Giới thiệu
Thực tế cho thấy nhiều phòng pháp chế, nhân sự hay compliance bị tắc khi hồ sơ chưa chuẩn, chọn sai loại hình doanh nghiệp hoặc điều lệ mơ hồ — hậu quả là chậm cấp phép, rủi ro pháp lý và mất cơ hội huy động vốn. Trong bối cảnh doanh nghiệp phát triển nhanh, việc chuẩn hoá tài liệu và ứng dụng tự động hoá (mẫu điều lệ, hợp đồng, biểu mẫu đăng ký) giúp giảm sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ ngay từ đầu.
Bài viết này tóm tắt những điểm then chốt trong quy trình thành lập công ty: khái niệm và lợi ích, so sánh TNHH và CTCP, chi tiết thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị, ước tính chi phí — thời gian, cùng các lưu ý về mã ngành, vốn điều lệ và con dấu, kèm mẫu điều lệ và tài liệu tham khảo để bạn có thể áp dụng trực tiếp vào công việc quản trị và compliance.
Khái niệm và lợi ích khi thành lập công ty
Thành lập công ty là quá trình tạo lập một pháp nhân độc lập để kinh doanh, được Nhà nước ghi nhận và bảo hộ. Với người phụ trách pháp lý, nhân sự hoặc compliance, việc hiểu rõ khái niệm giúp tổ chức quyền lợi, trách nhiệm và dòng chảy quản trị ngay từ ban đầu.
Lợi ích chính khi mở công ty bao gồm:
- Bảo vệ trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu (phân tách tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp).
- Tăng độ tin cậy với đối tác, nhà đầu tư và khách hàng.
- Dễ dàng huy động vốn, ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
- Tối ưu hoá cơ cấu thuế và chính sách nhân sự (ví dụ: triển khai ESOP sau khi công ty hoạt động ổn định).
Ví dụ: một phòng nhân sự cần biết khác biệt giữa tuyển dụng cho doanh nghiệp chưa đăng ký và công ty đã đăng ký để xử lý hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm và kê khai thuế đúng quy định.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Khi cân nhắc đăng ký thành lập công ty, cần chọn loại hình phù hợp với mục tiêu kinh doanh, huy động vốn và quản trị. Các loại hình phổ biến:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) — gồm TNHH một thành viên và TNHH hai thành viên trở lên; phù hợp khi quyền sở hữu hạn chế giữa các cá nhân/ tổ chức. (Bạn có thể tham khảo biểu mẫu cho thành lập TNHH tại đây: https://formtify.app/set/thanh-lap-ct-tnhh-2-tv-tro-len—2-ca-nhan-1-to-chuc-7a8te)
- Công ty cổ phần (CP) — thuận lợi khi có kế hoạch huy động vốn lớn, phát hành cổ phần, triển khai cổ tức hoặc ESOP.
- Doanh nghiệp tư nhân — người sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn, phù hợp với quy mô nhỏ.
- Công ty hợp danh — phù hợp khi các thành viên muốn trực tiếp tham gia quản lý và chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ.
Lựa chọn loại hình liên quan trực tiếp đến cách đặt tên công ty, quyền phát hành cổ phần, và các nghĩa vụ kê khai theo luật thành lập công ty. Ví dụ, nếu mục tiêu là nhanh chóng mở công ty và hạn chế rủi ro pháp lý cho chủ sở hữu, TNHH thường là lựa chọn hợp lý.
Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị
Nắm rõ thủ tục thành lập công ty giúp rút ngắn thời gian cấp phép và tránh bổ sung hồ sơ. Các bước chính gồm:
- Đặt tên công ty: kiểm tra trùng tên và tuân thủ quy tắc đặt tên (tên tiếng Việt, loại hình, giới hạn ký tự).
- Xác định mã ngành nghề kinh doanh phù hợp (mã ngành quyết định giấy phép con với một số ngành đặc thù).
- Chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty: CMND/CCCD/Hộ chiếu của cá nhân góp vốn; hợp đồng/giấy tờ pháp nhân của tổ chức góp vốn; dự thảo Điều lệ công ty; danh sách thành viên/cổ đông.
- Soạn hồ sơ đăng ký thành lập công ty và nộp trực tuyến qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công bố hợp lệ và thực hiện các thủ tục tiếp theo: đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, xin mã số thuế tạm thời nếu cần.
Nếu bạn đang tự hỏi “thành lập công ty gồm những gì” hay “thành lập công ty cần những giấy tờ gì”, danh sách trên là khung cơ bản. Việc nộp hồ sơ online giúp trả lời câu hỏi “thành lập công ty online ở đâu” — thường là Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Chi phí và thời gian thành lập công ty
Hai câu hỏi phổ biến của người phụ trách pháp lý và nhân sự là “thành lập công ty mất bao lâu” và chi phí cần dự trù. Thời gian và chi phí phụ thuộc vào cách nộp hồ sơ (online hay trực tiếp) và tính phức tạp của ngành nghề:
- Thời gian: nếu hồ sơ đầy đủ và nộp online, thường nhận giấy phép trong vòng 1–3 ngày làm việc; nộp trực tiếp có thể kéo dài 3–7 ngày hoặc hơn nếu có yêu cầu bổ sung.
- Chi phí cơ bản: lệ phí nhà nước cho thủ tục đăng ký, chi phí khắc con dấu, công bố nội dung đăng ký; nếu thuê dịch vụ pháp lý hoặc tư vấn, cần tính thêm phí dịch vụ tư vấn/doanh nghiệp (phụ thuộc vào phạm vi công việc).
