Giới thiệu
Là người phụ trách pháp chế/nhân sự/compliance, bạn đã quen với cảm giác chạy đua với giấy tờ: hồ sơ thiếu, ngành nghề có điều kiện, quy trình chồng chéo giữa Sở KHĐT, cơ quan thuế và bảo hiểm — mọi chậm trễ đều có thể gây ảnh hưởng đến tuyển dụng, thanh toán và rủi ro xử phạt. Trong bối cảnh chuyển dịch sang thủ tục trực tuyến năm 2025, chính xác và kịp thời trở thành yếu tố sống còn cho mọi doanh nghiệp.
Áp dụng giải pháp tự động hóa tài liệu một cách hợp lý (mẫu điều lệ, hợp đồng, bản scan công chứng, thông báo mẫu dấu và e-sign) sẽ giúp bạn chuẩn hoá hồ sơ, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Bài viết này dẫn dắt bạn qua các hạng mục thiết yếu — từ khái niệm và lợi ích, lựa chọn loại hình doanh nghiệp, danh mục hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình/thời gian/nơi nộp hồ sơ cho đến chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm — để bạn có thể thực hiện quy trình thành lập công ty nhanh chóng và an toàn pháp lý.
Khái niệm và lợi ích của việc thành lập công ty
Thành lập công ty là quá trình đăng ký kinh doanh chính thức để doanh nghiệp hoạt động theo một hình thức pháp lý xác định (CTTNHH, CTCP, doanh nghiệp tư nhân, v.v.). Đây là bước cơ bản để một hoạt động thương mại trở thành thực thể có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trước pháp luật và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Lợi ích chính:
- Pháp lý rõ ràng: quyền và nghĩa vụ được quy định trong điều lệ, giảm rủi ro cá nhân cho chủ sở hữu.
- Tăng uy tín: dễ tiếp cận khách hàng, đối tác và nguồn vốn hơn so với hoạt động hộ kinh doanh nhỏ.
- Quản trị và mở rộng: thuận lợi trong việc tuyển dụng, ký hợp đồng, vay vốn và chuyển đổi loại hình khi cần.
- Thuế và ưu đãi: doanh nghiệp có thể áp dụng các chính sách thuế, kế toán phù hợp và hưởng ưu đãi khi đủ điều kiện.
Ví dụ: một người phụ trách nhân sự của startup nên cân nhắc thành lập công ty (thay vì hoạt động cá nhân) để nhân viên được đóng bảo hiểm bắt buộc và để rõ ràng về hợp đồng lao động, nghĩa vụ thuế.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiểu rõ loại hình doanh nghiệp giúp bạn chọn cấu trúc phù hợp với mục tiêu kinh doanh và rủi ro. Các hình thức phổ biến:
- Doanh nghiệp tư nhân (DNTN): phù hợp với chủ sở hữu duy nhất, thủ tục đơn giản nhưng chủ sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn.
- Công ty TNHH 1 thành viên: doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, chủ sở hữu chịu trách nhiệm theo vốn góp.
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: phù hợp khi có vài cổ đông sáng lập, trách nhiệm hạn chế theo góp vốn. Tham khảo mẫu hồ sơ và bộ biểu mẫu hỗ trợ đăng ký cho loại hình này tại: https://formtify.app/set/thanh-lap-ct-tnhh-2-tv-tro-len—2-ca-nhan-1-to-chuc-7a8te
- Công ty cổ phần (CTCP): dễ huy động vốn từ cổ đông, phù hợp doanh nghiệp có kế hoạch phát triển nhanh và cần kêu gọi đầu tư.
- Hộ kinh doanh: đơn giản, chi phí thấp nhưng không có tư cách pháp nhân như công ty; tham khảo bộ hồ sơ mẫu cho hộ kinh doanh: https://formtify.app/set/don-dang-ky-thanh-lap-ho-kinh-doanh-7jprf
Lưu ý: nếu công ty có cổ đông hoặc nhà đầu tư nước ngoài, cần xem xét điều kiện cấp phép và giới hạn ngành nghề (mở công ty cho người nước ngoài).
Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp rút ngắn thời gian xử lý khi đăng ký kinh doanh. Các giấy tờ thường yêu cầu:
- Đơn đăng ký kinh doanh theo mẫu.
- Điều lệ công ty (đối với CT TNHH, CTCP).
- Danh sách thành viên, cổ đông và giấy tờ nhân thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật và thành viên/cổ đông.
- Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở hợp pháp (hợp đồng thuê văn phòng, xác nhận chủ nhà, v.v.).
- Tài liệu chứng minh đủ điều kiện hành nghề đối với ngành nghề có điều kiện (giấy phép con, chứng chỉ chuyên môn).
- Biên bản họp, quyết định góp vốn (nếu có) hoặc giấy tờ về vốn góp.
Tham khảo các mẫu hồ sơ và bộ biểu mẫu theo loại hình để đảm bảo không thiếu thành phần: – Mẫu hồ sơ hộ kinh doanh: https://formtify.app/set/don-dang-ky-thanh-lap-ho-kinh-doanh-7jprf – Mẫu hồ sơ công ty TNHH 2 thành viên trở lên: https://formtify.app/set/thanh-lap-ct-tnhh-2-tv-tro-len—2-ca-nhan-1-to-chuc-7a8te
Mẹo thực tế: luôn chuẩn bị bản scan công chứng giấy tờ nhân thân, điều lệ và hợp đồng thuê trụ sở để nộp trực tuyến qua cổng thông tin hoặc gửi hồ sơ trực tiếp tại Sở KHĐT.
Quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ
Quy trình thành lập công ty thường gồm các bước chính sau:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo loại hình doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thời gian thường 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ; phức tạp hơn với ngành có điều kiện).
- Khắc dấu, thông báo mẫu dấu và làm thủ tục đăng ký thuế, khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động và hoàn thiện sổ sách kế toán, hóa đơn.
Thời gian triển khai thực tế phụ thuộc vào yếu tố như ngành nghề có điều kiện, hồ sơ đầy đủ hay không, và hình thức nộp (trực tuyến thường nhanh hơn). Với các thủ tục trực tuyến hiện nay, nhiều doanh nghiệp hoàn thành bước đăng ký trong vòng 3–7 ngày làm việc.
Nơi nộp: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở doanh nghiệp hoặc thực hiện qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Nếu cần mẫu biểu cho bước tiếp theo như tăng vốn điều lệ sau khi hoạt động, xem: https://formtify.app/set/tang-von-dieu-le-ct-tnhh-1-thanh-vien-exqah
Chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần tính toán chi phí ban đầu và nghĩa vụ liên tục:
- Chi phí lần đầu: lệ phí đăng ký (tuỳ địa phương), phí khắc dấu, công chứng, chi phí thuê địa chỉ, và chi phí dịch vụ tư vấn nếu sử dụng.
- Chi phí vận hành thường xuyên: tiền lương, bảo hiểm xã hội, chi phí kế toán, chi phí thuê văn phòng, chi phí thuế.
- Nghĩa vụ thuế: đăng ký mã số thuế, khai và nộp thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN (nếu có nhân viên), và lệ phí môn bài hàng năm.
- Bảo hiểm: đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho người lao động theo quy định; chậm đóng có thể bị phạt.
Ví dụ thực tế: một công ty TNHH nhỏ thường phải chuẩn bị ngân sách cho 6–12 tháng chi phí vận hành ban đầu (lương, bảo hiểm, thuê văn phòng, kế toán) để duy trì hoạt động ngay sau khi thành lập.
