và lợi ích, các loại hình doanh nghiệp, thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị, chi phí & thời gian đến mã ngành, vốn điều lệ và con dấu — đồng thời chỉ ra cách công nghệ giúp rút ngắn thời gian, giảm rủi ro và triển khai hoạt động suôn sẻ khi bạn bắt đầu **thành lập công ty**.
Khái niệm và lợi ích khi thành lập công ty
Thành lập công ty là việc đăng ký pháp nhân, góp vốn và tổ chức hoạt động kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp hợp pháp. Với người phụ trách pháp lý, nhân sự hay compliance, việc hiểu rõ khái niệm giúp xác định trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp so với chủ sở hữu cá nhân.
Lợi ích chính
- Hạn chế rủi ro cá nhân: mô hình như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) giúp phân tách trách nhiệm tài chính giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu.
- Tăng độ tin cậy với đối tác, nhà đầu tư và ngân hàng — thuận lợi khi huy động vốn và ký hợp đồng.
- Quản trị chuyên nghiệp hơn: dễ xây dựng cơ chế nội bộ về nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ và compliance.
- Ưu đãi và quy trình thuế, bảo hiểm rõ ràng hơn so với kinh doanh cá thể.
Gợi ý thực tế: Nếu bạn đang cân nhắc “thành lập công ty gồm những gì”, hãy bắt đầu từ mô hình doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký và mã ngành — những yếu tố này quyết định nhiều thủ tục tiếp theo.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiện tại phổ biến là: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân và Công ty hợp danh. Mỗi loại hình có điểm mạnh, hạn chế khác nhau về trách nhiệm pháp lý, cơ chế góp vốn, chuyển nhượng cổ phần và quản trị.
So sánh nhanh
- Công ty TNHH: phù hợp khi muốn giới hạn trách nhiệm của thành viên; đơn giản hơn trong quản trị so với công ty cổ phần. (Gợi ý tra cứu: “công ty trách nhiệm hữu hạn là gì” khi chọn mô hình.)
- Công ty cổ phần: phù hợp khi có ý định huy động vốn rộng rãi, chuyển nhượng cổ phần linh hoạt.
- Doanh nghiệp tư nhân: dễ thành lập nhưng chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn.
Lưu ý về tên công ty: Quy tắc đặt tên và kiểm tra trùng tên là bước đầu trong quá trình mở công ty; một cái tên rõ ràng, phù hợp ngành nghề sẽ thuận lợi cho hoạt động thương mại. Nếu bạn đang cân nhắc “cách đặt tên công ty”, hãy kiểm tra ngay tại cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi nộp hồ sơ.
Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị
Quy trình chung để đăng ký thành lập công ty gồm các bước: kiểm tra tên, chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty, xác định mã ngành, nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (có thể làm online trên cổng đăng ký kinh doanh), và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu băn khoăn “thành lập công ty online ở đâu”, Cổng Dịch vụ công/Portal đăng ký doanh nghiệp của tỉnh/thành là nơi bắt đầu.
Hồ sơ cơ bản (thành lập công ty cần những giấy tờ gì)
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty (được soạn phù hợp với mô hình)
- Danh sách thành viên/cổ đông, CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện
- Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính
- Văn bản xác nhận vốn pháp định nếu ngành nghề yêu cầu
Chuẩn bị hợp đồng và chính sách nội bộ: Trước khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp nên có mẫu hợp đồng lao động — tham khảo mẫu hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật (NDA), hợp đồng dịch vụ cho nhà cung cấp (mẫu hợp đồng dịch vụ) và nếu cung cấp giải pháp công nghệ, hợp đồng SaaS (SaaS) cùng thỏa thuận xử lý dữ liệu để đảm bảo tuân thủ bảo vệ dữ liệu.
Mẹo cho bộ phận HR/Compliance: Chuẩn bị sẵn các mẫu trên trước khi tuyển để rút ngắn thời gian triển khai, đồng thời đảm bảo phù hợp quy định lao động và bảo mật thông tin ngay từ ngày đầu hoạt động.
Chi phí và thời gian thành lập công ty
Một câu hỏi thường gặp là “thành lập công ty mất bao lâu” — thời gian thực tế phụ thuộc vào cách làm (online hay nộp trực tiếp), đầy đủ hồ sơ và loại hình doanh nghiệp. Thông thường:
- Kiểm tra tên và nộp hồ sơ: 1–3 ngày làm việc nếu online, có thể lâu hơn khi bổ sung hồ sơ.
- Thẩm định và cấp Giấy chứng nhận: 3–7 ngày làm việc tùy Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Hoàn thiện con dấu, thông báo mẫu dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng: 1–5 ngày tiếp theo.
Chi phí phổ biến: Lệ phí hồ sơ nhà nước thường thấp; chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải cân nhắc gồm làm con dấu, dịch vụ kế toán ban đầu, chi phí tư vấn pháp lý, và chi phí công bố thông tin. Nếu muốn giảm chi phí, có lựa chọn tự làm hồ sơ (có thể coi là “thành lập công ty miễn phí” theo nghĩa không trả phí dịch vụ tư vấn), nhưng cần đầu tư nhiều thời gian và rủi ro sai sót cao hơn.
