Giới thiệu
Một sai sót nhỏ trong điều khoản bảo mật hoặc thiếu thỏa thuận xử lý dữ liệu có thể biến việc tuyển dụng và quản lý nhân sự thành nguồn rủi ro pháp lý — từ khiếu nại về xâm phạm dữ liệu, phạt hành chính đến gián đoạn khi luân chuyển nhân sự xuyên biên giới. Trong bối cảnh làm việc từ xa, hệ thống HR trên cloud và gia tăng kiểm soát của cơ quan quản lý, việc nhận diện và bịt các “lỗ hổng” dữ liệu trở thành ưu tiên hàng đầu cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance.
Giải pháp hiệu quả không chỉ là soạn điều khoản chặt chẽ mà còn là cách tổ chức soạn thảo: tự động hóa tài liệu giúp đảm bảo tính nhất quán, nhắc bổ sung DPA/DPIA khi cần và rút ngắn quy trình phê duyệt. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua các nội dung thiết yếu — từ định nghĩa, các loại và nội dung bắt buộc, quyền‑nghĩa vụ, thủ tục ký/sửa đổi, chấm dứt đến bộ mẫu tham khảo (kể cả DPA và hồ sơ đánh giá tác động) — để bạn có thể xây dựng một nền tảng pháp lý vững chắc cho hợp đồng lao động.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là gì: đây là thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động.
Trong thực tế quản trị nhân sự, hiểu rõ bản chất của hợp đồng lao động giúp bộ phận pháp chế, nhân sự và compliance xác định đúng quyền lợi, nghĩa vụ và rủi ro pháp lý liên quan.
Các loại hợp đồng lao động
Các loại hợp đồng phổ biến bao gồm:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: ký trong một khoảng thời gian cố định, phù hợp cho công việc có thời hạn xác định.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không giới hạn thời gian, thường dùng khi cần mối quan hệ lâu dài.
- Hợp đồng thử việc (một dạng hợp đồng tạm thời): dùng để đánh giá năng lực trước khi ký hợp đồng chính thức.
Một số từ khóa tìm kiếm hữu ích cho nhân sự: mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng lao động thử việc mẫu, hợp đồng lao động tiếng anh. Khi xây dựng chính sách, cân nhắc lựa chọn loại hợp đồng phù hợp với chiến lược nhân sự và chi phí tuyển dụng.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động đầy đủ cần có các nội dung tối thiểu sau:
- Thông tin các bên (tên, địa chỉ, đại diện).
- Vị trí, mô tả công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn hợp đồng (nếu có) và thời gian thử việc.
- Mức lương, phụ cấp, phương thức và chu kỳ trả lương.
- Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, và các điều kiện lao động (đảm bảo an toàn và sức khỏe).
- Chế độ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và các quyền lợi khác.
- Cam kết bảo mật, sở hữu trí tuệ và các nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng.
- Điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân và xử lý thông tin người lao động.
Gợi ý tài liệu tham khảo liên quan tới dữ liệu và bảo mật: nên tham chiếu hoặc bổ sung chính sách bảo mật và, khi tổ chức xử lý dữ liệu nhân sự, cân nhắc thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) theo mẫu tại Data Processing Agreement. Nếu có luân chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, hồ sơ đánh giá tác động cần được lưu trữ theo tham chiếu tại đánh giá chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Cần nêu rõ quyền và nghĩa vụ để hạn chế tranh chấp và đảm bảo vận hành doanh nghiệp:
- Người lao động: quyền được trả lương, được hưởng chế độ BHXH, an toàn lao động, nghỉ phép; nghĩa vụ thực hiện công việc, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin và bàn giao tài sản khi kết thúc công việc.
- Người sử dụng lao động: nghĩa vụ trả lương đúng hạn, bảo đảm điều kiện lao động, cung cấp đào tạo cần thiết, đóng bảo hiểm và không phân biệt đối xử; quyền quản lý, đánh giá, kỷ luật theo quy định pháp luật.
Lưu ý thực tế: các điều khoản bảo mật, không cạnh tranh hoặc về quyền sở hữu trí tuệ nên được soạn kỹ hoặc tách ra bằng thỏa thuận bảo mật (NDA) để bảo vệ bí mật doanh nghiệp một cách rõ ràng và có thể thi hành được.
Thủ tục ký kết và sửa đổi hợp đồng lao động
Theo quy định, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản trừ một số trường hợp luật cho phép. Các bước cơ bản:
- Soạn thảo hợp đồng dựa trên mẫu chuẩn, đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc.
- Thương lượng và ký kết: cả hai bên ký, lưu bản chính và phát bản sao cho người lao động.
- Đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý (nếu có yêu cầu ngành nghề đặc thù).
Việc sửa đổi hợp đồng phải có sự đồng ý của cả hai bên và nên được làm bằng văn bản bổ sung. Trong thực tế nhân sự, mọi thay đổi về mức lương, chức danh, thời hạn hợp đồng cần có phụ lục rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.
