Giới thiệu
Chuyển đổi thủ công từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử đang khiến nhiều SME đau đầu: quy trình ký chậm, bằng chứng pháp lý chưa chắc chắn, và rủi ro tuân thủ có thể dẫn tới khiếu nại hoặc xử phạt — trong khi nhân sự và pháp chế vẫn phải quản lý khối lượng tài liệu lớn. Việc áp dụng tự động hóa tài liệu kết hợp chữ ký số không chỉ rút ngắn thời gian ký kết mà còn tạo ra luồng lưu trữ, tra cứu và kiểm toán rõ ràng, giúp giảm thiểu sai sót và tranh chấp về sau liên quan tới hợp đồng lao động.
Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn từng bước: từ định nghĩa và phân loại hợp đồng, đến các nội dung bắt buộc, quyền‑nghĩa vụ của các bên, cùng quy trình chấm dứt và các khoản thanh toán; đồng thời cung cấp checklist pháp lý, hướng dẫn chữ ký số và mẫu áp dụng thực tế cho SME — để người phụ trách pháp chế/nhân sự có thể triển khai nhanh, an toàn và tuân thủ.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là gì: Hợp đồng lao động là thỏa thuận bằng văn bản giữa người sử dụng lao động và người lao động, trong đó xác lập quan hệ lao động, quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc. Đây là cơ sở pháp lý để thực hiện quyền lợi người lao động và quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
Trong thực tế, hợp đồng lao động cần nêu rõ các yếu tố cơ bản như thông tin hai bên, công việc, thời hạn (nếu có), thời gian làm việc, mức lương và các điều khoản liên quan đến bảo hiểm, chế độ nghỉ phép.
Ví dụ ngắn: “Công ty A ký hợp đồng lao động với nhân viên B để làm vị trí kế toán, thời hạn 12 tháng, thử việc 30 ngày, lương tháng 10 triệu đồng, đóng BHXH theo quy định.”
Các loại hợp đồng lao động (xác định thời hạn, vô thời hạn, thử việc)
Ở Việt Nam, phổ biến có ba loại hợp đồng lao động:
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Có thời hạn cụ thể (ví dụ 12 tháng, 24 tháng). Thường dùng cho công việc mang tính tạm thời hoặc dự án.
- Hợp đồng lao động vô thời hạn: Không xác định thời hạn, phù hợp với các vị trí ổn định, lâu dài. Thường yêu cầu đáp ứng điều kiện nhất định theo luật để ký kết.
- Hợp đồng thử việc (thử việc): Là giai đoạn đánh giá, thời hạn ngắn (thường không quá 60 ngày đối với một số loại công việc). Sau khi thử việc đạt, hai bên ký hợp đồng làm việc chính thức (xác định hoặc vô thời hạn).
Một số lưu ý cho người làm nhân sự: tránh ký chồng nhiều hợp đồng xác định thời hạn để né trách nhiệm, và luôn ghi rõ điều kiện chuyển đổi từ thử việc sang hợp đồng chính thức.
Nếu cần mẫu hợp đồng lao động tham khảo, bạn có thể xem mẫu chuẩn để điều chỉnh theo thực tế tại đây: Mẫu hợp đồng lao động.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Một hợp đồng lao động hoàn chỉnh cần có các nội dung tối thiểu sau:
- Thông tin hai bên (tên, địa chỉ, đại diện pháp luật).
- Vị trí công việc, mô tả nhiệm vụ và địa điểm làm việc.
- Loại hợp đồng và thời hạn (nếu có).
- Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và ca làm việc.
- Mức lương, phụ cấp, hình thức và kỳ trả lương.
- Chế độ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp; quyền lợi người lao động liên quan.
- Điều khoản thử việc (nếu có): thời hạn, mức lương thử việc).
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng, thời hạn báo trước và thanh toán khi thôi việc.
- Cam kết về bảo mật, xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động (nếu cần, doanh nghiệp có thể kèm or tham khảo thỏa thuận xử lý dữ liệu để bảo đảm tuân thủ).
Lưu ý thực tế: Mỗi ngành hoặc vị trí có thể cần các điều khoản bổ sung (bảo mật, xung đột lợi ích, điều khoản không cạnh tranh). Sử dụng mẫu hợp đồng làm nền tảng và điều chỉnh cho phù hợp với chính sách công ty.
Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động:
- Trả lương đầy đủ, đúng hạn và đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Tạo điều kiện làm việc, đảm bảo an toàn lao động và cung cấp công cụ cần thiết.
- Tôn trọng quyền lợi người lao động như nghỉ phép, chế độ thai sản, thăm khám sức khỏe định kỳ.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động:
- Thực hiện công việc, tuân thủ nội quy, quy trình và chỉ đạo hợp pháp của người sử dụng lao động.