Gợi ý: Với đội ngũ nhỏ, cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn để rút ngắn thời gian và hạn chế rủi ro. Sau khi nhận giấy chứng nhận, đừng quên các bước kê khai thuế ban đầu và đăng ký bảo hiểm — phần quan trọng khi kê khai thuế cho doanh nghiệp mới.
Mã ngành, vốn điều lệ và con dấu
Mã ngành (mã nghề kinh doanh)
Mã ngành ảnh hưởng đến quyền kinh doanh, yêu cầu chứng chỉ hành nghề và điều kiện ngành. Việc chọn mã ngành đúng ngay từ đầu giúp tránh phải sửa đổi đăng ký sau này — điều này mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến giao dịch với đối tác/khách hàng.
Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là con số đăng ký trong giấy phép và thể hiện khả năng tài chính của doanh nghiệp. Lưu ý phân biệt vốn điều lệ và vốn góp thực tế (thời điểm góp vốn có thể thoả thuận trong điều lệ). Một số ngành yêu cầu vốn pháp định hoặc vốn tối thiểu; nếu bạn băn khoăn về mức cần đăng ký, hãy cân nhắc chiến lược huy động vốn và rủi ro trách nhiệm.
Con dấu và quản trị
Mặc dù doanh nghiệp tự quản lý mẫu dấu, con dấu vẫn là công cụ quan trọng trong giao dịch, ký hợp đồng và chứng thực văn bản nội bộ. Sau khi có Giấy chứng nhận, doanh nghiệp nên làm con dấu, thông báo mẫu dấu cho cơ quan có thẩm quyền (nếu cần) và chuẩn bị nội quy, ủy quyền ký kết.
Lời khuyên thực tế: Trước khi hoàn tất hồ sơ, phối hợp với bộ phận kế toán để xác định mã ngành và mức vốn phù hợp, đồng thời chuẩn bị các mẫu hợp đồng như hợp đồng lao động, NDA hoặc hợp đồng dịch vụ để hoạt động kinh doanh được triển khai trơn tru ngay sau khi đăng ký.
Tóm gọn
Tóm lại, khi muốn mở công ty và đăng ký thành lập công ty, việc hiểu rõ khái niệm, lựa chọn loại hình phù hợp và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thành lập công ty là nền tảng giúp giảm rủi ro và đẩy nhanh tiến độ kinh doanh. Thủ tục thành lập công ty bao gồm kiểm tra tên, xác định mã ngành nghề kinh doanh, lập điều lệ, nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư và hoàn tất các bước về vốn điều lệ, con dấu và kê khai thuế; chi phí thành lập công ty và thời gian xét duyệt có thể linh động tùy cách thức thực hiện. Ứng dụng LegalTech và hệ thống CLM hỗ trợ tự động hóa đăng ký, chuẩn hoá và sinh hợp đồng, theo dõi thời hạn tuân thủ và lưu dấu vết, qua đó rút ngắn thủ tục thành lập công ty, giảm sai sót và tối ưu chi phí. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc giải pháp triển khai LegalTech/CLM cho doanh nghiệp mới, tham khảo và liên hệ tại https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu.
FAQs
Thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian thường gồm kiểm tra tên và nộp hồ sơ (khoảng 1–3 ngày nếu nộp online), thẩm định và cấp Giấy chứng nhận (khoảng 3–7 ngày làm việc) và các bước hoàn thiện như làm con dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản (thêm 1–5 ngày). Thời gian thực tế thay đổi tùy tỉnh/thành, loại hình doanh nghiệp và độ chuẩn xác của hồ sơ.
Chi phí để thành lập công ty là bao nhiêu?
Lệ phí nhà nước thường không cao; chi phí thực tế bao gồm làm con dấu, dịch vụ kế toán ban đầu, tư vấn pháp lý và chi phí công bố thông tin. Nếu tự làm hồ sơ có thể tiết kiệm chi phí tư vấn nhưng sẽ tốn thời gian và có rủi ro sai sót.
Cần những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông kèm CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy tờ chứng minh trụ sở chính và văn bản xác nhận vốn pháp định nếu ngành yêu cầu. Ngoài ra doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn mẫu hợp đồng lao động, NDA và hợp đồng dịch vụ để triển khai hoạt động ngay sau khi đăng ký.
Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi thành lập?
Lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu và quy mô: Công ty TNHH phù hợp cho đội nhỏ muốn giới hạn trách nhiệm; công ty cổ phần phù hợp khi dự kiến huy động vốn rộng rãi; doanh nghiệp tư nhân dễ thành lập nhưng chủ chịu trách nhiệm vô hạn. Nên cân nhắc quản trị, cơ chế góp vốn và kế hoạch huy động vốn trước khi quyết định.
Có thể thành lập công ty online không?
Có, bạn có thể đăng ký thành lập công ty online qua Cổng Dịch vụ công/Portal đăng ký doanh nghiệp của tỉnh/thành. Hình thức online thường nhanh hơn nhưng yêu cầu hồ sơ chuẩn, file điện tử hợp lệ và theo dõi thông báo từ cơ quan đăng ký để bổ sung khi cần.
