Giới thiệu
Trong thực tế vận hành SME, những sai sót nhỏ như hợp đồng thiếu điều khoản bảo mật, quy trình chấm công lỏng lẻo hay xử lý dữ liệu nhân viên không đúng quy chuẩn thường biến thành rủi ro pháp lý tốn kém — mất nhân lực, tiền bạc và uy tín. Đối với người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, việc nắm bắt kịp thời thay đổi và thiết lập quy trình chặt chẽ là nhiệm vụ thiết yếu; một số vấn đề phổ biến mà bạn sẽ gặp phải được giải quyết trực tiếp trong checklist này, bắt đầu từ nền tảng của luật lao động đến các khuyến nghị thực tế.
Tự động hóa tài liệu và giải pháp LegalTech/CLM không chỉ giảm công việc thủ công mà còn giúp chuẩn hoá mẫu hợp đồng, triển khai DPA nhân sự, quản lý chính sách nghỉ phép, tính lương và lưu trữ chứng từ một cách có kiểm soát. Bài viết dẫn bạn qua các phần: Tổng quan pháp lý, Quyền và nghĩa vụ người lao động, Hợp đồng và mẫu hợp đồng chuẩn, Tiền lương – giờ làm – nghỉ phép, cùng hướng dẫn giải quyết tranh chấp và lưu trữ bảo hiểm xã hội — kèm gợi ý tích hợp công nghệ để thực thi checklist một cách hiệu quả.
Tổng quan về Luật Lao Động
Luật lao động điều chỉnh mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác định quyền, nghĩa vụ và chế độ bảo vệ cho người lao động trong hoạt động sản xuất — kinh doanh. Ở Việt Nam, các quy định chính nằm trong bộ luật lao động (bao gồm các sửa đổi gần đây trong luật lao động 2021), cùng các văn bản hướng dẫn thi hành.
Điểm cần lưu ý cho người làm công tác pháp chế, nhân sự hoặc compliance là phân biệt các nguồn quy phạm: luật gốc (Bộ luật Lao động), nghị định, thông tư hướng dẫn và thỏa ước lao động tập thể. Việc cập nhật luật lao động mới nhất 2021 và tài liệu tham khảo (ví dụ luật lao động pdf) là bắt buộc để đảm bảo chính sách nội bộ phù hợp.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động
Quyền cơ bản
Người lao động được hưởng các quyền cơ bản như:
- Nhận lương thỏa đáng và đúng hạn (liên quan đến mức lương tối thiểu vùng, chế độ phụ cấp).
- Môi trường làm việc an toàn, được đào tạo về an toàn vệ sinh lao động.
- Được hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ về thai sản, ốm đau theo quy định.
Nghĩa vụ quan trọng
Người lao động phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Tuân thủ nội quy, quy trình vận hành và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Bảo mật thông tin, tuân thủ chính sách xử lý dữ liệu cá nhân (gợi ý: cần có Data Processing Agreement nếu xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên).
Ví dụ: Nhân sự nên thông báo đầy đủ cho phòng nhân sự khi xin hưởng chế độ thai sản để doanh nghiệp thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm xã hội và chi trả đúng quy định.
Hợp đồng lao động và các loại hợp đồng
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý bắt buộc xác lập quan hệ lao động (trừ các trường hợp luật định). Có các loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng mùa vụ/giang hồ (theo tính chất công việc).
Điểm cần kiểm tra trong hợp đồng
- Thông tin các bên, mô tả công việc, thời hạn hợp đồng.
- Chế độ lương, phụ cấp, thời gian thử việc (nếu có) và điều kiện chấm dứt.
- Điều khoản về bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ và xử lý dữ liệu nhân sự.
Nếu bạn cần mẫu hoặc tham khảo để soạn thảo hợp đồng lao động, có thể tham khảo tài liệu mẫu tại: Mẫu hợp đồng lao động.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu nhân viên (hồ sơ, lương, hồ sơ y tế), nên cân nhắc áp dụng Thỏa thuận xử lý dữ liệu để đảm bảo tuân thủ quyền riêng tư và trách nhiệm pháp lý.
Tiền lương, giờ làm việc và nghỉ phép
Tiền lương
Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện trả lương theo hợp đồng và theo quy định pháp luật (bao gồm mức tiền lương tối thiểu vùng nếu áp dụng). Các khoản trích đóng bắt buộc cho bảo hiểm cũng phải được tính đúng.
Giờ làm việc và giờ làm thêm
Quy định về giờ làm việc pháp luật xác định giờ chuẩn, giờ nghỉ giữa ca và điều kiện làm thêm giờ. Người phụ trách nhân sự nên ban hành quy định về chấm công rõ ràng để quản lý giờ làm việc và tính toán lương, làm thêm.
