Giới thiệu
Trong thực tế hàng ngày của phòng nhân sự và pháp chế, việc soạn thảo, lưu trữ và đảm bảo tuân thủ các điều khoản thường xuyên trở thành điểm nghẽn: sai sót mẫu, thời gian phê duyệt kéo dài, rủi ro tuân thủ khi quy định đổi thay — nhất là với lực lượng lao động phân tán. Những vấn đề này càng trở nên cấp bách khi doanh nghiệp phải quản lý số lượng lớn hồ sơ, cập nhật luật và đối mặt với yêu cầu bảo mật dữ liệu, khiến một sai sót nhỏ có thể dẫn tới tranh chấp hoặc phạt hành chính, đặc biệt liên quan tới hợp đồng lao động.
Giải pháp nằm ở việc áp dụng tự động hóa tài liệu qua LegalTech: một lộ trình tích hợp CLM, thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) và bộ mẫu chuẩn giúp tiêu chuẩn hóa nội dung, rút ngắn luồng phê duyệt và tạo dấu vết kiểm toán rõ ràng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước — từ định nghĩa và phân loại hợp đồng, những nội dung bắt buộc cần có, quyền và nghĩa vụ của các bên, đến quy trình chấm dứt và các khoản thanh toán — để HR và đội pháp chế SME có thể triển khai một hệ thống quản lý hợp đồng hiệu quả, an toàn và dễ nhân rộng.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là gì: là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc. Trong thực tế quản trị nhân sự, hợp đồng lao động vừa là công cụ pháp lý để bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa giúp doanh nghiệp quản lý trách nhiệm và rủi ro.
Ở góc độ thực tiễn, khi soạn hoặc sử dụng mẫu hợp đồng lao động, người phụ trách pháp lý cần đảm bảo tính rõ ràng về công việc, thời hạn, mức lương và điều kiện chấm dứt hợp đồng để tránh tranh chấp sau này. Nếu cần mẫu tham khảo để hoàn thiện, có thể bắt đầu từ các mẫu hợp đồng chuẩn như mẫu hợp đồng lao động.
Các loại hợp đồng lao động (xác định thời hạn, vô thời hạn, thử việc)
Phân loại cơ bản
Có ba loại hợp đồng lao động thường gặp:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: dùng khi công việc có thời hạn rõ ràng (dự án, hợp đồng dịch vụ). Thường xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Hợp đồng lao động vô thời hạn: phù hợp với vị trí ổn định, không xác định thời hạn kết thúc. Thông thường liên quan tới quyền lợi lâu dài hơn và điều kiện chấm dứt nghiêm ngặt hơn.
- Hợp đồng thử việc: là thỏa thuận ngắn hạn nhằm đánh giá năng lực trước khi ký hợp đồng chính thức. Lưu ý luật lao động quy định thời gian thử việc tối đa theo chức danh và phải có hợp đồng thử việc bằng văn bản.
Ví dụ: khi tuyển nhân viên cấp trung, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng thử việc trước theo mẫu hợp đồng thử việc, sau đó chuyển sang hợp đồng xác định hoặc vô thời hạn tùy kết quả đánh giá.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Các nội dung tối thiểu cần có để hợp đồng có hiệu lực và giảm rủi ro:
- Thông tin các bên (tên, địa chỉ, mã số thuế/CMND)
- Vị trí công việc, mô tả nhiệm vụ và địa điểm làm việc
- Loại hợp đồng và thời hạn (nếu có)
- Thời gian làm việc, ca, lịch nghỉ
- Mức lương, hình thức trả lương và các khoản phụ cấp
- Chế độ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
- Quy định về thử việc (nếu có) — xem mẫu hợp đồng thử việc
- Thỏa thuận về bảo mật, xử lý dữ liệu nếu liên quan (cân nhắc kèm thỏa thuận xử lý dữ liệu hoặc thỏa thuận bảo mật)
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng và thủ tục thanh toán cuối cùng
Lưu ý: soạn hợp đồng theo mẫu hợp đồng lao động 2024 và cân nhắc phiên bản tiếng Anh nếu tuyển dụng ứng viên nước ngoài hoặc cần hồ sơ song ngữ.
Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng
Quyền và nghĩa vụ của người lao động thường gồm:
- Thực hiện đúng công việc, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin
- Được hưởng quyền lợi người lao động: lương, phụ cấp, nghỉ phép, chế độ bảo hiểm
- Có quyền khiếu nại, khởi kiện hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động khi bị vi phạm
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động gồm:
- Bảo đảm điều kiện làm việc, trả lương đúng hạn và đóng bảo hiểm
- Cung cấp mô tả công việc, đào tạo cần thiết và bảo vệ bí mật doanh nghiệp (có thể kèm NDA)
- Tôn trọng quy định về an toàn lao động và các quyền lợi theo luật
Ví dụ thực tiễn: khi nhân viên phụ trách dữ liệu khách hàng, hợp đồng cần ghi rõ trách nhiệm bảo mật và bổ sung thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân để tránh rủi ro pháp lý.
Chấm dứt hợp đồng và các khoản thanh toán (trợ cấp thôi việc, bảo hiểm)
Hình thức chấm dứt
Hợp đồng có thể chấm dứt do thỏa thuận, hết hạn, đơn phương (kèm thông báo theo luật) hoặc do các sự kiện đặc biệt (kỷ luật, mất năng lực hành vi). Mỗi trường hợp có quy trình và nghĩa vụ thông báo khác nhau.
Khoản thanh toán khi chấm dứt bao gồm:
- Lương phải trả cho thời gian đã làm
- Trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc (nếu đủ điều kiện theo luật)
- Thanh toán phép năm chưa nghỉ (nếu có)
- Thanh toán các khoản bảo hiểm, sổ bảo hiểm và hồ sơ liên quan
Lưu ý quan trọng: xác định cơ sở tính trợ cấp thôi việc (thời gian làm việc liên tục) và đảm bảo đóng bảo hiểm đầy đủ để tránh nghĩa vụ bồi thường. Trong trường hợp tranh chấp về chấm dứt hoặc thanh toán, hồ sơ hợp đồng lao động, quyết định chấm dứt và bằng chứng trả lương là chứng cứ quyết định.
Tóm gọn
Bài viết đã tổng hợp các nội dung cốt lõi để HR và đội pháp chế SME triển khai quản lý hợp đồng lao động hiệu quả: khái niệm về hợp đồng lao động và các loại hợp đồng (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động vô thời hạn, hợp đồng thử việc), những nội dung bắt buộc trong hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như quy trình chấm dứt và các khoản thanh toán cần lưu ý. Việc áp dụng LegalTech (CLM, DPA và bộ mẫu chuẩn) giúp tiêu chuẩn hóa mẫu hợp đồng (mẫu hợp đồng lao động, mẫu hợp đồng thử việc), rút ngắn luồng phê duyệt, tạo dấu vết kiểm toán và giảm rủi ro khi cập nhật luật — đặc biệt khi triển khai hợp đồng lao động điện tử và thỏa thuận xử lý dữ liệu. Áp dụng cách soạn hợp đồng lao động chuẩn và tích hợp các công cụ tự động hóa còn giúp đảm bảo tuân thủ quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, quản lý tốt chấm dứt và thanh toán cuối hợp đồng. Để được tư vấn triển khai hệ thống CLM, DPA hoặc mẫu hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp bạn, vui lòng liên hệ TLS Firm: https://tlsfirm.com/
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc. Đây là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi người lao động và quản lý trách nhiệm, rủi ro của doanh nghiệp.
Khi nào phải ký hợp đồng lao động?
Theo luật, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản khi tuyển dụng người làm, trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Việc ký hợp đồng kịp thời giúp xác định rõ loại hợp đồng (xác định thời hạn, vô thời hạn hoặc thử việc) và quyền lợi liên quan.
Hợp đồng lao động có cần công chứng không?
Thông thường hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực; tuy nhiên một số trường hợp đặc thù (hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, điều kiện theo quy định khác) có thể cần thủ tục bổ sung. Quan trọng hơn là hợp đồng cần được lập bằng văn bản, đầy đủ nội dung bắt buộc và lưu trữ để làm chứng cứ khi cần.
Trong hợp đồng lao động cần ghi những thông tin gì về lương?
Hợp đồng cần nêu rõ mức lương, hình thức trả lương (tuần/tháng), các khoản phụ cấp, cách tính thưởng và thời điểm thanh toán. Cần ghi rõ căn cứ tính bảo hiểm và các điều khoản tạm ứng, điều chỉnh lương để tránh tranh chấp sau này.
Quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Khi chấm dứt hợp đồng, người lao động được trả lương cho thời gian đã làm, thanh toán phép năm chưa nghỉ và có thể được trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc nếu đủ điều kiện theo luật. Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn tất các thủ tục bảo hiểm, sổ sách và chứng từ liên quan để tránh tranh chấp và trách nhiệm bồi thường.
