Chi phí hợp lý là những khoản chi được phép ghi nhận vào sổ sách kế toán và được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc hiểu rõ khái niệm và điều kiện của chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế một cách hợp pháp – mà không lo bị loại khi quyết toán thuế.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí hợp lý là gì, cần đáp ứng điều kiện gì để được trừ và mẹo ghi nhận chi phí hợp lý để giảm thuế doanh nghiệp.
📌 1. Chi phí hợp lý là gì theo quy định thuế?
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, chi phí hợp lý là các khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng 3 điều kiện cơ bản sau:
- 🔹 Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
- 🔹 Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- 🔹 Được ghi nhận đúng quy định trong sổ sách kế toán
➡️ Nếu chi phí không đủ 3 yếu tố trên → không được tính vào chi phí hợp lý → làm tăng thu nhập chịu thuế → doanh nghiệp đóng thuế nhiều hơn.
📋 2. Các loại chi phí hợp lý thường được khấu trừ
- 📌 Lương, thưởng, BHXH cho nhân viên (có bảng lương + hợp đồng)
- 📌 Chi phí thuê văn phòng, điện, nước, Internet (có hợp đồng + hóa đơn VAT)
- 📌 Chi phí vận chuyển, bưu chính, logistics
- 📌 Khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- 📌 Phí dịch vụ thuê ngoài: kế toán, marketing, bảo trì
- 📌 Chi phí tiếp khách, công tác, đào tạo (có giới hạn hợp lý)
📎 **Ghi nhớ**: Hóa đơn dưới 20 triệu có thể thanh toán tiền mặt. Trên 20 triệu bắt buộc phải chuyển khoản & có chứng từ ngân hàng.
🚫 3. Những khoản chi không được coi là chi phí hợp lý
- ❌ Hóa đơn không hợp pháp (mua hóa đơn, hóa đơn nội bộ…)
- ❌ Mua hàng hóa/dịch vụ không phục vụ kinh doanh
- ❌ Chi phí cá nhân hạch toán vào doanh nghiệp (xe, du lịch, quà tặng…)
- ❌ Không có hợp đồng hoặc thanh toán bằng tiền mặt vượt mức
“Hơn 60% chi phí bị loại khi quyết toán thuế là do thiếu chứng từ hợp lệ hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh” – Tổng cục Thuế
💡 4. Mẹo ghi nhận chi phí hợp lý để giảm thuế doanh nghiệp
- 🧾 Luôn yêu cầu hóa đơn VAT + hợp đồng + phiếu chi/chuyển khoản
- 📅 Cập nhật chi phí định kỳ – không dồn cuối năm
- 🔍 Tách bạch chi phí cá nhân và doanh nghiệp
- 📁 Lưu trữ đầy đủ file scan – phòng khi quyết toán thuế
- 💬 Sử dụng dịch vụ kế toán tại TLSFirm: Đảm bảo mọi chi phí đủ điều kiện hợp lệ, tối ưu thuế TNDN hợp pháp
💬 Câu hỏi thường gặp
Chi phí tiếp khách có được tính vào chi phí hợp lý?
Có, nhưng phải trong giới hạn (15 triệu/tháng/người) và có hóa đơn hợp lệ.
Chi phí thuê ngoài không có hợp đồng có hợp lý không?
Không. Muốn ghi nhận hợp lý phải có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Mua hóa đơn để hợp thức hóa chi phí có an toàn không?
Không. Bị phát hiện → xử phạt nặng, truy thu thuế và có thể truy cứu hình sự.
✅ Kết luận
Chi phí hợp lý là yếu tố quan trọng quyết định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Ghi nhận đúng và đủ chi phí hợp lý giúp:
- Giảm thuế thu nhập doanh nghiệp
- Tối ưu dòng tiền doanh nghiệp
- Tránh rủi ro bị loại chi khi quyết toán
📞 Liên hệ TLSFirm – chúng tôi hỗ trợ:
- Soát xét chi phí kế toán – thuế
- Thiết kế hệ thống chi phí hợp lý cho startup & SMEs
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế
🔍 Từ khóa:
- hướng dẫn chi phí hợp lý
- giảm thuế doanh nghiệp năm 2025
- các khoản chi hợp lý trong doanh nghiệp
- dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp