Giới thiệu
Một cú nhầm lẫn về điều khoản giao nhận, một điều khoản dữ liệu thiếu sót hay một điều khoản thanh toán mơ hồ — chỉ một chi tiết nhỏ cũng đủ biến một thương vụ xuyên biên giới của doanh nghiệp vừa và nhỏ thành rủi ro pháp lý và tài chính lớn. Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phức tạp, Incoterms mới, quy định bảo vệ dữ liệu chặt chẽ và áp lực thanh khoản, người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance phải vừa phòng ngừa rủi ro vừa giữ nhịp cho kinh doanh. Khi soạn và rà soát hợp đồng, việc chuẩn hóa ngôn ngữ và kiểm soát điểm rủi ro là then chốt: một bản hợp đồng không rõ ràng có thể kéo theo tranh chấp, chi phí phát sinh và mất cơ hội thị trường — vì vậy hãy coi trọng từng điều khoản ngay từ đầu, đặc biệt khi soạn **hợp đồng thương mại** với đối tác nước ngoài.
Tự động hóa tài liệu giúp bạn rút ngắn thời gian soạn thảo, đồng bộ các mẫu (ví dụ DPA), gắn nhãn điều khoản liên quan đến Incoterms và kiểm tra nhanh các rủi ro dữ liệu trước khi ký. Checklist 12 mục dưới đây được thiết kế để dẫn bạn qua các bước thực tiễn: từ định nghĩa và phân loại hợp đồng, tới các điều khoản trọng yếu, hướng dẫn soạn thảo-ký kết, và cơ chế giải quyết tranh chấp & thực thi — kèm lưu ý chuyên biệt về Incoterms và rủi ro dữ liệu — nhằm giúp bạn ký kết an toàn, rõ ràng và có thể thi hành.
Định nghĩa hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là gì — là thỏa thuận giữa các bên về việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc quyền lợi kinh tế khác trong hoạt động thương mại. Trong thực tế doanh nghiệp, hợp đồng thương mại xác định quyền và nghĩa vụ của bên bán, bên mua, nhà cung cấp dịch vụ, hoặc đại lý, đồng thời làm cơ sở pháp lý để thực hiện, giám sát và xử lý rủi ro.
Ở cấp độ ứng dụng, khi hỏi “hợp đồng thương mại là gì”, bạn cần phân biệt rõ: mục tiêu hợp đồng, các bên tham gia, phạm vi giao dịch, thời hạn và điều kiện chấm dứt — những yếu tố này quyết định tính ràng buộc và hiệu quả thực thi hợp đồng.
Các loại hợp đồng thương mại phổ biến
Trong doanh nghiệp, một số loại hợp đồng thương mại thường gặp gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: quy định điều kiện giao nhận, thanh toán, bảo hành. Nếu doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu, tham khảo mẫu và điều khoản trong hợp đồng xuất nhập khẩu tại Import or Export Agreement.
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ: xác định phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng và cơ chế nghiệm thu.
- Hợp đồng thương mại quốc tế: có yếu tố xuyên biên giới về luật áp dụng, logistics, thanh toán; tham khảo hướng dẫn tại International Trade Agreement.
- Hợp đồng thương mại điện tử: điều khoản về giao dịch trực tuyến, xác thực điện tử, hoàn trả hàng.
- Hợp đồng đại lý thương mại: phân định quyền và nghĩa vụ giữa principal và agent, hoa hồng và trách nhiệm đại diện.
Về mẫu và ngôn ngữ, doanh nghiệp thường cần cả bản tiếng Việt và “hợp đồng thương mại tiếng anh” để giao dịch với đối tác nước ngoài; cân nhắc sử dụng mẫu hợp đồng thương mại mẫu phù hợp với ngành nghề và quy định hiện hành.
Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng thương mại
Những điều khoản bạn bắt buộc phải kiểm soát chặt để giảm rủi ro pháp lý:
Điều khoản thương mại cốt lõi
- Phạm vi, mô tả hàng hóa/dịch vụ và tiêu chuẩn chất lượng.
- Điều kiện thanh toán: tiền tệ, thời hạn, bảo đảm thanh toán, letter of credit nếu cần.
- Giao nhận và chuyển rủi ro: INCOTERMS, lịch trình giao hàng, chấp nhận hàng.
- Bảo hành, bảo hiểm và sửa chữa/đổi trả.
Điều khoản pháp lý và tuân thủ
- Luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp (trọng tài hay Tòa án).
- Giới hạn trách nhiệm và bồi thường thiệt hại.
- Quyền sở hữu trí tuệ và điều kiện sử dụng tài sản trí tuệ.
- Điều khoản về bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân — nếu hợp đồng liên quan đến xử lý dữ liệu, cân nhắc thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA): Data Processing Agreement, và hồ sơ đánh giá tác động khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Hồ sơ đánh giá tác động.
Lưu ý thực tiễn: điều khoản mơ hồ về thuật ngữ kỹ thuật, tiêu chí nghiệm thu hay trách nhiệm hậu mãi thường là nguồn phát sinh tranh chấp—nên định nghĩa rõ hoặc đưa vào checklist nghiệm thu cụ thể.
Hướng dẫn soạn thảo và ký kết hợp đồng thương mại
Khi soạn thảo, theo quy trình thực tế bạn nên làm theo các bước sau:
- Xác định rõ nhu cầu kinh doanh và rủi ro cần chuyển giao (ví dụ thanh toán, logistics, dữ liệu cá nhân).
- Soạn bản dự thảo chi tiết, bao gồm các điều khoản kỹ thuật, tài chính và hành chính.
- Kiểm tra tuân thủ: luật thương mại, quy định xuất nhập khẩu nếu có (tham khảo International Trade Agreement và Import or Export Agreement khi liên quan).
