Giới thiệu
Là người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, bạn hẳn đã từng chạm đến thực tế: hồ sơ rườm rà, nhiều đầu mối thẩm quyền và những yêu cầu đặc thù khi đưa nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam — một lỗi nhỏ có thể làm hồ sơ bị trả lại và trì hoãn cả kế hoạch. Ứng dụng tự động hóa tài liệu — từ mẫu điều lệ, danh sách cổ đông đến checklist nộp hồ sơ — giúp chuẩn hóa hồ sơ, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Nếu bạn đang chuẩn bị cho quy trình thành lập công ty cho người nước ngoài năm 2025, đây là hướng dẫn thực tế để đi đúng đường ngay từ đầu.
Tiếp theo, bài viết sẽ lần lượt làm rõ: khái niệm và lợi ích khi thành lập doanh nghiệp; lựa chọn loại hình phù hợp với cổ đông nước ngoài; danh mục hồ sơ cần chuẩn bị; quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ; cùng chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập — kèm gợi ý sử dụng công cụ và checklist để giảm rủi ro thủ tục và tối ưu nguồn lực của bạn.
Khái niệm và lợi ích của việc thành lập công ty
Thành lập công ty là hành vi pháp lý để một nhóm cá nhân hoặc tổ chức tạo lập một pháp nhân độc lập nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh. So với hoạt động cá nhân hay hộ kinh doanh, công ty có tư cách pháp nhân, tách biệt về trách nhiệm, giúp bảo vệ tài sản chủ sở hữu khi phát sinh rủi ro.
Ưu điểm thiết thực khi thành lập doanh nghiệp bao gồm:
- Trách nhiệm hữu hạn của chủ sở hữu (tùy loại hình) giúp hạn chế rủi ro cá nhân;
- Quy mô và uy tín tăng lên khi đăng ký kinh doanh chính thức, thuận lợi để vay vốn, ký hợp đồng, nhận dự án;
- Dễ dàng mở rộng, chuyển nhượng vốn và huy động đầu tư;
- Tiện lợi trong quản trị nhân sự và áp dụng chế độ thuế, bảo hiểm theo quy định.
Với vai trò là người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự, bạn nên cân nhắc lợi ích dài hạn — đặc biệt khi công ty có kế hoạch gọi vốn, tuyển dụng quy mô lớn hoặc cần xin giấy phép kinh doanh chuyên ngành.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Tại Việt Nam phổ biến các loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần (CTCP), doanh nghiệp tư nhân và hộ kinh doanh. Mỗi loại hình khác nhau về quyền, nghĩa vụ, vốn, khả năng huy động vốn và trách nhiệm pháp lý.
Gợi ý lựa chọn
- Thành lập công ty TNHH phù hợp khi chủ muốn hạn chế trách nhiệm và quản trị đơn giản (thành lập công ty tnnh).
- CTCP phù hợp khi có kế hoạch huy động vốn, phát hành cổ phần hoặc chuẩn bị IPO; quy trình phức tạp hơn nhưng dễ chuyển nhượng vốn.
- Doanh nghiệp tư nhân/hộ kinh doanh phù hợp với quy mô nhỏ, ít ràng buộc pháp lý.
Nếu doanh nghiệp bạn có cổ đông nước ngoài hoặc kế hoạch chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sau này, việc chọn loại hình ngay từ đầu rất quan trọng cho thủ tục về sau.
Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Danh mục hồ sơ cơ bản khi thành lập công ty thường gồm: giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty (với CTCP có nội dung về cổ phần), danh sách cổ đông/TV công ty, giấy tờ chứng thực cá nhân/đại diện pháp luật, bản sao văn bản xác định vốn và địa chỉ trụ sở.
Lưu ý với CTCP: hồ sơ có yêu cầu riêng về cổ đông và cổ phần. Bạn có thể tham khảo mẫu hồ sơ thành lập công ty cổ phần tại đây: Mẫu hồ sơ thành lập CTCP.
Ngoài hồ sơ đăng ký, tùy ngành nghề có thể cần thêm giấy phép con (giấy phép kinh doanh chuyên ngành) như chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép xây dựng, hay giấy phép môi trường.
Ví dụ nhanh:
- Thành lập công ty cần những gì: chứng minh danh tính, địa chỉ trụ sở, điều lệ, phương án góp vốn;
- Nếu có yếu tố nước ngoài hoặc giao dịch liên quan đến mua bán cổ phần, có thể phát sinh thủ tục phức tạp hơn, như xin MA approval cho CTCP trong trường hợp tổ chức mua cổ phần từ cổ đông hiện hữu.
Quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ
Quy trình đăng ký kinh doanh cơ bản gồm các bước: chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Cơ quan Đăng ký Kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Đăng ký Kinh doanh cấp tỉnh), nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công bố mẫu dấu và thông báo mã số thuế.
Thời gian tham khảo
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: thường 3–5 ngày làm việc với hồ sơ hợp lệ;
- Hoàn tất khâu thuế, đóng dấu và mở tài khoản ngân hàng: thêm 1–3 ngày;
- Nếu cần giấy phép con, thời gian có thể kéo dài nhiều tuần tùy chuyên ngành.
