Giới thiệu
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vấp phải sai sót khi chấm dứt hợp đồng — từ thủ tục thông báo, tính sai trợ cấp, đến bỏ sót nghĩa vụ đóng BHXH — hệ quả là khiếu nại, phạt hành chính và tổn thất nhân sự. Bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, sẽ giúp bạn rút gọn những rủi ro đó bằng cách kết hợp hướng dẫn pháp lý thực tế và công cụ soạn thảo: tự động hóa tài liệu (mẫu thư chấm dứt, thỏa thuận, checklist) để giảm lỗi và tăng tốc quy trình. Chúng ta sẽ bắt đầu từ nền tảng pháp lý theo luật lao động, rồi đi qua quyền và nghĩa vụ của các bên, các loại hợp đồng và nội dung bắt buộc, quy định về thời giờ làm việc/ nghỉ ngơi và làm thêm, cuối cùng là chế độ tiền lương, bảo hiểm và trợ cấp khi thôi việc — kèm checklist pháp lý để bạn kiểm tra nhanh trước khi ra quyết định.
Khái niệm và phạm vi điều chỉnh của luật lao động
Luật lao động điều chỉnh quan hệ pháp lý phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động, tạo khung cho việc tổ chức lao động, bảo vệ quyền người lao động và đảm bảo nghĩa vụ của doanh nghiệp. Ở Việt Nam, phạm vi này được thể hiện chi tiết trong bộ luật lao động và liên quan chặt chẽ tới luật bảo hiểm xã hội, luật về an toàn vệ sinh lao động và các quy định chuyên ngành khác.
Phạm vi điều chỉnh bao gồm: tuyển dụng, hợp đồng lao động, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, tiền lương, bảo hiểm xã hội, đào tạo nghề, quan hệ lao động tập thể và giải quyết tranh chấp lao động. Với vai trò người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự, bạn cần hiểu ranh giới giữa các văn bản luật khi xây dựng chính sách nội bộ.
Ví dụ thực tế: khi soạn quy định nghỉ phép năm (nghỉ phép năm), doanh nghiệp phải đối chiếu cả quy định của bộ luật lao động và hướng dẫn về đóng bảo hiểm, vì quyền nghỉ hưởng lương có liên quan tới chế độ đóng bảo hiểm xã hội và tiền lương.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền cơ bản
Người lao động có quyền được trả lương công bằng, nghỉ ngơi hợp lý, được tham gia bảo hiểm xã hội và hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản. Người sử dụng lao động có quyền quản lý, phân công công việc và yêu cầu tuân thủ nội quy, trong giới hạn pháp luật.
Nghĩa vụ chính
Người lao động có nghĩa vụ làm việc theo hợp đồng lao động, tuân thủ nội quy, bảo quản tài sản của doanh nghiệp và thực hiện quy định về an toàn vệ sinh lao động. Người sử dụng lao động phải trả lương đúng hạn, tổ chức làm việc, đảm bảo điều kiện an toàn và đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc.
Lưu ý thực tiễn: Khi triển khai chính sách, hãy liệt kê minh bạch quyền và nghĩa vụ trong sổ tay nhân sự và trong hợp đồng lao động để giảm rủi ro tranh chấp và đảm bảo tuân thủ bộ luật lao động.
Hợp đồng lao động — các loại và nội dung bắt buộc
Các loại hợp đồng
Về cơ bản có ba dạng: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định. Việc phân loại đúng ảnh hưởng đến thời gian thử việc, chế độ chấm dứt và các quyền lợi khác theo bộ luật lao động.
Nội dung bắt buộc
Một hợp đồng lao động chuẩn cần ghi rõ: tên các bên, địa điểm làm việc, công việc, thời hạn hợp đồng (nếu có), mức lương, thời giờ làm việc, thời gian thử việc, quyền lợi bảo hiểm và điều kiện chấm dứt. Thiếu một trong các nội dung này có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Thực hành: Luôn lưu trữ mẫu hợp đồng và các tài liệu kèm theo. Khi cần chấm dứt hợp đồng hoặc thông báo bằng văn bản, bạn có thể tham khảo mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng (termination letter) để đảm bảo hình thức và nội dung phù hợp: Mẫu thư thông báo chấm dứt.
Nếu muốn thiết lập thỏa thuận chấm dứt có hưởng trợ cấp hoặc thỏa thuận mất việc, tham khảo mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động để soạn thảo thoả thuận rõ ràng, tránh tranh chấp sau này: Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và làm thêm giờ
Nguyên tắc chung
Bộ luật lao động quy định rõ giờ làm việc bình thường, giờ nghỉ giữa ca, ngày nghỉ hàng tuần và nghỉ lễ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định thời gian làm việc phù hợp với đặc thù sản xuất nhưng không trái luật.
Làm thêm giờ
Làm thêm giờ phải có thỏa thuận với người lao động, có giới hạn theo quy định và được trả lương làm thêm. Ghi chép giờ làm việc, xin ý kiến đại diện người lao động (nếu có) và trả lương, trợ cấp kèm theo là các bước bắt buộc để tránh khiếu nại.
