Giới thiệu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn bị vướng bởi chi phí không lường trước, lựa chọn mô hình không phù hợp và một rừng hồ sơ rườm rà — những vấn đề có thể khiến việc thành lập công ty kéo dài, tốn kém và tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Đối với người đảm nhiệm pháp chế, nhân sự hay compliance, việc cân đo đong đếm vốn, chọn mã ngành, chuẩn hóa điều lệ và quản lý con dấu thường là những ưu tiên hàng đầu nhưng lại tốn nhiều thời gian.
May mắn là tự động hóa tài liệu — từ bộ mẫu hồ sơ, biểu mẫu đăng ký đến checklist pháp lý — giúp rút ngắn vòng lặp soạn thảo, giảm lỗi và minh bạch chi phí. Bài viết này sẽ hướng dẫn thực tế: từ khái niệm và lợi ích, lựa chọn các loại hình doanh nghiệp, thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị, ước tính chi phí và thời gian, đến các quyết định quan trọng như mã ngành, vốn điều lệ và con dấu — để bạn có một lộ trình rõ ràng khi triển khai.
Khái niệm và lợi ích khi thành lập công ty
Thành lập công ty là quá trình đăng ký một thực thể thương mại hợp pháp để hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc thành lập công ty mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và người quản lý.
Ưu điểm chính bao gồm:
- Trách nhiệm hữu hạn: Các loại hình như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) giúp giới hạn rủi ro tài chính cho chủ sở hữu.
- Tăng uy tín và cơ hội hợp tác: Doanh nghiệp có pháp nhân dễ dàng ký hợp đồng, tiếp cận nhà đầu tư và khách hàng lớn hơn.
- Thuận lợi về thuế và huy động vốn: Có thể lựa chọn cơ cấu thuế phù hợp và phát hành vốn (vốn góp, cổ phần, hoặc các công cụ như convertible loan nếu phù hợp).
- Tiếp tục hoạt động: Doanh nghiệp có khả năng tồn tại độc lập với thay đổi nhân sự.
Ví dụ: một nhóm khởi nghiệp muốn mở rộng quy mô thường chọn thành lập công ty để thuận tiện trong việc ký hợp đồng, tuyển nhân sự và huy động vốn.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Khi quyết định mở công ty, cần chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh và cơ cấu sở hữu.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ và vừa; chia làm TNHH một thành viên và TNHH hai thành viên trở lên. (Tham khảo: công ty trách nhiệm hữu hạn là gì — TNHH giới hạn trách nhiệm của chủ sở hữu.)
- Công ty cổ phần: Phù hợp nếu dự định huy động vốn từ nhiều cổ đông, phát hành cổ phần.
- Doanh nghiệp tư nhân: Dành cho cá nhân kinh doanh, chịu trách nhiệm vô hạn về khoản nợ của doanh nghiệp.
- Công ty hợp danh: Thường dành cho các đối tác có nhu cầu quản lý chặt chẽ và chịu trách nhiệm liên đới.
Mỗi loại hình có tác động khác nhau đến quản trị, báo cáo, vốn điều lệ và khả năng huy động vốn — vì vậy lựa chọn ban đầu ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phát triển.
Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị
Thủ tục thành lập công ty thường bao gồm các bước chính: tra cứu tên, xác định loại hình, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đăng ký và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu bạn tự làm hoặc uỷ quyền cho đơn vị dịch vụ, cần nắm rõ các giấy tờ bắt buộc.
Hồ sơ cơ bản
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
- Điều lệ công ty (charter) và danh sách thành viên/cổ đông.
- Giấy tờ cá nhân của chủ sở hữu, thành viên, người đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Xác định địa chỉ trụ sở chính và hợp đồng thuê/mượn (nếu có).
- Chứng minh năng lực chuyên môn cho ngành nghề có điều kiện (nếu áp dụng).
Nếu bạn đang tìm câu trả lời cho “thành lập công ty gồm những gì” hay “thành lập công ty cần những giấy tờ gì“, danh sách trên là điểm khởi đầu. Để nộp hồ sơ bạn có thể làm trực tuyến thông qua cổng đăng ký hoặc sử dụng biểu mẫu giấy. Xem mẫu Đơn đăng ký thành lập để chuẩn bị đầy đủ thông tin.
Lưu ý khi thuê dịch vụ pháp lý: Nếu muốn ủy quyền soạn thảo hợp đồng, điều lệ hoặc xin tư vấn, bạn nên ký hợp đồng dịch vụ rõ phạm vi và trách nhiệm. Tham khảo mẫu hợp đồng tư vấn tại Hợp đồng dịch vụ tư vấn hoặc Service Agreement để biết nội dung cần quy định.
Chi phí và thời gian thành lập công ty
Chi phí và thời gian là hai yếu tố doanh nghiệp quan tâm khi đăng ký thành lập công ty.
Chi phí phổ biến
- Lệ phí nhà nước (nộp khi nộp hồ sơ hoặc theo quy định hiện hành).
- Chi phí công chứng hoặc chứng thực (nếu cần).
- Phí dịch vụ kế toán/luật sư nếu thuê ngoài.
- Phí đăng ký mã số thuế, in con dấu, và các chi phí phụ trợ (mã vạch, biển hiệu…).
