Giới thiệu
Một sai sót nhỏ trong thỏa thuận chấm dứt hoặc thiếu chứng cứ xác thực có thể kéo doanh nghiệp vào cuộc chiến pháp lý tốn kém, mất thời gian và tổn hại uy tín — điều mà mỗi người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance đều lo lắng. Để giảm thiểu rủi ro đó, việc chuẩn hóa văn bản và ghi nhận bằng chứng kỹ thuật số là then chốt; bên cạnh đó, hợp đồng lao động được soạn chặt chẽ cùng quy trình lưu trữ có dấu thời gian sẽ giúp bạn đứng vững khi xảy ra tranh chấp.
Bài viết này sẽ chỉ rõ cách soạn mẫu thỏa thuận thôi việc (severance) và dàn xếp tranh chấp sao cho an toàn pháp lý, đồng thời giới thiệu cách tận dụng tự động hóa tài liệu để chuẩn hóa nội dung, lưu trữ biên bản và tích hợp chứng cứ điện tử. Bạn sẽ được dẫn dắt qua định nghĩa và các loại hợp đồng, nội dung bắt buộc, quyền‑nghĩa vụ của các bên, quy trình chấm dứt và thủ tục liên quan — tất cả nhằm giúp bạn tránh kiện tụng và xử lý chấm dứt lao động một cách thực tế và an toàn.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo một công việc xác định, dưới quyền quản lý, điều hành của người sử dụng lao động và được trả công theo thỏa thuận.
Với vai trò là người phụ trách pháp lý hoặc nhân sự, bạn cần coi hợp đồng lao động vừa là công cụ quản trị nhân sự vừa là căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của công ty và người lao động. Một hợp đồng rõ ràng giúp giảm rủi ro tranh chấp hợp đồng lao động và đảm bảo nghĩa vụ về lương, thời giờ, bảo hiểm xã hội được thực hiện.
Các loại hợp đồng lao động
Có một số dạng hợp đồng phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng; lựa chọn loại hợp đồng phù hợp tùy theo tính chất công việc và chiến lược tuyển dụng:
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: phù hợp với vị trí dài hạn, ổn định.
Hợp đồng lao động có thời hạn: dùng cho công việc có thời hạn xác định (dự án, thay thế nhân sự).
Hợp đồng mùa vụ, theo mùa: phù hợp cho công việc có tính chất theo mùa, thời vụ.
Hợp đồng thử việc: thường là giai đoạn đánh giá trước khi ký hợp đồng chính thức; chú ý ghi rõ thời hạn thử việc, quyền lợi và điều kiện kết thúc thử việc.
Lưu ý: khi soạn “mẫu hợp đồng lao động” hoặc cập nhật “hợp đồng lao động 2025”, cần cân nhắc quy định pháp luật hiện hành để chọn đúng loại hợp đồng và tránh rủi ro pháp lý.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động chặt chẽ nên nêu rõ các nội dung tối thiểu sau:
Thông tin các bên: tên, địa chỉ, mã số (nếu có).
Vị trí và mô tả công việc: trách nhiệm, yêu cầu công việc để làm cơ sở đánh giá.
Thời hạn hợp đồng: ngày bắt đầu, thời hạn (nếu có) hoặc ghi là không xác định thời hạn.
Chế độ lương, phụ cấp và phương thức trả lương: mức lương, chu kỳ trả lương, các khoản phụ cấp.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và phép: ca làm việc, quy định về phép năm.
Chế độ BHXH, bảo hiểm y tế và các quyền lợi khác: nghĩa vụ đóng BHXH của người sử dụng lao động và quyền lợi người lao động.
Thời gian thử việc (nếu có) và điều kiện chấm dứt thử việc: nêu rõ tiêu chí đánh giá.
Cam kết bảo mật, cạnh tranh (nếu cần): điều khoản bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Giải quyết tranh chấp: cơ chế nội bộ và lựa chọn kênh giải quyết khi có tranh chấp hợp đồng lao động.
Đối với các tài liệu tiện ích như hợp đồng mẫu, bạn nên chuẩn hóa “hợp đồng lao động mẫu” và lưu trữ phiên bản có hiệu lực để phục vụ tuyển dụng và kiểm soát nội bộ.
Quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động xác định rõ quyền và nghĩa vụ nhằm cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động. Dưới đây là các điểm cần chú ý khi soạn thảo điều khoản quyền – nghĩa vụ:
Người sử dụng lao động: trả lương đúng hạn, đóng BHXH/BHYT theo quy định, cung cấp điều kiện làm việc an toàn, đào tạo cần thiết và thực hiện các chế độ bảo hộ lao động.
Người lao động: thực hiện công việc theo mô tả, tuân thủ nội quy, bảo mật thông tin, báo cáo kết quả công việc và tuân thủ yêu cầu về an toàn lao động.
Quyền lợi thỏa ước tập thể và chính sách nội bộ: nếu doanh nghiệp có thỏa ước lao động tập thể, điều khoản này cần được nêu rõ để bảo đảm quyền lợi người lao động vượt trội hơn quy định tối thiểu.
Biện pháp xử lý kỷ luật và trách nhiệm bồi thường: quy định rõ mức xử lý và quy trình để tránh tranh chấp về sau.