Nghỉ phép năm
Nghỉ phép năm là quyền người lao động theo bộ luật lao động; doanh nghiệp phải có quy định về tích lũy, chuyển lương cho ngày phép chưa nghỉ và thông báo rõ quy trình xin nghỉ. Ví dụ: nhân sự cần lưu trữ hồ sơ yêu cầu nghỉ phép để đối chiếu khi tính toán tiền lương và bảo hiểm.
Chế độ tiền lương, bảo hiểm và trợ cấp (ốm đau, thai sản, thôi việc)
Chính sách tiền lương
Tiền lương phải đảm bảo tối thiểu theo quy định và rõ ràng trong hợp đồng lao động. Chính sách tiền lương nội bộ nên nêu công thức tính, các khoản phụ cấp và thời điểm trả lương để tránh tranh chấp về luật lao động tiền lương.
Bảo hiểm xã hội và các chế độ
Người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng luật bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định. Chế độ ốm đau, thai sản được xác định dựa trên việc đóng bảo hiểm; do đó nhân sự cần liên hệ phòng bảo hiểm hoặc kiểm tra sổ BHXH khi xử lý hồ sơ hưởng chế độ.
Thôi việc và trợ cấp
Khi chấm dứt hợp đồng, tùy lý do người lao động có thể được trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc hoặc không. Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên soạn thảo thỏa thuận giải quyết quyền lợi thoả đáng và có văn bản rõ ràng. Tham khảo mẫu thỏa thuận giải quyết và mẫu thỏa thuận giải quyết bồi thường để soạn thảo phù hợp: Mẫu thỏa thuận chấm dứt/Severance agreement và Thỏa thuận chấm dứt (Việt).
Gợi ý thực tế: Trước khi thanh toán trợ cấp thôi việc, kiểm tra quyền lợi căn cứ vào thời gian đóng BHXH, loại hợp đồng lao động và các thỏa thuận bằng văn bản để tránh khiếu nại sau thanh toán.
Tóm gọn
Tóm lại, khi chấm dứt hợp đồng lao động doanh nghiệp cần nắm vững khung pháp lý của bộ luật lao động và luật bảo hiểm xã hội, xác định đúng loại hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên, thực hiện thủ tục thông báo, thanh toán tiền lương, trợ cấp (thôi việc hoặc mất việc) và hoàn tất nghĩa vụ đóng BHXH. Áp dụng quy trình rõ ràng — gồm mẫu thư chấm dứt, thỏa thuận và checklist pháp lý — sẽ giảm rủi ro tranh chấp, phạt hành chính và tổn thất nhân sự. Để được tư vấn chi tiết, kiểm tra mẫu văn bản hoặc soạn thảo thỏa thuận chấm dứt phù hợp với quy định về hợp đồng lao động, nghỉ phép năm, thử việc và chế độ bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ TLS Firm tại https://tlsfirm.com/ để nhận hỗ trợ pháp lý chuyên sâu.
FAQs
Thời gian thử việc theo luật lao động là bao lâu?
Theo quy định chung của bộ luật lao động, thời gian thử việc phải được thỏa thuận trong hợp đồng và phù hợp với tính chất công việc; thời hạn cụ thể được quy định theo loại công việc và văn bản hướng dẫn hiện hành. Người sử dụng lao động cần ghi rõ thời gian thử việc trong hợp đồng và tuân thủ quy định để tránh tranh chấp.
Người lao động được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?
Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được hưởng ít nhất 12 ngày làm việc nghỉ phép năm trong điều kiện lao động bình thường; đối với công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì số ngày nghỉ có thể nhiều hơn. Doanh nghiệp cần quy định rõ cơ chế tích lũy, trả lương cho ngày phép chưa nghỉ và thủ tục xin nghỉ để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ luật lao động.
Điều kiện chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể xảy ra do nhiều căn cứ: hết hạn hợp đồng, thỏa thuận giữa hai bên, đơn phương chấm dứt theo luật (ví dụ người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động đơn phương vì lý do tái cấu trúc) hoặc sa thải do vi phạm. Mỗi trường hợp có quy trình và nghĩa vụ thanh toán khác nhau; doanh nghiệp cần kiểm tra loại hợp đồng, lý do chấm dứt và thực hiện thủ tục thông báo, thanh toán bảo hiểm xã hội và các trợ cấp nếu có.
Người lao động mắc bệnh có được hưởng chế độ ốm đau không?
Nếu người lao động đã đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội theo quy định và đáp ứng điều kiện hưởng (có hồ sơ y tế, giấy xác nhận nghỉ việc phù hợp), thì họ có quyền hưởng chế độ ốm đau từ quỹ BHXH. Phòng nhân sự cần kiểm tra sổ BHXH, hồ sơ bệnh án và thủ tục hưởng để làm cơ sở chi trả hoặc hướng dẫn người lao động làm hồ sơ bảo hiểm.
Người lao động bị sa thải có được trợ cấp thôi việc?
Quyền nhận trợ cấp thôi việc phụ thuộc vào lý do sa thải và thời gian làm việc: nếu việc chấm dứt là do người sử dụng lao động và người lao động đủ điều kiện (thường dựa trên thời gian đóng BHXH), họ có thể được trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc. Ngược lại, nếu sa thải do lỗi nghiêm trọng của người lao động theo quy định kỷ luật thì có thể không được hưởng trợ cấp; doanh nghiệp nên kiểm tra căn cứ pháp lý trước khi quyết toán.
