Giới thiệu
Trong thực tế nhiều SME vẫn vật lộn với tủ hồ sơ, quy trình ký tay rườm rà và nguy cơ tranh chấp do thiếu bằng chứng số — đặc biệt khi nhân viên làm việc từ xa hoặc luân chuyển liên tục. Khi chuyển hợp đồng lao động giấy sang bản điện tử, không chỉ là đổi phương tiện lưu trữ mà là một cuộc thay đổi về kiểm soát rủi ro, vận hành và tuân thủ pháp lý.
Để làm được điều đó một cách an toàn và hiệu quả, tự động hóa tài liệu giúp tiêu chuẩn hoá nội dung, đẩy nhanh duyệt phê, áp dụng chữ ký số và tích hợp hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM). Bài viết này sẽ dẫn bạn qua các điểm then chốt: định nghĩa và phân loại hợp đồng; nội dung bắt buộc và quyền‑nghĩa vụ của các bên; quy trình ký kết, sửa đổi và chấm dứt — đồng thời kèm checklist pháp lý, quy tắc chữ ký số và lưu ý khi tích hợp CLM cho SME để bạn có lộ trình chuyển đổi thực tế, giảm rủi ro và tối ưu hoá vận hành.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là gì: Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo một công việc cụ thể và dưới sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động để hưởng tiền lương.
Trong thực tiễn quản trị nhân sự, hợp đồng lao động giúp xác lập rõ quyền và nghĩa vụ, điều kiện lao động và chế độ tiền lương, từ đó giảm rủi ro tranh chấp pháp lý. Đối với người làm compliance hoặc nhân sự, hiểu đúng khái niệm này là nền tảng để soạn thảo và quản lý hợp đồng một cách nhất quán.
Các loại hợp đồng lao động
Căn cứ vào thời hạn cam kết công việc, doanh nghiệp thường sử dụng hai dạng chính:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: áp dụng cho các công việc có thời hạn xác định (ví dụ: dự án 12 tháng). Lưu ý về giới hạn số lần gia hạn theo quy định pháp luật.
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: phù hợp với các vị trí ổn định, lâu dài, không ràng buộc ngày kết thúc cụ thể.
Ngoài ra còn các hình thức khác như hợp đồng mùa vụ, hợp đồng thử việc (thường là mẫu hợp đồng lao động thử việc), hoặc hợp đồng dịch vụ với nhà thầu độc lập — mỗi loại có hệ quả pháp lý khác nhau về bảo hiểm, thuế và các chế độ lao động.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động hoàn chỉnh cần chứa các nội dung tối thiểu sau:
- Thông tin các bên (tên, địa chỉ, đại diện).
- Vị trí công việc, mô tả nhiệm vụ và địa điểm làm việc.
- Thời hạn hợp đồng (nếu có).
- Tiền lương, hình thức trả lương và các khoản phụ cấp.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và chế độ phép năm.
- Thời gian thử việc (nếu có) và điều kiện thử việc.
- Điều kiện lao động, an toàn vệ sinh, bảo hiểm xã hội.
- Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo trước và trách nhiệm bồi thường.
- Cam kết bảo mật và xử lý dữ liệu (nếu công việc tiếp xúc với thông tin nhạy cảm).
Để tiện soạn thảo nhanh và đúng chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hợp đồng lao động. Với các điều khoản bảo mật chuyên sâu, hãy cân nhắc bổ sung điều khoản theo mẫu thỏa thuận bảo mật (NDA), và nếu nhân sự xử lý dữ liệu cá nhân thì nên thêm thỏa thuận xử lý dữ liệu để đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền của người lao động thường bao gồm:
- Được nhận lương đúng thời hạn và đầy đủ.
- Được làm việc trong điều kiện bảo đảm an toàn, bảo hiểm xã hội và hưởng chế độ theo quy định.
- Quyền được khiếu nại, yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động khi quyền lợi bị xâm phạm.
Nghĩa vụ của người lao động gồm:
- Thực hiện công việc theo hợp đồng, chấp hành nội quy, quy trình của doanh nghiệp.
- Bảo mật thông tin nhạy cảm liên quan đến doanh nghiệp (tham khảo NDA).
- Tôn trọng kỷ luật lao động và thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm, thuế theo quy định.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động gồm:
- Trả lương, đảm bảo điều kiện lao động và thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn, đánh giá và bổ nhiệm nhân sự phù hợp.
