Giới thiệu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đối mặt với chuỗi tranh chấp lao động kéo dài vì hợp đồng sơ sài, quy trình xử lý vụ việc thiếu chuẩn hóa và cảnh báo trễ — gây tổn thất thời gian, chi phí và uy tín. Điều này đặc biệt đau đầu với người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance. LegalTech đang mở ra lối đi khác: tự động hóa soạn thảo và lưu trữ tài liệu, hệ thống cảnh báo sớm và giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR) giúp biến việc phòng ngừa tranh chấp từ phản ứng thành chủ động.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xây dựng một hệ thống nội bộ thực tế: từ định nghĩa và phân loại, nội dung bắt buộc, quyền‑nghĩa vụ của các bên, đến thủ tục chấm dứt — đồng thời chỉ ra các thiết lập ODR, cơ chế cảnh báo tự động và 7 mẫu cần có (từ mẫu hợp đồng lao động chuẩn đến biên bản xử lý kỷ luật và thỏa thuận chấm dứt) để bạn có thể triển khai ngay trong doanh nghiệp.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, trong đó người lao động thực hiện công việc theo sự điều hành của người sử dụng lao động và được trả công. Về mặt pháp lý, đây là căn cứ xác lập quan hệ lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên theo luật lao động Việt Nam.
Trong thực tế quản trị nhân sự, khi nhắc đến “hợp đồng lao động” thường bao gồm cả các nội dung về vị trí công việc, thời hạn, tiền lương, thời gian làm việc, chế độ bảo hiểm và các điều khoản bảo mật hay xử lý dữ liệu cá nhân.
Ví dụ: một phòng nhân sự có thể lưu trữ “mẫu hợp đồng lao động” để đảm bảo ngôn ngữ chuẩn mực, nhưng vẫn cần hiệu chỉnh cho phù hợp với vị trí, thời hạn và chế độ thù lao của từng nhân viên.
Các loại hợp đồng lao động (có thời hạn, không xác định, mùa vụ)
Phân loại chính
- Hợp đồng lao động có thời hạn: xác định rõ thời hạn (ví dụ 12 tháng). Phù hợp cho công việc dự án hoặc khi doanh nghiệp cần linh hoạt về nhân sự.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời gian chấm dứt, thường dùng cho vị trí lâu dài, nhân sự chủ chốt.
- Hợp đồng mùa vụ/thời vụ: cho công việc mang tính thời vụ, có tính chất chu kỳ (ví dụ thu hoạch, sự kiện), thường có thời hạn ngắn hơn 12 tháng.
Thử việc
Thời gian thử việc thường được ghi trong hợp đồng hoặc thỏa thuận kèm theo. Khái niệm “hợp đồng lao động thử việc” hay “hợp đồng thử việc” thường hiểu là hợp đồng có điều khoản thử việc; lưu ý thủ tục, trả lương và quyền lợi trong giai đoạn thử việc phải tuân thủ quy định hiện hành.
Lựa chọn loại hợp đồng ảnh hưởng tới các nghĩa vụ như đóng bảo hiểm xã hội, quy định chấm dứt và trợ cấp thôi việc — do đó phòng nhân sự và bộ phận pháp chế cần cân nhắc khi soạn thảo mẫu hợp đồng lao động cho từng trường hợp.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Các mục tối thiểu phải có
- Thông tin các bên: tên, địa chỉ, người đại diện nếu có.
- Địa điểm, công việc: mô tả chức danh, nhiệm vụ, nơi làm việc.
- Thời hạn hợp đồng: ngày bắt đầu và nếu có thời hạn thì ngày kết thúc.
- Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi.
- Tiền lương và phụ cấp: cơ chế trả lương, thời điểm thanh toán.
- Bảo hiểm xã hội: chế độ đóng, trách nhiệm báo giảm, tăng.
- Quy định về bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân: điều khoản về bảo mật thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh và xử lý dữ liệu. Nếu công ty xử lý dữ liệu cá nhân, cân nhắc bổ sung hoặc tham chiếu đến hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA).
Lưu ý soạn thảo: Các điều khoản phải rõ ràng, tránh ngôn ngữ mơ hồ về trách nhiệm và cơ chế khen thưởng/kỷ luật. Phòng pháp chế có thể tham khảo các điều khoản bảo mật tiêu chuẩn hoặc mẫu thỏa thuận không tiết lộ để bảo vệ thông tin nhạy cảm: Mẫu thỏa thuận bảo mật.
Quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng lao động
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
- Thực hiện công việc theo mô tả; tuân thủ nội quy, quy trình an toàn.
- Nhận đủ lương, phụ cấp và chế độ bảo hiểm theo hợp đồng và pháp luật.
- Bảo mật thông tin doanh nghiệp và dữ liệu khách hàng trong phạm vi được giao.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động
- Tạo điều kiện làm việc an toàn, trả lương đúng hạn và đóng bảo hiểm đầy đủ.
- Đào tạo, đánh giá, điều động theo hợp đồng—nhưng phải có cơ sở pháp lý và thông báo hợp lý khi thay đổi điều kiện làm việc.