Thiết kế các điều khoản này một cách rõ ràng giúp giảm nguy cơ “tranh chấp hợp đồng lao động” và tạo cơ sở pháp lý vững chắc khi cần thực thi.
Chấm dứt hợp đồng lao động và các thủ tục liên quan
Chấm dứt hợp đồng lao động có thể do hai bên thỏa thuận, đơn phương hợp pháp, hết hạn hợp đồng hoặc do các lý do đặc biệt. Khi thực hiện chấm dứt, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước thủ tục để tránh rủi ro pháp lý:
Các bước cơ bản
Kiểm tra căn cứ và điều kiện chấm dứt (hết hạn, nghỉ việc, vi phạm, sa thải, đơn phương có lý do chính đáng).
Thực hiện thông báo hoặc thư chấm dứt hợp đồng theo quy định và nội dung hợp đồng; tham khảo mẫu thư phù hợp tại mẫu thư chấm dứt.
Thỏa thuận chấm dứt nếu hai bên đồng ý và lập biên bản/tài liệu ký kết; doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu thỏa thuận chấm dứt tại thỏa thuận chấm dứt hợp đồng để chuẩn hóa quy trình.
Thanh toán các khoản trợ cấp, chế độ và giấy tờ liên quan (bảo hiểm xã hội, sổ bảo hiểm, bảng lương, quyết toán thuế). Trong trường hợp cần thỏa thuận về trợ cấp hay bồi thường, tham khảo mẫu thỏa thuận trợ cấp (severance).
Cấp giấy tờ chứng nhận thời gian đã làm việc và lưu hồ sơ chấm dứt để phòng ngừa tranh chấp hợp đồng lao động.
Lưu ý thực tế: ghi chép và lưu trữ toàn bộ thông báo, biên bản họp và bằng chứng giao nhận để giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Khi hồ sơ phức tạp (ví dụ: sa thải do vi phạm, bài toán trợ cấp lớn), hãy tham vấn bộ phận pháp chế hoặc luật sư chuyên môn để đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.
Tóm gọn
Bài viết tóm tắt các điểm then chốt khi soạn “mẫu thỏa thuận thôi việc (severance)” và quản trị chấm dứt lao động: hiểu rõ định nghĩa và các loại hợp đồng lao động, đảm bảo nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động, soạn thảo điều khoản quyền‑nghĩa vụ rõ ràng, tuân thủ quy trình chấm dứt và lưu trữ bằng chứng—đặc biệt là tích hợp chứng cứ điện tử để phòng ngừa tranh chấp. Việc chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động, sử dụng thỏa thuận chấm dứt có điều khoản về trợ cấp và lưu hồ sơ có dấu thời gian giúp doanh nghiệp giảm rủi ro kiện tụng và tăng khả năng bảo vệ trước tranh chấp hợp đồng lao động. Nếu bạn cần mẫu hoặc tư vấn chuyên sâu về severance, thỏa thuận chấm dứt hoặc cách tích hợp chứng cứ điện tử vào quy trình nội bộ, hãy liên hệ TLS Firm để được hỗ trợ: https://tlsfirm.com/.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động thực hiện công việc dưới quyền quản lý và được trả công. Đây vừa là công cụ quản trị nhân sự vừa là căn cứ pháp lý để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
Khi nào phải ký hợp đồng lao động?
Theo quy định, khi cá nhân bắt đầu làm việc cho doanh nghiệp, nếu có quan hệ lao động phải ký hợp đồng lao động trước hoặc ngay khi bắt đầu công việc. Việc ký hợp đồng kịp thời giúp xác lập chế độ lương, BHXH và các điều kiện làm việc rõ ràng, tránh rủi ro tranh chấp sau này.
Hợp đồng lao động có thời hạn tối đa bao lâu?
Thời hạn hợp đồng lao động có thời hạn thường được quy định theo luật lao động và thông lệ ngành; một số loại hợp đồng có giới hạn tối đa theo từng trường hợp cụ thể. Khi soạn mẫu hợp đồng lao động hoặc cập nhật “hợp đồng lao động 2025”, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định pháp luật hiện hành để chọn loại và thời hạn phù hợp.
Làm thế nào để chấm dứt hợp đồng lao động?
Chấm dứt hợp đồng có thể thực hiện bằng thỏa thuận giữa hai bên, đơn phương có căn cứ pháp lý, hoặc do hết hạn hợp đồng; doanh nghiệp cần kiểm tra căn cứ, thông báo, lập biên bản và thanh toán các khoản liên quan. Việc lưu trữ biên bản, thông báo và chứng cứ điện tử là cần thiết để phòng ngừa tranh chấp hợp đồng lao động.
Người lao động được bồi thường khi bị chấm dứt hợp đồng trái pháp luật không?
Có, nếu chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, người lao động có quyền yêu cầu bồi thường theo quy định và có thể yêu cầu phục hồi hoặc bồi thường thiệt hại tùy theo hoàn cảnh. Doanh nghiệp nên thỏa thuận rõ ràng trong thỏa thuận chấm dứt và lưu trữ chứng cứ để hạn chế rủi ro bồi thường lớn.