- Bảo mật thông tin doanh nghiệp; nếu cần, doanh nghiệp nên ký thêm thỏa thuận bảo mật hoặc thỏa thuận NDA cho vị trí nhạy cảm.
- Báo cáo, thông tin trung thực liên quan tới năng lực và lịch sử công việc.
Ví dụ minh họa: Nhân viên R&D có nghĩa vụ bảo mật về công thức sản phẩm; doanh nghiệp cần quy định rõ hình thức xử lý vi phạm trong hợp đồng hoặc NDA kèm theo.
Chấm dứt hợp đồng và các khoản thanh toán (trợ cấp thôi việc, bảo hiểm)
Chấm dứt hợp đồng có thể do thỏa thuận, đơn phương (có lý do chính đáng), hoặc do hết hạn hợp đồng xác định thời hạn. Mỗi trường hợp có quy định thời hạn báo trước và thủ tục khác nhau.
Các khoản phải thanh toán khi chấm dứt:
- Thanh toán tiền lương và phụ cấp chưa trả tới ngày chấm dứt.
- Trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc (nếu đủ điều kiện theo luật và loại hợp đồng): tính theo thâm niên và mức lương theo công thức luật định.
- Thanh toán chế độ BHXH/BHYT: người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục đóng hoặc chuyển sổ, bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
Lưu ý quan trọng: với hợp đồng xác định thời hạn, khi chấm dứt trước hạn mà không có lý do pháp lý, người sử dụng lao động có thể phải bồi thường; ngược lại, người lao động chấm dứt trái pháp luật cũng có trách nhiệm bồi thường.
Ví dụ nhanh: Nhân viên làm 5 năm, nếu đủ điều kiện, trợ cấp thôi việc thường tính theo số năm công tác x mức lương căn bản (tham khảo luật lao động để có công thức chính xác và cập nhật hợp đồng lao động 2024).
Tóm gọn
Tóm tắt: Bài viết đã làm rõ khái niệm và các loại hợp đồng lao động (xác định thời hạn, vô thời hạn, thử việc), các nội dung bắt buộc trong hợp đồng, quyền‑nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động, cùng quy trình chấm dứt và các khoản thanh toán liên quan. Với hướng dẫn chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử, checklist pháp lý và giải thích về chữ ký số, SME sẽ nắm được cách chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động, rút ngắn quy trình ký kết, bảo đảm bằng chứng pháp lý và giảm rủi ro tranh chấp.
Hành động tiếp theo: nếu quý doanh nghiệp cần kiểm tra mẫu hợp đồng, tùy chỉnh điều khoản bảo mật, hay triển khai chữ ký số và hệ thống hợp đồng điện tử an toàn, liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ triển khai nhanh tại https://tlsfirm.com/. Các từ khóa liên quan bạn có thể tham khảo: mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số, checklist pháp lý, hợp đồng lao động 2024, quyền lợi người lao động, chấm dứt hợp đồng.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, xác lập quan hệ lao động, quyền và nghĩa vụ của hai bên. Hợp đồng cần nêu rõ thông tin hai bên, công việc, thời hạn, thời gian làm việc, mức lương và các điều khoản liên quan để bảo vệ quyền lợi và làm cơ sở quản trị nhân sự.
Khi nào phải ký hợp đồng lao động?
Theo nguyên tắc, khi hai bên đã thỏa thuận về việc thiết lập quan hệ lao động và bắt đầu thực hiện công việc liên tục thì cần ký hợp đồng lao động để xác lập quyền và nghĩa vụ. Đối với SME, nên ký hợp đồng (bản giấy hoặc hợp đồng lao động điện tử có chữ ký số) ngay từ khi tuyển dụng để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo bằng chứng trong trường hợp tranh chấp.
Hợp đồng lao động có cần công chứng không?
Thông thường hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực; bản ký giữa hai bên đã có giá trị pháp lý hợp lệ. Đối với hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số đạt yêu cầu kỹ thuật và pháp lý có thể thay thế chữ ký tay, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu.
Trong hợp đồng lao động cần ghi những thông tin gì về lương?
Hợp đồng nên ghi rõ mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp (nếu có), hình thức và kỳ trả lương (theo tháng, tuần…), cùng phương thức thanh toán. Nếu có các thành phần để tính BHXH/BHYT hoặc tiền thưởng, cần phân định rõ để tránh hiểu nhầm và đảm bảo quyền lợi đóng bảo hiểm.
Quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Khi chấm dứt hợp đồng, người lao động được nhận thanh toán tiền lương và phụ cấp chưa trả, các khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc nếu đủ điều kiện, và các quyền lợi bảo hiểm theo quy định. Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục bảo hiểm, thanh toán các khoản liên quan và tuân thủ thời hạn báo trước hoặc bồi thường khi chấm dứt trái pháp luật.