- Bảo đảm tuân thủ quy định về chấm dứt hợp đồng lao động, bồi thường và thông báo theo luật định.
Thủ tục ký kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động
Ký kết: Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản khi luật yêu cầu (hầu hết các hợp đồng chính thức). Các bên ký tên, ghi rõ ngày tháng và lưu giữ bản chính. Đối với vị trí công nghệ hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng mẫu hợp đồng chuyên biệt hoặc hợp đồng dịch vụ/SaaS cho bên thứ ba (tham khảo mẫu hợp đồng SaaS: SaaS) để phân định rõ quan hệ công việc.
Sửa đổi: Mọi thay đổi nội dung hợp đồng (lương, chức danh, địa điểm làm việc) phải được thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên. Thay đổi đơn phương thường chỉ có hiệu lực khi luật quy định hoặc có điều khoản rõ ràng trong hợp đồng.
Chấm dứt hợp đồng lao động: Chấm dứt có thể do hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, hay kỷ luật/đơn phương theo quy định pháp luật. Các điểm cần lưu ý:
- Thời hạn thông báo trước và căn cứ pháp lý khi đơn phương chấm dứt.
- Quyền nhận trợ cấp hoặc tiền bồi thường khi chấm dứt trái luật.
- Quy trình bàn giao công việc, thanh toán tiền lương và bảo hiểm liên quan.
Trong thực tế quản trị, chuẩn hóa biểu mẫu (ví dụ mẫu hợp đồng lao động) và quy trình nội bộ rõ ràng giúp giảm rủi ro khi xảy ra tranh chấp, đặc biệt liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động và các quyền lợi sau chấm dứt.
Tóm gọn
Tổng kết lại, chuyển hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử là bước tiến vừa về vận hành vừa về quản trị rủi ro: cần nắm rõ định nghĩa và phân loại hợp đồng (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn), đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động và quy trình ký kết, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng lao động. Để thực hiện an toàn, SME nên áp dụng mẫu hợp đồng lao động chuẩn, bổ sung điều khoản bảo mật/NDA và thỏa thuận xử lý dữ liệu khi cần, đồng thời triển khai chữ ký số và hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) để tự động hóa tài liệu và lưu giữ bằng chứng. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý hoặc giải pháp triển khai (mẫu hợp đồng lao động, tích hợp CLM, chữ ký số), hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn thực tế và giảm rủi ro: https://tlsfirm.com/
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động để hưởng tiền lương và chịu sự quản lý của người sử dụng lao động. Trong quản trị nhân sự, hợp đồng này xác lập quyền‑nghĩa vụ, điều kiện làm việc và là căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp.
Những nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động?
Hợp đồng lao động cần nêu rõ thông tin các bên, vị trí công việc, thời hạn hợp đồng (nếu có), tiền lương, thời giờ làm việc, thử việc (nếu có), điều kiện bảo hiểm và quy định chấm dứt hợp đồng. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu hợp đồng lao động chuẩn và bổ sung NDA hoặc thỏa thuận xử lý dữ liệu khi nhân sự tiếp xúc thông tin nhạy cảm.
Làm sao để chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật?
Chấm dứt hợp đồng lao động phải tuân thủ quy định về căn cứ, thời hạn thông báo và thủ tục thanh toán chế độ (lương, bảo hiểm, trợ cấp nếu có). Các bên nên thực hiện bằng văn bản, lưu hồ sơ bàn giao và kiểm tra điều kiện hưởng trợ cấp hoặc quyền lợi để tránh tranh chấp pháp lý.
Khi nào người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động có thể được hưởng trợ cấp thôi việc (trợ cấp chế độ khi người sử dụng lao động chấm dứt trái luật hoặc theo quy định) nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Bộ luật Lao động, còn trợ cấp thất nghiệp được chi trả khi người lao động chấm dứt hợp đồng và đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ điều kiện. Việc xác định cụ thể phụ thuộc vào lý do chấm dứt và thời gian đóng bảo hiểm xã hội/ thất nghiệp.
Có cần đăng ký hợp đồng lao động với cơ quan nào không?
Thông thường hợp đồng lao động không phải đăng ký tập trung với cơ quan hành chính, nhưng doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo, đóng bảo hiểm xã hội và kê khai thuế theo quy định. Với người lao động nước ngoài, hợp đồng thường đi kèm thủ tục xin giấy phép lao động và thông báo cho cơ quan quản lý chuyên ngành.
