Giới thiệu
Chấm dứt hợp đồng lao động thường là “điểm đau” lớn đối với doanh nghiệp: một bước đi sai sót trong thủ tục, quyết định sa thải hay tính sai trợ cấp có thể kéo theo tranh chấp kéo dài, phạt hành chính và tổn thất uy tín — đặc biệt trong bối cảnh tái cơ cấu và thay đổi chính sách 2024–2025. Thực tế cho thấy những sai sót phần lớn bắt nguồn từ quy trình thủ công, thiếu mẫu văn bản chuẩn và chứng cứ lưu trữ không đầy đủ; việc áp dụng tự động hóa tài liệu (mẫu thư chấm dứt, quyết định sa thải, thỏa thuận thanh toán) sẽ giúp giảm lỗi, rút ngắn thời gian xử lý và tạo bằng chứng minh bạch khi cần hòa giải hoặc ra tòa.
Bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, dẫn dắt bạn qua những nội dung cốt lõi: giới thiệu và phạm vi điều chỉnh của luật lao động, quyền và nghĩa vụ của hai bên, các loại hợp đồng cùng thủ tục chấm dứt, quy định về thời giờ làm việc, tiền lương và bảo hiểm, và cách giải quyết tranh chấp cùng xử lý vi phạm — kèm lưu ý thực tiễn và mẫu hồ sơ cần thiết để bạn có thể áp dụng ngay trong công ty.
Giới thiệu và phạm vi điều chỉnh của luật lao động
Luật lao động điều chỉnh quan hệ giữa người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước, thiết lập khung pháp lý cho quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong quan hệ lao động. Ở Việt Nam, bộ luật hiện hành (thường gọi là bộ luật lao động 2019) quy định các nguyên tắc cơ bản về tuyển dụng, làm việc, trả lương, bảo hiểm và an toàn lao động.
Phạm vi áp dụng
Luật điều chỉnh mọi quan hệ lao động trong doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và phần lớn trường hợp áp dụng với lao động nước ngoài làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam. Ngoài ra, một số nội dung có liên quan tới an toàn vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội và luật lao động được quy định chi tiết nhằm bảo vệ sức khỏe, quyền lợi của người lao động.
Lưu ý: các doanh nghiệp phát triển cần theo dõi cập nhật về luật lao động mới nhất và các văn bản hướng dẫn để đảm bảo tuân thủ, đặc biệt khi có cải cách lớn liên quan đến chính sách tiền lương, làm việc và bảo hiểm.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền và nghĩa vụ được phân định rõ để cân bằng lợi ích và trách nhiệm giữa hai bên. Dưới đây là những điểm chính mà bộ phận pháp chế, nhân sự và compliance cần nắm:
- Quyền của người lao động: được trả lương đầy đủ, được nghỉ theo quy định, được bảo đảm an toàn lao động, tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế khi đủ điều kiện.
- Nghĩa vụ của người lao động: thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy lao động, bảo quản tài sản, giữ gìn an toàn lao động.
- Quyền của người sử dụng lao động: quản lý, sắp xếp công việc, đánh giá, kỷ luật theo quy định; quyền chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp luật định.
- Nghĩa vụ của người sử dụng lao động: trả lương đúng hạn, đóng đầy đủ bảo hiểm, đảm bảo điều kiện làm việc, tổ chức huấn luyện an toàn lao động.
Một ví dụ thực tế: khi xảy ra tai nạn lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo, hỗ trợ điều trị và phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện quyền lợi cho người lao động theo quy định của bộ luật.
Hợp đồng lao động: loại, ký kết và chấm dứt
Các loại hợp đồng
Hợp đồng lao động (HDLĐ) có thể là hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hoặc hợp đồng theo mùa vụ/ công việc có thời hạn dưới 12 tháng. Việc lựa chọn loại hợp đồng phải phù hợp với yêu cầu công việc và tuân thủ bộ luật lao động.
Ký kết hợp đồng
Khi ký kết, doanh nghiệp phải đảm bảo nội dung hợp đồng rõ ràng về vị trí, chế độ lương, thời giờ làm việc, thời hạn thử việc (nếu có) và điều kiện chấm dứt. Lưu ý các quy định về luật lao động thử việc để tránh rủi ro phạt hành chính hoặc tranh chấp lao động.
Chấm dứt hợp đồng và tài liệu liên quan
Chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ quy trình theo bộ luật: thông báo, lý do pháp lý và thanh toán quyền lợi. Các trường hợp chấm dứt gồm: thỏa thuận, hết hạn, đơn phương có lý do, kỷ luật. Để hỗ trợ thủ tục, doanh nghiệp thường sử dụng văn bản chuẩn như thư chấm dứt hợp đồng (termination of employment letter), quyết định sa thải (quyết định sa thải) và thỏa thuận thanh toán trợ cấp (severance agreement).
Lưu ý thực tiễn: trong trường hợp chấm dứt do tái cơ cấu hoặc thỏa thuận, các bên nên lập thỏa thuận chấm dứt có xác nhận để giảm rủi ro tranh chấp; tham khảo mẫu tại thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, tiền lương và bảo hiểm
Bộ luật lao động quy định chi tiết về thời giờ làm việc tiêu chuẩn, ca làm việc, thời giờ tăng ca, nghỉ lễ, phép năm và các chế độ nghỉ khác. Người phụ trách nhân sự cần xây dựng quy định nội bộ phù hợp và minh bạch để tránh khiếu nại về giờ công và lương.
- Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: giới hạn giờ làm việc bình thường, nguyên tắc trả lương cho giờ tăng ca, quy định về nghỉ lễ, nghỉ ốm và nghỉ thai sản.
- Tiền lương: đảm bảo trả không thấp hơn mức tối thiểu vùng khi áp dụng; cập nhật chính sách theo luật lao động tiền lương tối thiểu và thay đổi định kỳ của Nhà nước.
- Bảo hiểm: đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp cho người lao động theo quy định; điều này liên quan trực tiếp tới bảo hiểm xã hội và luật lao động.
Ví dụ: khi doanh nghiệp tổ chức làm thêm giờ trong tháng, bộ phận kế toán lương cần dựa trên hợp đồng lao động và quy định về tăng ca để tính chính xác hệ số lương, bảo đảm chứng từ và hồ sơ nếu có kiểm tra của cơ quan quản lý.
Giải quyết tranh chấp lao động và xử lý vi phạm
Tranh chấp lao động có thể phát sinh cá nhân hoặc tập thể. Quy trình giải quyết thường bắt đầu bằng đối thoại nội bộ, sau đó hòa giải tại cơ quan lao động, và nếu cần thiết đưa ra tòa án lao động hoặc thủ tục trọng tài. Việc chuẩn hóa quy trình nội bộ giúp giảm nguy cơ tranh chấp kéo dài.
Các bước xử lý
- Giải quyết nội bộ: khiếu nại, đối thoại, biên bản làm việc.
- Hòa giải tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động: nộp đơn, tham gia buổi hòa giải.
- Nếu không thành: khởi kiện tại tòa án hoặc giải quyết thông qua trọng tài theo thỏa thuận.
Xử lý vi phạm và phòng ngừa: đối với vi phạm nội quy hoặc các trường hợp cần chấm dứt hợp đồng vì kỷ luật, doanh nghiệp cần hồ sơ chứng cứ rõ ràng, biên bản, quyết định sa thải theo quy định và tính toán đầy đủ quyền lợi hoặc thỏa thuận bồi thường (xem mẫu quyết định và thỏa thuận: quyết định sa thải, severance agreement).
Đừng quên: quản lý rủi ro lao động còn bao gồm việc cập nhật chính sách liên quan đến tranh chấp lao động tập thể và cá nhân, đào tạo an toàn và tuân thủ an toàn vệ sinh lao động để giảm nguy cơ kiện tụng và tổn thất cho doanh nghiệp.
Tóm gọn
Bài viết tóm tắt các điểm cốt lõi doanh nghiệp cần nắm khi thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động: phạm vi áp dụng của bộ luật lao động (bộ luật lao động 2019), phân định quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động, phân loại hợp đồng lao động và quy trình ký kết, các quy định về thời giờ làm việc, tiền lương và bảo hiểm xã hội, cũng như các bước xử lý tranh chấp và xử lý vi phạm. Thực tiễn cho thấy việc chuẩn hóa mẫu hồ sơ (mẫu hợp đồng lao động, thư chấm dứt, quyết định sa thải, thỏa thuận thanh toán) và lưu trữ chứng cứ đầy đủ giúp giảm rủi ro khi áp dụng thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động 2024–2025, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và tuân thủ an toàn vệ sinh lao động.
Nếu bạn cần mẫu văn bản, kiểm tra quy trình nội bộ hoặc tư vấn cụ thể về chấm dứt hợp đồng, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và các rủi ro pháp lý liên quan, liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ: https://tlsfirm.com/. Tài liệu và giải pháp của chúng tôi giúp bạn thực thi đúng bộ luật lao động, tối ưu hoá quy trình nhân sự và giảm thiểu tranh chấp.
FAQs
Luật lao động quy định thời gian thử việc như thế nào?
Theo quy định, thời gian thử việc phải được ghi rõ trong hợp đồng hoặc thỏa thuận thử việc, tùy theo tính chất công việc; giới hạn tối đa phụ thuộc vào chức danh và loại hợp đồng. Người lao động trong thời gian thử việc vẫn được trả lương theo thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu do hai bên thỏa thuận sao cho phù hợp với quy định của bộ luật lao động.
Người lao động được nghỉ ốm và nghỉ hàng năm như thế nào?
Người lao động được hưởng chế độ nghỉ ốm với giấy tờ chứng minh theo quy định và hưởng trợ cấp ốm đau khi đủ điều kiện đóng bảo hiểm xã hội. Về nghỉ hàng năm, người lao động được hưởng số ngày phép tối thiểu theo luật (thường là 12 ngày/năm đối với lao động làm việc đủ 12 tháng) và hưởng nguyên lương trong thời gian nghỉ phép.
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động cần những bước gì?
Thủ tục chấm dứt hợp đồng bao gồm xác định căn cứ pháp lý (hết hạn, thỏa thuận, đơn phương, kỷ luật), thông báo cho bên kia theo thời hạn luật định, lập hồ sơ thanh toán các quyền lợi và lưu trữ chứng cứ liên quan. Trong trường hợp có tranh chấp, doanh nghiệp nên chuẩn hóa biên bản, quyết định và thỏa thuận bồi thường để giảm rủi ro khi hòa giải hoặc ra tòa.
Khi nào người lao động được nhận trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp khi đã đóng bảo hiểm thất nghiệp và chấm dứt hợp đồng theo các trường hợp được hưởng trợ cấp theo quy định (không do người lao động đơn phương chấm dứt không lý do). Hồ sơ và thủ tục nộp tại trung tâm dịch vụ việc làm để giải quyết hưởng trợ cấp theo quy định hiện hành.