Sau khi thành lập, các thay đổi như đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện tại cùng cơ quan; tham khảo thủ tục thay đổi người đại diện: thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Gợi ý thực tiễn: để rút ngắn thời gian và tránh hồ sơ bị trả lại, hãy dùng checklist mẫu hồ sơ, chuẩn hóa giấy tờ cá nhân và kiểm tra mã ngành nghề trước khi nộp.
Chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập
Chi phí ban đầu khi thành lập công ty gồm lệ phí đăng ký kinh doanh, chi phí công bố, chi phí khắc dấu, phí tư vấn nếu sử dụng dịch vụ, và chi phí để xin các giấy phép con nếu cần. Có các gói “thành lập công ty giá rẻ” trên thị trường nhưng cần cân nhắc chất lượng tư vấn và rủi ro pháp lý.
Nghĩa vụ sau khi đăng ký
- Đăng ký thuế và nộp tờ khai thuế môn bài theo quy định;
- Khai thuế GTGT, TNCN, TNDN theo chu kỳ và hồ sơ hóa đơn điện tử;
- Đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, y tế cho người lao động;
- Lưu trữ sổ sách, báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế hàng năm.
Chi phí vận hành hàng tháng phụ thuộc vào quy mô: tiền lương, bảo hiểm, chi phí thuê, và thuế. Với vai trò nhân sự/compliance, cần lập lịch nộp tờ khai và đánh giá điều kiện để xin miễn giảm (nếu có). Nếu cần tư vấn thành lập công ty hoặc mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh, TLS Firm có thể hỗ trợ soạn hồ sơ và kiểm tra điều kiện pháp lý để tiết kiệm chi phí và rủi ro.
Tóm gọn
Tóm lại, bài viết đã giải thích khái niệm và lợi ích khi thành lập công ty, so sánh các loại hình doanh nghiệp (TNHH, CTCP, doanh nghiệp tư nhân), liệt kê hồ sơ cần chuẩn bị cho đăng ký kinh doanh và lưu ý khi có yếu tố người nước ngoài. Bạn cũng đã nắm được quy trình nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư/Phòng Đăng ký Kinh doanh, thời gian tham khảo (3–5 ngày để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thêm vài ngày cho các thủ tục thuế, khắc dấu), cùng chi phí ban đầu và các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm sau khi thành lập. Áp dụng checklist, mẫu hồ sơ và công cụ tự động hóa sẽ giúp giảm rủi ro thủ tục và tối ưu nguồn lực khi thành lập doanh nghiệp cho người nước ngoài.
Nếu bạn cần hỗ trợ thực tế về thủ tục thành lập doanh nghiệp, soạn hồ sơ đăng ký kinh doanh, xin giấy phép con hoặc tư vấn lựa chọn loại hình (thành lập công ty TNHH hay thành lập công ty cổ phần), đội ngũ pháp chế của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ. Truy cập ngay https://tlsfirm.com/ để nhận tư vấn chuyên sâu và dịch vụ chuẩn hóa hồ sơ, giúp rút ngắn thời gian đăng ký kinh doanh và giảm sai sót trong thủ tục.
FAQs
Thời gian thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường là 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ, sau đó cần thêm 1–3 ngày để hoàn tất thủ tục thuế, khắc dấu và mở tài khoản ngân hàng. Nếu doanh nghiệp cần giấy phép con theo ngành nghề, thời gian có thể kéo dài thêm nhiều tuần tùy yêu cầu chuyên ngành và cơ quan cấp phép.
Chi phí thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí gồm lệ phí đăng ký, chi phí công bố, khắc dấu, phí tư vấn (nếu sử dụng dịch vụ) và chi phí xin giấy phép con (nếu có). Mức phí thực tế phụ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp và phạm vi dịch vụ tư vấn bạn lựa chọn.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Các giấy tờ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, danh sách cổ đông/TV công ty, giấy tờ chứng thực cá nhân/đại diện pháp luật, chứng minh vốn và địa chỉ trụ sở. Với CTCP hoặc khi có cổ đông nước ngoài, có thể cần hồ sơ bổ sung về góp vốn, xác nhận năng lực tài chính và thủ tục MA approval trong các trường hợp mua bán cổ phần.
Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam không?
Người nước ngoài được quyền thành lập công ty tại Việt Nam, nhưng phải tuân thủ các điều kiện pháp luật hiện hành liên quan đến ngành nghề hạn chế, thủ tục đầu tư và chứng thực giấy tờ. Trong một số trường hợp, nhà đầu tư nước ngoài cần xin giấy phép đầu tư hoặc thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần theo quy định chuyên biệt.
Thành lập công ty TNHH khác gì so với công ty cổ phần?
Công ty TNHH phù hợp với cơ cấu sở hữu ít thành viên, quản trị đơn giản và trách nhiệm hữu hạn của chủ sở hữu hạn chế sang tài sản công ty; CTCP phù hợp nếu có kế hoạch huy động vốn, phát hành cổ phần và chuyển nhượng dễ dàng hơn. CTCP có yêu cầu phức tạp hơn về vốn điều lệ, cổ đông và hồ sơ thành lập nhưng linh hoạt hơn khi huy động đầu tư và chuyển nhượng cổ phần.