Nghỉ phép và các chế độ nghỉ
- Nghỉ hàng năm, nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản theo quy định của luật lao động việt nam.
- Thủ tục yêu cầu nghỉ và chứng từ cần thiết khi hưởng chế độ (ví dụ giấy khám bệnh, quyết định hưởng BHXH).
Lưu ý thực tế: Thiết kế chính sách nghỉ phép nội bộ rõ ràng, gắn với hệ thống chấm công để tránh khiếu nại và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Giải quyết tranh chấp lao động và bảo hiểm xã hội
Quy trình giải quyết tranh chấp
Tranh chấp lao động có thể giải quyết nội bộ qua hoà giải, thông qua trung tâm trọng tài lao động, hoặc khởi kiện tại tòa án lao động tùy tính chất (cá nhân hoặc tập thể). Thực tế nên áp dụng thứ tự: thương lượng nội bộ → hoà giải tại cơ quan lao động → trọng tài/tòa án.
Bảo hiểm xã hội và thủ tục
Bảo hiểm xã hội là bắt buộc với người lao động thuộc diện tham gia; doanh nghiệp có trách nhiệm đóng và kê khai đầy đủ. Khi xảy ra tranh chấp về đóng BHXH, hồ sơ và biên bản chấm công là bằng chứng quan trọng.
Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng, để giảm rủi ro pháp lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động bằng văn bản. Tham khảo mẫu và thủ tục tại: Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
Hành động gợi ý cho người phụ trách: lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động, chấm công và các thỏa thuận bằng văn bản; thiết lập quy trình nội bộ cho xử lý tranh chấp và phản hồi nhanh khi có khiếu nại để giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Tóm gọn
Tóm lại, checklist này cung cấp hướng dẫn thực tế để SME tuân thủ Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn: nắm rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động, soạn thảo mẫu hợp đồng lao động chuẩn (bao gồm điều khoản bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ và DPA nhân sự), thực hiện chính sách tiền lương, giờ làm và nghỉ phép đúng quy định, đồng thời lưu trữ hồ sơ, chấm công và bảo hiểm xã hội đầy đủ để giảm rủi ro tranh chấp. Việc áp dụng giải pháp LegalTech/CLM giúp chuẩn hoá mẫu hợp đồng, tự động hoá quy trình phê duyệt và lưu trữ, đồng thời đảm bảo tuân thủ khi xử lý dữ liệu nhân sự (DPA). Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, đánh giá tuân thủ luật lao động việt nam hoặc triển khai giải pháp hợp đồng điện tử/CLM, hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu: https://tlsfirm.com/. Tích hợp các yếu tố pháp lý như bộ luật lao động, bảo hiểm xã hội và tiền lương tối thiểu vùng vào quy trình nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và bền vững.
FAQs
Luật lao động là gì?
Luật lao động quy định mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác định quyền, nghĩa vụ và các chế độ bảo vệ cho người lao động trong hoạt động sản xuất — kinh doanh. Đây là cơ sở để xây dựng hợp đồng lao động, nội quy, chính sách tiền lương và chế độ bảo hiểm xã hội.
Luật lao động mới nhất có hiệu lực từ khi nào?
Luật lao động mới nhất (các sửa đổi liên quan được cập nhật trong giai đoạn 2021) đã có hiệu lực theo các văn bản quy phạm kèm theo; người phụ trách pháp chế và nhân sự cần theo dõi nghị định, thông tư hướng dẫn để cập nhật chi tiết. Để áp dụng chính xác, hãy tham khảo văn bản luật lao động mới nhất và tài liệu hướng dẫn hiện hành.
Thời gian thử việc tối đa theo luật là bao nhiêu?
Thời gian thử việc tối đa được quy định tùy theo tính chất công việc và loại hợp đồng; thông thường một số vị trí có mức tối đa lên đến 60 ngày, nhưng chi tiết phải căn cứ vào quy định hiện hành trong bộ luật lao động. Khi soạn hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên ghi rõ thời gian thử việc và điều kiện kết thúc thử việc để tránh tranh chấp.
Người lao động được nghỉ thai sản bao nhiêu ngày?
Theo quy định phổ biến, người lao động nữ được hưởng chế độ nghỉ thai sản khoảng 6 tháng (180 ngày) cho mỗi lần sinh; một số trường hợp như sinh đôi, tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp có thể được hưởng thêm thời gian. Doanh nghiệp cần hướng dẫn thủ tục, chứng từ để người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội đúng quy định.
Làm thế nào để giải quyết tranh chấp lao động?
Quy trình hiệu quả thường theo thứ tự: thương lượng, hoà giải nội bộ; nếu không thành công thì hoà giải tại cơ quan lao động hoặc chuyển sang trọng tài/tòa án lao động. Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ, biên bản chấm công và thỏa thuận bằng văn bản để làm bằng chứng khi cần giải quyết tranh chấp.
