Giới thiệu
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng mẫu hợp đồng “copy–paste” cũ, dẫn đến rủi ro về tranh chấp, sai sót trong tính lương – BHXH và đặc biệt là lỗ hổng khi xử lý dữ liệu nhân sự trong thời đại làm việc từ xa. Khi quy định thay đổi nhanh và chế tài thực thi ngày càng chặt, người phụ trách pháp chế/nhân sự cần một chiếc checklist thực tế, dễ áp dụng và bảo đảm tuân thủ **luật lao động** cùng các quy định liên quan.
Trong bối cảnh đó, việc áp dụng tự động hóa tài liệu không chỉ giúp chuẩn hóa điều khoản bắt buộc, tối ưu hóa quy trình thử việc – chấm dứt – trả lương mà còn tạo điều kiện để tích hợp DPA (Data Processing Agreement) một cách nhất quán vào hợp đồng. Bài viết này sẽ dẫn bạn qua tổng quan pháp lý, quyền và nghĩa vụ người lao động, các quy định bắt buộc trong hợp đồng, chế độ tiền lương và nghỉ phép, quy trình giải quyết tranh chấp, cùng checklist tối ưu và hướng dẫn tích hợp DPA vào mẫu hợp đồng 2025.
Tổng quan về Luật Lao Động
Luật lao động điều chỉnh quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác định quyền, nghĩa vụ và các chế độ bảo vệ cần thiết. Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp nên theo dõi bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn để cập nhật đúng quy định (ví dụ: luật lao động 2019 và các sửa đổi gần nhất). Hệ thống pháp luật lao động cũng liên đới chặt chẽ với luật bảo hiểm xã hội và chính sách về tiền lương tối thiểu vùng, do đó khi xây dựng chính sách nội bộ cần nhìn toàn diện.
Những điểm cần lưu ý
- Phạm vi áp dụng: mọi hợp đồng lao động, kể cả lao động thời vụ và chính thức.
- Nguyên tắc: bảo vệ quyền lợi người lao động trong khi vẫn đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp.
- Cập nhật: kiểm tra văn bản mới (luật lao động mới nhất, các thông tư hướng dẫn).
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Người lao động có các quyền cơ bản như được trả lương công bằng, được hưởng chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động, và được khiếu nại khi quyền lợi bị xâm phạm. Đồng thời, người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy doanh nghiệp và bảo mật thông tin nội bộ.
Ví dụ: Khi người lao động làm việc đủ điều kiện đóng BHXH thì doanh nghiệp phải thực hiện đóng theo quy định của luật bảo hiểm xã hội; nếu không, người lao động có thể khiếu nại để được giải quyết.
Điểm kiểm tra cho phòng nhân sự
- Đảm bảo hồ sơ đóng BHXH đầy đủ và đúng hạn.
- Xác định rõ quy định về nghỉ ốm, thai sản và các trợ cấp liên quan.
- Ghi nhận và lưu trữ đơn từ khiếu nại, xử lý theo quy trình nội bộ.
Quy định về hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý quan trọng, xác định loại hợp đồng, thời hạn, công việc, địa điểm và mức lương. Doanh nghiệp cần soạn thảo rõ ràng các điều khoản về thử việc, thời hạn hợp đồng, trách nhiệm và các điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Điều khoản bắt buộc
- Thông tin bên sử dụng và bên lao động.
- Loại hợp đồng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, mùa vụ).
- Mô tả công việc, nơi làm việc, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi.
- Mức lương, hình thức trả lương và ngày trả lương.
Để tiện soạn thảo, bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng chuẩn: Mẫu hợp đồng lao động. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng cần có thỏa thuận rõ ràng để tránh tranh chấp, xem thêm: Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu doanh nghiệp áp dụng điều khoản ràng buộc cạnh tranh, nên dùng mẫu chuẩn và đảm bảo bồi thường hợp lý: Thỏa thuận không cạnh tranh.
Mẹo thực tế
- Kiểm tra tính hợp pháp của các điều khoản về thử việc và chấm dứt theo quy định của bộ luật lao động.
- Lưu trữ bản giấy và bản điện tử để dễ tra soát khi cần (dùng cho kiểm toán nội bộ hoặc tranh chấp).
Chế độ tiền lương, làm thêm giờ và nghỉ phép
Tiền lương phải đảm bảo tối thiểu theo quy định (tham chiếu tiền lương tối thiểu vùng) và trả đúng kỳ hạn. Làm thêm giờ phải được trả theo hệ số quy định và có giới hạn về thời gian làm thêm. Các chế độ nghỉ phép (năm, ốm, thai sản) và trợ cấp người lao động hưởng phải tuân thủ luật hiện hành.
Điểm cần kiểm soát
- Xác định mức lương tối thiểu áp dụng theo khu vực và ngành.