Chấm dứt hợp đồng lao động
Chấm dứt hợp đồng lao động có nhiều hình thức: hết hạn hợp đồng xác định thời hạn, đơn phương chấm dứt (đơn phương của người lao động hoặc người sử dụng lao động), thỏa thuận chấm dứt, sa thải kỷ luật hoặc do tái cơ cấu, phá sản.
Thủ tục cần lưu ý
- Thông báo/đơn từ và tuân thủ thời hạn báo trước theo luật hoặc theo hợp đồng.
- Thanh toán tiền lương, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm (nếu có) và các khoản liên quan.
- Cấp giấy tờ liên quan như sổ bảo hiểm, giấy xác nhận thời gian làm việc và giải quyết các quyền lợi bảo hiểm xã hội.
Ví dụ thực tế: Khi chấm dứt do người lao động đơn phương, cần kiểm tra điều kiện về báo trước để xác định người lao động có phải bồi thường hay không; khi sa thải kỷ luật, doanh nghiệp cần lưu hồ sơ vi phạm và tuân thủ quy trình kỷ luật để tránh rủi ro khi tranh chấp lao động.
Mẫu hợp đồng và biểu mẫu tham khảo
Để triển khai nhanh, bạn có thể căn cứ các mẫu và thỏa thuận chuẩn, sau đó hiệu chỉnh theo thực tế doanh nghiệp:
- Mẫu thỏa thuận bảo mật nhân viên (NDA): Xem mẫu NDA.
- Chính sách bảo mật và quy định xử lý dữ liệu cá nhân: Chính sách bảo mật.
- Mẫu thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) khi sử dụng nhà cung cấp dịch vụ nhân sự hoặc lưu trữ: Xem DPA.
- Hồ sơ đánh giá tác động khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: Tham chiếu biểu mẫu.
Gợi ý áp dụng: luôn cân nhắc việc xây dựng mẫu hợp đồng lao động chuẩn cho từng loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc) và quy trình phê duyệt nội bộ để đảm bảo tuân thủ về mặt pháp lý và vận hành.
Tóm gọn
Tóm lại, để xây dựng thỏa thuận bảo mật và quy định xử lý dữ liệu nhân sự hiệu quả trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần nắm vững định nghĩa và các loại hợp đồng lao động (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc), đảm bảo nội dung bắt buộc (thông tin các bên, mô tả công việc, lương, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm, điều khoản bảo mật và xử lý dữ liệu), đồng thời quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Bên cạnh đó, cần quy định thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng rõ ràng, bổ sung DPA khi sử dụng nhà cung cấp dịch vụ và lưu trữ hồ sơ DPIA khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài; sử dụng mẫu hợp đồng lao động và mẫu DPA/DPIA chuẩn sẽ rút ngắn quy trình và giảm rủi ro. Áp dụng tự động hóa tài liệu và quy trình phê duyệt giúp duy trì tính nhất quán và tuân thủ về mặt pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng, thỏa thuận bảo mật, DPA/DPIA hoặc bộ mẫu cho phòng HR, hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn chi tiết: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động. Hiểu rõ bản chất hợp đồng giúp xác định quyền lợi, nghĩa vụ và rủi ro pháp lý liên quan, bao gồm cả các điều khoản bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân.
Những nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động?
Hợp đồng lao động cần có tối thiểu thông tin các bên, vị trí và mô tả công việc, thời hạn (nếu có), mức lương, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm và các điều khoản về bảo mật, sở hữu trí tuệ, cũng như điều khoản xử lý dữ liệu cá nhân. Khi tổ chức xử lý dữ liệu nhân sự, doanh nghiệp nên tham chiếu hoặc bổ sung DPA và lưu hồ sơ DPIA khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
Làm sao để chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật?
Chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ hình thức và thời hạn báo trước theo luật hoặc thỏa thuận, thực hiện thanh toán các khoản lương, trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm (nếu có) và cấp giấy tờ liên quan như sổ bảo hiểm. Trong trường hợp sa thải kỷ luật hoặc đơn phương, doanh nghiệp cần lưu hồ sơ, tuân thủ quy trình kỷ luật và căn cứ pháp luật để giảm rủi ro tranh chấp.
Khi nào người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc khi đáp ứng điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm và chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật (ví dụ do doanh nghiệp đơn phương chấm dứt không vì lý do kỷ luật hoặc do tái cơ cấu). Trợ cấp thất nghiệp được hưởng khi người lao động mất việc và đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ điều kiện theo quy định; thủ tục, giấy tờ và thời hạn nộp hồ sơ cần được hướng dẫn cụ thể bởi phòng nhân sự hoặc cơ quan bảo hiểm.
Có cần đăng ký hợp đồng lao động với cơ quan nào không?
Thông thường hợp đồng lao động được lập thành văn bản và lưu tại doanh nghiệp; một số ngành nghề hoặc trường hợp đặc thù có thể yêu cầu đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý chuyên ngành. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định ngành nghề hoặc yêu cầu pháp lý cụ thể để thực hiện đăng ký, đồng thời lưu trữ hồ sơ hợp đồng và các thỏa thuận liên quan như NDA/DPA để phục vụ kiểm tra tuân thủ.
