Giới thiệu
Tranh chấp nảy sinh từ điều khoản mơ hồ, quy trình nghiệm thu lỏng lẻo hay sai sót trong thanh toán không còn là chuyện của “đôi bên” — đó là rủi ro có thể làm tê liệt dòng tiền và gây tổn thất danh tiếng cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh giao dịch nội địa và xuyên biên giới ngày càng phức tạp, việc phản ứng chậm hoặc soạn thảo tài liệu thiếu chuẩn hóa dễ dẫn đến chi phí pháp lý đội lên và cơ hội thương mại bị bỏ lỡ. May mắn thay, tự động hóa tài liệu — từ mẫu thông báo vi phạm đến thỏa thuận dàn xếp hay điều khoản escrow — giúp chuẩn hoá phản ứng, rút ngắn thời gian và giảm sai sót khi xử lý tranh chấp.
Bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, sẽ dẫn bạn qua các bước thiết yếu: định nghĩa và phạm vi, các điều khoản chính, hướng dẫn soạn thảo mẫu, quy trình đàm phán — và cuối cùng là phương thức giải quyết tranh chấp (từ tòa án tới trọng tài cùng mẫu thỏa thuận dàn xếp) để khi cần bạn có thể soạn thảo, áp dụng và thực thi một cách hiệu quả khi làm hợp đồng thương mại.
Định nghĩa và phạm vi của hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận giữa các bên về việc thực hiện các giao dịch có tính thương mại, bao gồm mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đại lý, phân phối, đại diện và các hoạt động khác nhằm mục đích sinh lợi. Trong thực tế doanh nghiệp thường gặp các dạng hợp đồng như hợp đồng mua bán, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ thương mại và hợp đồng đại lý thương mại.
Phạm vi của hợp đồng thương mại có thể là trong nước hoặc xuyên biên giới. Với hợp đồng thương mại quốc tế, bên soạn thảo cần chú ý các yếu tố như quy tắc Incoterms, ngoại tệ thanh toán, ngôn ngữ hợp đồng và cơ chế giải quyết tranh chấp quốc tế.
Ví dụ: một hợp đồng mua bán hàng hóa (hợp đồng mua bán) giữa công ty Việt Nam và đối tác nước ngoài phải xác định rõ hàng hóa, số lượng, điều kiện giao nhận, và ai chịu rủi ro tại từng đầu mối giao hàng để tránh tranh chấp sau này.
Các điều khoản chính trong hợp đồng thương mại
Một hợp đồng thương mại chuẩn nên bao gồm các điều khoản thiết yếu sau để đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp:
- Các bên và định nghĩa: Xác định rõ pháp nhân, địa chỉ, người liên hệ.
- Đối tượng hợp đồng: Mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, tài liệu kèm theo.
- Giá cả và phương thức thanh toán: Tiền tệ, điều kiện thanh toán, bảo đảm thanh toán (có thể dùng cơ chế escrow để bảo đảm).
- Giao nhận và chuyển giao rủi ro: Thời điểm và địa điểm giao hàng, trách nhiệm vận chuyển.
- Kiểm tra, nghiệm thu và bảo hành: Tiêu chí nghiệm thu, quy trình trả hàng, thời hạn bảo hành.
- Trách nhiệm và bồi thường: Giới hạn trách nhiệm, giới hạn bồi thường, miễn trừ thiệt hại.
- Trường hợp bất khả kháng (force majeure): Quy định thông báo, thời hạn khắc phục.
- Chấm dứt hợp đồng và thông báo: Điều kiện chấm dứt, mẫu thông báo vi phạm (tham khảo mẫu thông báo).
- Bảo mật và quyền sở hữu trí tuệ: Ràng buộc về thông tin nhạy cảm và bản quyền, nhãn hiệu.
- Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp: Chọn luật điều chỉnh, lựa chọn tòa án hoặc trọng tài (xem mục giải quyết tranh chấp).
Lưu ý: Các điều khoản này cần được cân bằng giữa rủi ro pháp lý và yêu cầu kinh doanh. Ví dụ, giới hạn trách nhiệm nên dựa trên giá trị hợp đồng và mức rủi ro thực tế chứ không đặt giới hạn chung chung.