- Quy định rõ phương pháp tính lương làm thêm giờ và trả lương ca đêm.
- Quy trình phê duyệt làm thêm và lưu chứng từ chấm công.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu quy định nội bộ về tính và trả lương để chuẩn hóa thủ tục: Quy định tính và trả lương. Việc minh bạch về lương giúp hạn chế khiếu nại và tạo niềm tin cho nhân sự.
Quy trình giải quyết tranh chấp lao động
Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp và người lao động nên ưu tiên giải quyết nội bộ qua đối thoại và hòa giải. Nếu không thành, hai bên có thể yêu cầu hòa giải tại Ủy ban hoặc Trung tâm Hòa giải lao động, sau đó là thủ tục khởi kiện tại Tòa án. Quy trình tuân thủ đúng trình tự giúp giảm rủi ro và chi phí pháp lý.
Các bước cơ bản
- Bước 1: Tiếp nhận khiếu nại nội bộ, lập biên bản và mời hai bên đối thoại.
- Bước 2: Hòa giải tại cơ quan lao động cấp quận/huyện hoặc trung tâm tư vấn lao động.
- Bước 3: Nếu hòa giải không thành, nộp đơn khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền.
Lưu ý: Trong quá trình giải quyết, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ chấm công, hợp đồng lao động và bằng chứng liên quan (mức lương, quyết định kỷ luật) để chứng minh hành vi tuân thủ bộ luật lao động. TLS Firm cung cấp dịch vụ như tư vấn pháp luật lao động, dịch vụ soạn thảo hợp đồng lao động và hỗ trợ quy trình giải quyết tranh chấp lao động nếu cần.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết nhấn mạnh các điểm then chốt khi soạn mẫu hợp đồng lao động 2025: cập nhật theo bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn liên quan, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của người lao động, ghi rõ các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng lao động (loại hợp đồng, mô tả công việc, mức lương, thời giờ làm việc), quy định chế độ tiền lương, làm thêm giờ và nghỉ phép theo tiền lương tối thiểu vùng và luật bảo hiểm xã hội, đồng thời xây dựng quy trình giải quyết tranh chấp lao động và lưu trữ hồ sơ liên quan.
Ứng dụng tự động hóa tài liệu và tích hợp DPA (Data Processing Agreement) vào mẫu hợp đồng giúp doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa điều khoản bảo mật dữ liệu nhân sự khi làm việc từ xa, giảm rủi ro pháp lý và thuận tiện cho việc áp dụng mẫu hợp đồng lao động mới nhất. Để được hỗ trợ soạn thảo, rà soát điều khoản hay tư vấn quy trình giải quyết tranh chấp lao động, liên hệ TLS Firm để nhận giải pháp pháp lý toàn diện: https://tlsfirm.com/
FAQs
Luật lao động quy định về thời giờ làm việc như thế nào?
Theo luật lao động, thời giờ làm việc tiêu chuẩn thường là 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần, trừ trường hợp có quy định khác cho ngành, nghề hoặc thỏa thuận tập thể. Thời giờ làm thêm phải có sự thỏa thuận và được trả lương theo hệ số quy định; doanh nghiệp cần tuân thủ giới hạn làm thêm tối đa theo pháp luật.
Người lao động có quyền hưởng bao nhiêu ngày nghỉ phép năm?
Số ngày nghỉ phép năm được quy định dựa trên điều kiện làm việc và thâm niên, thông thường là 12 ngày làm việc/năm đối với người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường. Một số trường hợp đặc thù (làm việc nặng nhọc, độc hại) có thể được hưởng số ngày nghỉ nhiều hơn theo quy định.
Khi nào hợp đồng lao động được coi là vô hiệu?
Hợp đồng lao động có thể bị coi là vô hiệu khi nội dung vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc khi một bên không đủ năng lực ký kết hợp đồng. Trong trường hợp vô hiệu, các bên phải khôi phục tình trạng ban đầu và có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng không?
Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp được luật quy định (ví dụ vi phạm kỷ luật nghiêm trọng, không hoàn thành nhiệm vụ) và phải tuân thủ quy trình, thông báo và bồi thường (nếu có). Chấm dứt trái quy định có thể dẫn tới khiếu nại, buộc tái hòa nhập hoặc bồi thường cho người lao động.
Thủ tục khi bị sa thải trái luật?
Nếu người lao động cho rằng mình bị sa thải trái luật, cần thu thập bằng chứng (hợp đồng, quyết định sa thải, hồ sơ chấm công) và gửi khiếu nại nội bộ hoặc yêu cầu hòa giải tại cơ quan lao động. Nếu hòa giải không thành, người lao động có thể khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu bồi thường hoặc khôi phục quyền lợi.