- Áp dụng kỷ luật lao động khi cần và lập biên bản xử lý kỷ luật đầy đủ, minh bạch.
Ví dụ thực tế: khi nhân viên vi phạm quy tắc bảo mật, doanh nghiệp cần căn cứ hợp đồng và nội quy để xử lý kỷ luật, đồng thời xem xét thủ tục ghi nhận bằng văn bản để tránh tranh chấp sau này.
Chấm dứt hợp đồng lao động và các thủ tục liên quan
Các căn cứ chấm dứt
Hợp đồng lao động có thể chấm dứt theo thỏa thuận, hết hạn, đơn phương chấm dứt vì lý do của một bên, nghỉ hưu, hoặc do kỷ luật. Trong nhiều trường hợp, hai bên chọn giải pháp thương lượng, soạn thỏa thuận chấm dứt/settlement agreement để kết thúc quan hệ lao động một cách êm thấm.
Thủ tục cần thiết
- Thông báo chấm dứt theo quy định về thời hạn thông báo.
- Thanh toán tiền lương, các khoản trợ cấp và đóng bảo hiểm đến ngày chấm dứt.
- Lập biên bản xác nhận bàn giao công việc và tài sản.
- Lưu hồ sơ chấm dứt và các văn bản liên quan để phục vụ giải quyết khi có tranh chấp.
Giải quyết tranh chấp
Nếu có tranh chấp hợp đồng lao động, hai bên có thể thương lượng, sử dụng hòa giải nội bộ hoặc lựa chọn phương án pháp lý. Trường hợp chọn trọng tài, doanh nghiệp nên cân nhắc đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng hoặc tham khảo mẫu thỏa thuận trọng tài: thỏa thuận trọng tài.
Gợi ý thực hành: trước khi khởi kiện, xem xét dùng thỏa thuận chấm dứt hoặc hòa giải để tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết trình bày khái niệm và phân loại hợp đồng lao động (hợp đồng lao động có thời hạn, không xác định và mùa vụ), các nội dung bắt buộc khi soạn thảo, quyền‑nghĩa vụ của các bên và quy trình chấm dứt; đồng thời chỉ rõ các biện pháp thực hành để phòng ngừa tranh chấp như mẫu hợp đồng lao động chuẩn 2025, biên bản xử lý kỷ luật và thỏa thuận chấm dứt. Về mặt công nghệ, đề xuất triển khai LegalTech gồm hệ thống cảnh báo tự động, lưu trữ mẫu hợp đồng tiêu chuẩn và ODR (giải quyết tranh chấp trực tuyến) để giảm thời gian, chi phí và rủi ro của tranh chấp hợp đồng lao động. Áp dụng những mẫu và quy trình này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản trị nhân sự, tuân thủ quy định về bảo hiểm xã hội và giảm nguy cơ tranh chấp. Cần hỗ trợ triển khai hoặc tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ TLS Firm: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác lập mối quan hệ lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên theo luật lao động Việt Nam. Văn bản này thường ghi rõ vị trí công việc, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc và các điều khoản bảo mật hoặc xử lý dữ liệu cá nhân.
Khi nào phải ký hợp đồng lao động?
Khi bắt đầu quan hệ lao động doanh nghiệp và người lao động nên ký hợp đồng lao động bằng văn bản để xác lập quyền và nghĩa vụ. Việc ký hợp đồng giúp bảo vệ cả hai bên khi có thay đổi công việc, chế độ lương hoặc khi phát sinh tranh chấp hợp đồng lao động.
Hợp đồng lao động có thời hạn tối đa bao lâu?
Theo quy định phổ biến, hợp đồng lao động có thời hạn (hợp đồng lao động có thời hạn) thường không vượt quá 36 tháng trong nhiều trường hợp; một số ngành hoặc trường hợp đặc thù có thể có quy định khác. Khi soạn thảo, phòng nhân sự và pháp chế cần lưu ý quy định hiện hành để tránh rủi ro về tính hiệu lực của hợp đồng.
Làm thế nào để chấm dứt hợp đồng lao động?
Hợp đồng lao động có thể chấm dứt theo thỏa thuận, hết hạn, đơn phương chấm dứt với thông báo theo quy định, vì lý do kỷ luật hoặc nghỉ hưu. Thực hiện đầy đủ thủ tục gồm thông báo, thanh toán tiền lương và trợ cấp, lập biên bản bàn giao và nếu cần cân nhắc thỏa thuận chấm dứt (settlement agreement) hoặc hòa giải để giảm rủi ro tranh chấp.
Người lao động được bồi thường khi bị chấm dứt hợp đồng trái pháp luật không?
Có, người lao động có thể được yêu cầu bồi thường, phục hồi quyền lợi hoặc hưởng các khoản trợ cấp theo quy định pháp luật nếu hợp đồng bị chấm dứt trái pháp luật. Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ, lý do chấm dứt và thủ tục áp dụng để xác định nghĩa vụ bồi thường và tránh rủi ro truy cứu trách nhiệm.