Hướng dẫn soạn thảo mẫu hợp đồng thương mại
Khi soạn thảo hợp đồng thương mại mẫu, hãy bắt đầu từ cấu trúc rõ ràng: preamble (giới thiệu các bên), điều khoản chính, điều khoản phụ, phụ lục/biểu mẫu. Dùng định nghĩa chung để tránh lặp lại và đảm bảo nhất quán ngôn ngữ.
Nguyên tắc soạn thảo
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ mơ hồ.
- Định nghĩa rõ thuật ngữ quan trọng (ví dụ: “Ngày giao hàng”, “Hàng hóa”).
- Phân tách điều khoản thương mại (giá, giao nhận) với điều khoản pháp lý (bồi thường, lựa chọn luật).
- Đưa các biểu mẫu, danh sách tính toán vào phụ lục để dễ sửa đổi mà không làm thay đổi bố cục hợp đồng chính.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ thương mại, cần thêm điều khoản về tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu nghiệm thu hoặc KPI tương ứng. Nếu cần thoả thuận về giải quyết tranh chấp bằng thỏa thuận dàn xếp có thể tham khảo mẫu Settlement Agreement.
Ví dụ ngắn về điều khoản thanh toán: “Bên B thanh toán 30% đặt cọc khi ký, 70% khi giao hàng và nghiệm thu. Nếu bên A và bên B đồng ý dùng tài khoản ký quỹ, hai bên thực hiện theo thỏa thuận escrow.”
Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại
Quy trình đàm phán nên được hoạch định trước để tránh mất thời gian và rủi ro pháp lý:
- Chuẩn bị: Thu thập yêu cầu kinh doanh, giới hạn ủy quyền, phân tích rủi ro pháp lý.
- LOI/Term Sheet: Dùng văn bản tóm tắt các điểm chính để tiết kiệm thời gian đàm phán chi tiết.
- Đàm phán thương mại trước, pháp lý sau: Ưu tiên đồng thuận về giá, thời hạn, phạm vi; sau đó đưa vào xử lý điều khoản pháp lý chi tiết.
- Soát xét nội bộ: Phòng pháp chế, tài chính, vận hành cùng rà soát; lưu ý tương thích với quy định nội bộ về phân quyền ký kết.
- Ký kết: Thống nhất hình thức ký (bản giấy, bản điện tử — hợp đồng thương mại điện tử), ngôn ngữ chính thức, và trao đổi bản gốc. Đối với hợp đồng quốc tế, cân nhắc công chứng/áp apostille hoặc legalized signature nếu cần.
Ví dụ thực tiễn: trong giao dịch xuất khẩu, thường có bước thỏa thuận Incoterms và bảo hiểm trước khi chốt điều khoản thanh toán — những điểm này quyết định lớn đến chi phí và rủi ro sau này.
Giải quyết tranh chấp và áp dụng pháp luật trong hợp đồng thương mại
Quy định về giải quyết tranh chấp là phần quan trọng quyết định khả năng thực thi quyền lợi. Các phương thức chính gồm: thương lượng, hòa giải, trọng tài, và khởi kiện tại tòa án. Nhiều doanh nghiệp chọn trọng tài cho giao dịch quốc tế vì tính bảo mật và tính thi hành thuận tiện của phán quyết trọng tài.
Gợi ý điều khoản: Nên có cơ chế giải quyết tranh chấp theo tầng: thương lượng → hòa giải → trọng tài/tòa án. Nếu chọn trọng tài, rõ ràng về địa điểm, bộ quy tắc áp dụng và số trọng tài viên.
Nếu cần một mẫu thỏa thuận dàn xếp, bạn có thể tham khảo Settlement Agreement. Đối với trọng tài, cân nhắc kèm theo thỏa thuận arbitration clause rõ ràng để tránh tranh cãi về thẩm quyền.
Thực hành khi bên vi phạm: Trước khi khởi kiện hoặc trọng tài, gửi thông báo vi phạm theo mẫu (xem default notice), nêu hành vi vi phạm, yêu cầu khắc phục, và thời hạn. Trong nhiều trường hợp, lựa chọn ký quỹ/escrow hoặc cơ chế bảo đảm khác giúp giảm rủi ro về thanh toán và tăng khả năng thu hồi khi xảy ra tranh chấp (Escrow Agreement).