Gợi ý cho phòng compliance: chuẩn bị khoản dự phòng cho chi phí phát sinh (ví dụ xin giấy phép con, mở tài khoản ngân hàng, hoặc điều chỉnh điều lệ). Tránh câu hỏi “thành lập công ty miễn phí” — vì dù có thể giảm chi phí bằng cách tự làm, vẫn tồn tại lệ phí hành chính và chi phí thực tế khác.
Mã ngành, vốn điều lệ và con dấu
Ba yếu tố này quyết định phạm vi hoạt động và nghĩa vụ quản lý của doanh nghiệp:
Mã ngành
Chọn mã ngành chính xác giúp xác định yêu cầu pháp lý bổ sung (giấy phép con, tiêu chuẩn kỹ thuật). Mã ngành còn ảnh hưởng đến kê khai thuế cho doanh nghiệp mới.
Vốn điều lệ
Vốn điều lệ không chỉ là con số góp vốn ban đầu mà còn liên quan đến trách nhiệm góp vốn trong hợp đồng điều lệ và nghĩa vụ báo cáo. Một số ngành có yêu cầu vốn tối thiểu; trong khi các doanh nghiệp khác có thể ghi vốn điều lệ linh hoạt. Khi có thay đổi về cơ cấu vốn (ví dụ: phát hành ESOP hoặc chuyển nhượng cổ phần), cần cập nhật hồ sơ doanh nghiệp và thực hiện thủ tục chuyển nhượng tương ứng.
Tham khảo biểu mẫu ESOP và hợp đồng chuyển nhượng cổ phần để chuẩn bị hồ sơ nội bộ và giao dịch vốn:
- Form tham khảo ESOP: https://formtify.app/set/esop-set-9eu26
- Mẫu hợp đồng chuyển nhượng cổ phần: https://formtify.app/set/hop-dong-chuyen-nhuong-co-phan-2puc0
Con dấu
Con dấu phục vụ giao dịch hành chính và hợp đồng. Sau khi thành lập, doanh nghiệp thường khắc con dấu và hoàn thiện hồ sơ nội bộ về mẫu dấu. Hãy lưu ý cập nhật mẫu dấu, thông tin người đại diện theo pháp luật và báo cáo với các cơ quan liên quan khi có thay đổi để tránh rủi ro trong giao dịch.
Lưu ý thực tiễn: trước khi quyết định mã ngành và vốn điều lệ, trao đổi với phòng tài chính/luật để đánh giá tác động thuế, nghĩa vụ báo cáo và khả năng huy động vốn sau này.
Tóm gọn
Bài viết đã tóm tắt các điểm then chốt để bạn và phòng pháp chế, nhân sự hoặc compliance triển khai thành lập công ty một cách chính xác và hiệu quả: khái niệm và lợi ích của việc mở công ty; so sánh hai loại hình phổ biến (TNHH và CTCP) về huy động vốn, quản trị và trách nhiệm pháp lý; chi tiết thủ tục, hồ sơ và các bước nộp đăng ký; ước tính thời gian và chi phí; cùng những lưu ý quan trọng về mã ngành, vốn điều lệ và con dấu.
Để giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý, nên chuẩn hoá tài liệu (mẫu điều lệ, hợp đồng, biểu mẫu đăng ký) và, khi có thể, tiến hành thủ tục trực tuyến. Nếu cần tư vấn chi tiết về đăng ký thành lập công ty, thủ tục thành lập công ty, giấy tờ thành lập công ty hoặc thành lập công ty online, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận giải pháp pháp lý thực thi được ngay.
Truy cập để được hỗ trợ chuyên sâu: https://tlsfirm.com/ — chúng tôi tư vấn về mở công ty, đăng ký thành lập công ty, thủ tục thành lập công ty và luật thành lập công ty để giúp bạn tránh rủi ro và tối ưu hoá quản trị từ ngày đầu hoạt động.
FAQs
Thành lập công ty mất bao lâu?
Nếu hồ sơ đầy đủ và nộp online qua Cổng đăng ký doanh nghiệp, thường nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 1–3 ngày làm việc. Nếu nộp trực tiếp hoặc hồ sơ cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài 3–7 ngày hoặc hơn, còn với ngành có giấy phép con thì phải cộng thêm thời gian cấp giấy phép chuyên ngành.
Chi phí để thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí cơ bản gồm lệ phí nhà nước, phí khắc con dấu và phí công bố nội dung đăng ký; tổng chi phí thực tế phụ thuộc vào việc bạn có dùng dịch vụ tư vấn pháp lý hay không. Ngoài ra cần dự trù chi phí xin giấy phép con, mở tài khoản ngân hàng và các khoản phát sinh liên quan đến mã ngành, vốn điều lệ.
Cần những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Hồ sơ cơ bản gồm: CMND/CCCD/Hộ chiếu của cá nhân góp vốn; giấy tờ pháp nhân của tổ chức góp vốn (nếu có); dự thảo điều lệ công ty; danh sách thành viên/cổ đông; và các văn bản ủy quyền nếu có người nộp thay. Tùy loại hình và ngành nghề, bạn có thể cần thêm giấy phép chuyên ngành hoặc chứng chỉ năng lực.
Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi thành lập?
Lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu huy động vốn và quản trị: TNHH phù hợp khi muốn hạn chế trách nhiệm và quản trị chặt chẽ giữa các thành viên; CTCP phù hợp khi có kế hoạch huy động vốn lớn, phát hành cổ phần hoặc triển khai ESOP. Hãy cân nhắc tác động về đặt tên công ty, quyền phát hành cổ phần, và nghĩa vụ kê khai theo luật khi quyết định.
Có thể thành lập công ty online không?
Có, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia và thường được xử lý nhanh hơn so với nộp trực tiếp. Nộp online cũng giúp theo dõi trạng thái hồ sơ, giảm rủi ro lỗi thủ tục và thuận tiện cho phòng compliance khi chuẩn hoá tài liệu.