Lưu ý: Không tồn tại khái niệm “thành lập công ty miễn phí” hoàn toàn — ngay cả khi tự làm, bạn vẫn phải chịu lệ phí nhà nước và một số chi phí phát sinh.
Thời gian dự kiến
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông thường dao động từ vài ngày làm việc đến 1–2 tuần, phụ thuộc vào độ đầy đủ của hồ sơ và thời gian xử lý của cơ quan đăng ký. Nếu cần thay đổi bổ sung hồ sơ, thời gian sẽ kéo dài hơn. Vì vậy nhiều doanh nghiệp hỏi “thành lập công ty mất bao lâu” — đáp án thường là 3–10 ngày làm việc trong điều kiện hồ sơ hợp lệ.
Mã ngành, vốn điều lệ và con dấu
Ba yếu tố quan trọng khác cần quyết định khi thành lập công ty là mã ngành nghề, vốn điều lệ và con dấu.
Mã ngành nghề
Chọn mã ngành (theo mã ngành thống kê/NGCN) giúp xác định lĩnh vực hoạt động và các điều kiện pháp lý kèm theo (ví dụ ngành nghề có điều kiện). Việc kê khai mã ngành đúng có ảnh hưởng tới giấy phép chuyên ngành, kê khai thuế cho doanh nghiệp mới và báo cáo thống kê.
Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là cam kết vốn của chủ sở hữu/cổ đông. Mức vốn ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ (ví dụ một số ngành quy định vốn tối thiểu). Nếu doanh nghiệp huy động vốn qua các công cụ như trái phiếu chuyển đổi hoặc convertible loan trong giai đoạn khởi nghiệp, cần cân nhắc cơ chế chuyển đổi và quy định góp vốn — tham khảo mẫu tài liệu về convertible loan để hiểu rõ hơn cơ chế này.
Con dấu
Mặc dù pháp luật đã bớt tập trung vào quản lý hình thức con dấu, doanh nghiệp vẫn cần quyết định mẫu và số lượng con dấu để sử dụng trong giao dịch. Hãy ghi rõ quyền và trách nhiệm của người được giao quản lý con dấu trong điều lệ hoặc quy chế nội bộ để tránh rủi ro pháp lý.
Gợi ý thực tế:
- Trước khi nộp hồ sơ, thống nhất mã ngành chính và một vài mã phụ phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
- Xác định vốn điều lệ dựa trên nhu cầu hoạt động thực tế và yêu cầu pháp lý của ngành.
- Quy định rõ việc sử dụng con dấu và lưu trữ hồ sơ giao dịch để phục vụ kiểm toán, kê khai thuế và tuân thủ quy định.
Tóm gọn
Tóm lại, việc thành lập công ty đòi hỏi bạn nắm rõ khái niệm và lợi ích của việc có pháp nhân, lựa chọn loại hình phù hợp (TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…), hoàn thiện thủ tục đăng ký và hồ sơ (giấy đề nghị, điều lệ, giấy tờ cá nhân, địa chỉ trụ sở…) và cân đối chi phí thành lập công ty cũng như thời gian xử lý hồ sơ. Quyết định về mã ngành, vốn điều lệ và quản lý con dấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, kê khai thuế và khả năng huy động vốn; đồng thời áp dụng bộ mẫu hồ sơ, checklist và tự động hóa tài liệu giúp rút ngắn thời gian, giảm lỗi và minh bạch chi phí. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ soạn hồ sơ, chuẩn hóa điều lệ, đăng ký mã ngành hoặc thực hiện thành lập công ty online, TLS Firm sẵn sàng đồng hành — xem chi tiết dịch vụ tại https://tlsfirm.com/ để bắt đầu ngay hôm nay.
FAQs
Thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông thường là khoảng 3–10 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp cần cấp giấy phép chuyên ngành, chỉnh sửa bổ sung hồ sơ hoặc xin chứng thực, thời gian có thể kéo dài hơn.
Chi phí để thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí bao gồm lệ phí nhà nước, chi phí công chứng/chứng thực (nếu cần), in con dấu, và phí dịch vụ kế toán/luật sư nếu thuê ngoài. Không có khái niệm thành lập công ty hoàn toàn miễn phí; chi phí thực tế phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ và yêu cầu chuyên ngành.
Cần những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người đại diện và xác định địa chỉ trụ sở chính. Một số ngành nghề có điều kiện còn yêu cầu chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn.
Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi thành lập?
Lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu huy động vốn và cơ cấu quản trị: TNHH phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn giới hạn trách nhiệm, công ty cổ phần phù hợp khi cần huy động vốn từ nhiều cổ đông, còn doanh nghiệp tư nhân phù hợp với chủ sở hữu cá nhân. Nếu chưa chắc chắn, hãy cân nhắc tư vấn pháp lý để chọn loại hình tối ưu cho chiến lược kinh doanh.
Có thể thành lập công ty online không?
Có, hiện nay có thể nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với chữ ký số hợp lệ. Tuy nhiên một số giấy tờ hoặc thủ tục chuyên ngành vẫn có thể yêu cầu bản giấy hoặc chứng thực, nên việc dùng dịch vụ pháp lý hỗ trợ sẽ giúp đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh.