Lưu ý tuân thủ: Thiết lập hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử và lịch trình kê khai thuế ngay từ đầu giúp tránh rủi ro phạt hành chính. Nếu cần thay đổi sau khi đi vào hoạt động (ví dụ tăng vốn điều lệ), bạn có thể tham khảo bộ biểu mẫu hỗ trợ tại: https://formtify.app/set/tang-von-dieu-le-ct-tnhh-1-thanh-vien-exqah
Tóm gọn
Tóm tắt: Thành lập công ty là bước pháp lý then chốt để chuyển hoạt động thương mại thành doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, giảm rủi ro cá nhân và nâng cao uy tín. Bài viết này đã trình bày khái niệm và lợi ích của việc thành lập doanh nghiệp, các loại hình phổ biến (DNTN, công ty TNHH, công ty cổ phần, hộ kinh doanh), hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị, quy trình nộp hồ sơ trực tuyến hoặc tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thời gian xử lý thường 3–7 ngày làm việc và các chi phí, nghĩa vụ thuế, bảo hiểm sau khi thành lập.
Để rút ngắn thời gian và giảm sai sót khi làm thủ tục thành lập công ty online, hãy chuẩn hóa mẫu điều lệ, bản scan công chứng, thông báo mẫu dấu và sử dụng e-sign. Nếu bạn cần tư vấn thành lập công ty, đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh hoặc ước tính chi phí thành lập công ty, TLS Firm sẵn sàng hỗ trợ chi tiết và thực hiện trọn gói — xem thêm tại https://tlsfirm.com/
FAQs
Thời gian thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường là 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và nộp trực tuyến; thực tế nhiều trường hợp hoàn tất trong 3–7 ngày làm việc. Các ngành nghề có điều kiện, yêu cầu cấp phép con hoặc hồ sơ bổ sung có thể kéo dài hơn. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp qua cổng trực tuyến sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý.
Chi phí thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí thành lập công ty biến động theo địa phương và phạm vi dịch vụ: lệ phí đăng ký, phí khắc dấu, công chứng bản sao, chi phí thuê địa chỉ và phí dịch vụ tư vấn. Ngoài chi phí lần đầu, doanh nghiệp cần dự trù chi phí vận hành (lương, bảo hiểm, kế toán) cho 6–12 tháng. TLS Firm có gói tư vấn giúp ước tính chi phí phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Thường gồm đơn đăng ký kinh doanh theo mẫu, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông và giấy tờ nhân thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật, giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở (hợp đồng thuê hoặc xác nhận chủ sở hữu) và tài liệu chứng minh điều kiện hành nghề nếu ngành nghề có điều kiện. Ngoài ra cần biên bản góp vốn hoặc chứng từ vốn góp nếu có thay đổi về vốn. Chuẩn bị bản scan công chứng sẵn sẽ thuận tiện cho nộp hồ sơ trực tuyến.
Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam không?
Người nước ngoài được quyền thành lập công ty tại Việt Nam nhưng phải tuân thủ các hạn chế ngành nghề và điều kiện đầu tư theo luật. Một số ngành nghề yêu cầu điều kiện hoặc cấm nhà đầu tư nước ngoài; trong nhiều trường hợp cần xin chấp thuận đầu tư hoặc thực hiện thủ tục bổ sung. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài, nên kiểm tra danh mục ngành và xin tư vấn để đảm bảo tuân thủ quy định về cấp phép và vốn.
Thành lập công ty TNHH khác gì so với công ty cổ phần?
Công ty TNHH có cấu trúc vốn và chuyển nhượng cổ phần/hữu hạn chặt chẽ hơn, trách nhiệm của chủ sở hữu thường giới hạn theo vốn góp; phù hợp với doanh nghiệp do vài cá nhân quản lý. Công ty cổ phần dễ huy động vốn bằng phát hành cổ phần và có cơ chế chuyển nhượng cổ phần linh hoạt, phù hợp doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc kêu gọi đầu tư. Lựa chọn giữa TNHH và CTCP phụ thuộc mục tiêu huy động vốn, quản trị và nhu cầu bảo vệ quyền lợi chủ sở hữu.