- Đánh giá rủi ro dữ liệu và áp dụng DPA nếu cần: Data Processing Agreement, đồng thời chuẩn bị hồ sơ đánh giá tác động khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Hồ sơ đánh giá tác động.
- Thương thảo, ghi biên bản làm rõ các điểm còn khác biệt; ưu tiên ngôn ngữ rõ ràng, tránh thuật ngữ mơ hồ.
- Ký kết: quy định rõ người có thẩm quyền, hình thức ký (bản giấy, ký số), thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
Ví dụ nhanh: nếu doanh nghiệp ký hợp đồng cung cấp dịch vụ IT cho đối tác nước ngoài, ngoài các điều khoản dịch vụ, cần thêm DPA và điều khoản chuyển giao dữ liệu để tránh vi phạm luật nước ngoài.
Giải quyết tranh chấp và thực hiện hợp đồng
Thực tế quản lý hợp đồng không chỉ là soạn thảo mà quan trọng là thực hiện và xử lý khi có phát sinh:
- Ưu tiên thương lượng nội bộ: quy định cơ chế thông báo vi phạm, thời hạn sửa chữa và quy trình phê duyệt các biện pháp khắc phục.
- Giải quyết tranh chấp; thường dùng cơ chế trọng tài thương mại (nên có thỏa thuận trọng tài rõ ràng): tham khảo mẫu Arbitration Agreement. Đối với tranh chấp có liên quan đến luật địa phương, cần cân nhắc lựa chọn luật áp dụng và nơi giải quyết phù hợp để đảm bảo khả năng thi hành phán quyết.
- Biện pháp thực thi: quy định bồi thường, phạt vi phạm, quyền chấm dứt hợp đồng và thủ tục chuyển giao tài sản hay dữ liệu khi chấm dứt.
- Giải pháp phòng ngừa: sử dụng điều khoản bảo đảm thanh toán, bảo hiểm thương mại và cơ chế giám sát thực hiện (báo cáo định kỳ, nghiệm thu rõ ràng).
Mẹo cho người làm compliance/nhân sự: lưu trữ bản hợp đồng và hồ sơ liên quan, theo dõi thời hạn cam kết và các mốc thanh toán để có thể hành động sớm khi bên kia chậm trễ—giảm khả năng phải vào thủ tục tranh chấp phức tạp.
Tóm gọn
Tóm lại, checklist 12 mục này giúp bạn rà soát toàn diện trước khi ký hợp đồng thương mại: từ việc định nghĩa và phân loại hợp đồng, kiểm soát các điều khoản trọng yếu như mô tả hàng hóa/dịch vụ, điều kiện thanh toán, giao nhận và chuyển rủi ro (Incoterms), đến bảo hiểm, bảo mật và xử lý rủi ro dữ liệu (DPA) cùng cơ chế giải quyết tranh chấp và thực thi. Áp dụng checklist và mẫu hợp đồng thương mại phù hợp (kể cả hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ hay hợp đồng thương mại điện tử) sẽ giúp SME giảm rủi ro pháp lý, tránh tranh chấp và bảo đảm khả năng thi hành. Nếu bạn cần soạn thảo, rà soát hoặc tư vấn chuyên sâu về hợp đồng thương mại quốc tế, Incoterms hoặc rủi ro dữ liệu, liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ: https://tlsfirm.com/
FAQs
Hợp đồng thương mại là gì?
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận giữa các bên nhằm trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc lợi ích kinh tế trong hoạt động thương mại, xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên. Trong thực tế thương mại, hợp đồng này thường bao gồm điều khoản về mô tả hàng hóa, giá, thanh toán, giao nhận, bảo hành và cơ chế giải quyết tranh chấp.
Hợp đồng thương mại khác gì so với hợp đồng dân sự?
Khác biệt chính là mục đích và bản chất giao dịch: hợp đồng thương mại phát sinh từ hoạt động thương mại, mang tính thương nghiệp và thường áp dụng các nguyên tắc, quy định thương mại chuyên biệt. Trong khi đó hợp đồng dân sự điều chỉnh quan hệ dân sự chung; biện pháp xử lý tranh chấp và chế tài cũng có thể khác nhau tùy theo luật áp dụng.
Những điều khoản nào là bắt buộc trong hợp đồng thương mại?
Các điều khoản trọng yếu bao gồm mô tả hàng hóa/dịch vụ, giá cả và điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận và chuyển rủi ro (ví dụ Incoterms), bảo hành, bảo hiểm, luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp. Nếu có xử lý dữ liệu cá nhân, cần bổ sung điều khoản bảo mật hoặc thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) để giảm rủi ro pháp lý.
Làm sao để soạn mẫu hợp đồng thương mại chuẩn?
Bắt đầu bằng việc xác định rõ nhu cầu kinh doanh và rủi ro cần quản lý, sau đó soạn bản dự thảo chi tiết với các điều khoản kỹ thuật, tài chính và pháp lý phù hợp. Sử dụng mẫu hợp đồng thương mại chuẩn, thêm DPA khi có xử lý dữ liệu, và rà soát tuân thủ pháp luật cùng đánh giá rủi ro trước khi ký.
Hợp đồng thương mại quốc tế áp dụng luật nào khi xảy ra tranh chấp?
Parties thường thỏa thuận luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp trong hợp đồng (ví dụ trọng tài quốc tế hoặc tòa án của một quốc gia). Khi chọn, cần cân nhắc tính khả thi của việc thi hành phán quyết hoặc phán quyết trọng tài ở các quốc gia liên quan và các quy định về chuyển giao dữ liệu nếu có yếu tố dữ liệu xuyên biên giới.
