Hóa đơn điện tử là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế, ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ. Tuy nhiên, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn bị loại, bị phạt hành chính, hoặc nghiêm trọng hơn – bị truy thu thuế và cưỡng chế tài khoản.
Dưới đây là 5 sai sót phổ biến nhất về hóa đơn mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh vi phạm và thiệt hại không đáng có.
1. Ghi sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ bên mua
Đây là lỗi thường gặp nhất, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều khách hàng lẻ hoặc thông tin khách hàng thay đổi. Nếu tên/mã số thuế không đúng với đăng ký thuế:
- Hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ
- Không được khấu trừ thuế GTGT
- Bị loại khỏi chi phí khi tính thuế TNDN
Lưu ý: Kể cả chỉ sai 1 ký tự trong mã số thuế hoặc tên pháp lý cũng có thể gây rắc rối lớn khi quyết toán.
2. Xuất hóa đơn không đúng thời điểm
Doanh nghiệp xuất hóa đơn sau khi giao hàng/dịch vụ quá muộn hoặc trước khi phát sinh nghĩa vụ thuế đều vi phạm.
Ví dụ:
- Giao hàng tháng 3, xuất hóa đơn tháng 5 → bị coi là lùi thời gian, trốn thuế
- Xuất trước ngày hợp đồng có hiệu lực → bị điều chỉnh
Mức phạt: Có thể lên đến 20 triệu đồng nếu bị thanh tra thuế phát hiện.
3. Thiếu hoặc sai chữ ký số (chữ ký điện tử)
Hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người bán, hoặc sai thông tin chữ ký (người đại diện không hợp lệ, chữ ký không khớp hồ sơ) sẽ bị xem là hóa đơn không hợp lệ.
Hậu quả:
- Bên mua không thể hạch toán chi phí
- Doanh thu vẫn bị tính nhưng không được ghi nhận đầu vào
→ Doanh nghiệp dễ bị truy thu, tăng chi phí thuế TNDN, GTGT.
4. Sai số tiền, thuế suất, hoặc cộng dồn không chính xác
Lỗi nhập liệu như ghi sai đơn giá, sai thuế suất (5% thành 10%), tổng tiền sai… thường bị phát hiện khi đối chiếu với hợp đồng.
Trong nhiều trường hợp, hóa đơn này phải bị thu hồi, lập lại, ảnh hưởng đến sổ sách kế toán 2 bên.
Việc không điều chỉnh kịp thời có thể gây rối loạn hệ thống hóa đơn và ảnh hưởng kiểm tra thuế.
5. Xuất hóa đơn cho giao dịch không có thực
Đây là lỗi nghiêm trọng nhất – có thể bị truy tố hình sự nếu xác định là xuất hóa đơn khống để trốn thuế hoặc tạo chi phí ảo.
Dấu hiệu thường gặp:
- Không có hợp đồng, vận đơn, biên bản giao nhận
- Không chứng minh được dòng tiền thanh toán
- Đối tác là doanh nghiệp bỏ trốn, “ma”, không có thực
→ Bị truy thu toàn bộ GTGT, TNDN và xử phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
Làm gì khi phát hiện sai sót hóa đơn?
Nếu phát hiện lỗi hóa đơn trước khi bị thanh tra, doanh nghiệp nên:
- Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Thông báo với bên mua và cơ quan thuế nếu cần
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến sai sót
TLSFirm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, điều chỉnh và xử lý mọi sai sót hóa đơn – tránh bị xử phạt không đáng có.
Dịch vụ kiểm tra hóa đơn – thuế tại TLSFirm
- Kiểm tra hợp lệ toàn bộ hóa đơn 6–12 tháng gần nhất
- Tư vấn xử lý sai sót, tránh bị cưỡng chế hoặc truy thu
- Soạn công văn điều chỉnh/thu hồi hóa đơn
- Hỗ trợ khi bị thanh tra thuế hoặc bị cảnh báo rủi ro
Gửi file hóa đơn của bạn cho TLSFirm để được kiểm tra miễn phí
Kết luận
Hóa đơn sai sót là nguyên nhân hàng đầu khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế, thậm chí bị truy thu và cưỡng chế tài khoản.
Chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể gây tổn thất tài chính lớn. Hãy chủ động kiểm tra và xử lý ngay với sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý và thuế của TLSFirm.