Cuối cùng, luôn xác định rõ luật áp dụng trong hợp đồng (ví dụ luật Việt Nam hoặc luật nước thứ ba) và cân nhắc tính khả thi khi thực thi phán quyết nước ngoài — đặc biệt quan trọng với hợp đồng thương mại quốc tế.
Tóm gọn
Tóm lại, để giảm rủi ro và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp khi ký kết hợp đồng thương mại, bạn cần xây dựng mẫu hợp đồng thương mại chuẩn bao gồm các điều khoản thiết yếu (các bên, đối tượng, giá cả và phương thức thanh toán, giao nhận, nghiệm thu, bảo hành, trách nhiệm và bồi thường, bất khả kháng, chấm dứt, bảo mật và điều khoản giải quyết tranh chấp). Việc soạn thảo rõ ràng, sử dụng biểu mẫu phụ lục và cân nhắc các cơ chế bảo đảm như escrow giúp chuẩn hóa quy trình và giảm sai sót trong thực thi hợp đồng.
Trong quá trình đàm phán và khi xảy ra mâu thuẫn, áp dụng lộ trình giải quyết tranh chấp theo tầng (thương lượng → hòa giải → trọng tài/tòa án) và lựa chọn luật áp dụng phù hợp sẽ tăng khả năng thi hành và giảm chi phí. Với giao dịch quốc tế, chú ý Incoterms, ngoại tệ, ngôn ngữ hợp đồng và lựa chọn trọng tài quốc tế khi cần.
Nếu bạn muốn tối ưu hoá mẫu hợp đồng thương mại, soạn thảo điều khoản giải quyết tranh chấp rõ ràng hoặc cần hỗ trợ khi đối tác vi phạm, đội ngũ pháp lý của TLS Firm sẵn sàng tư vấn và soạn thảo hồ sơ thực thi. Liên hệ ngay: https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu về hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng thương mại quốc tế, và giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại.
FAQs
Hợp đồng thương mại là gì?
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận giữa các bên nhằm thực hiện giao dịch có tính thương mại như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đại lý hay phân phối. Mục tiêu chính là điều chỉnh quyền và nghĩa vụ để sinh lợi và quản trị rủi ro thương mại.
Mẫu hợp đồng thương mại gồm những nội dung gì?
Mẫu hợp đồng thương mại tiêu chuẩn bao gồm các điều khoản về các bên, đối tượng hợp đồng, giá cả và phương thức thanh toán, giao nhận, nghiệm thu, bảo hành, trách nhiệm bồi thường, bất khả kháng, chấm dứt, bảo mật và điều khoản giải quyết tranh chấp. Phụ lục cho biểu mẫu nghiệm thu, bảng giá hay KPI giúp dễ cập nhật mà không thay đổi nội dung chính.
Hợp đồng thương mại có cần công chứng không?
Thông thường hợp đồng thương mại không bắt buộc phải công chứng để có hiệu lực dân sự tại Việt Nam, trừ một số giao dịch đặc thù theo quy định (ví dụ chuyển nhượng tài sản là bất động sản). Tuy nhiên, công chứng hoặc chứng thực chữ ký, nhất là với hợp đồng quốc tế, có thể tăng tính chứng cứ và thuận lợi khi thực thi ở nước ngoài.
Làm sao để giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại?
Thực hành tốt là quy định lộ trình giải quyết tranh chấp theo tầng: thương lượng trước, hòa giải (nếu có), sau đó trọng tài hoặc khởi kiện tại tòa án tùy điều khoản đã thỏa thuận. Trọng tài thường được lựa chọn cho giao dịch quốc tế vì tính bảo mật và thuận lợi trong việc thi hành phán quyết.
Hợp đồng thương mại quốc tế khác gì so với hợp đồng nội địa?
Hợp đồng thương mại quốc tế cần lưu ý thêm Incoterms, ngoại tệ thanh toán, ngôn ngữ hợp đồng, thuế và thủ tục hải quan, cũng như cơ chế giải quyết tranh chấp quốc tế (ví dụ trọng tài quốc tế và lựa chọn luật áp dụng). Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro vận chuyển, tỷ giá và khả năng thi hành phán quyết ở nước ngoài.
