Giới thiệu
Thực tế nhiều dự án khởi nghiệp và mở rộng gặp trượt tiến độ, phát sinh chi phí không lường trước và rủi ro pháp lý chủ yếu vì hồ sơ thiếu sót, quy trình xử lý thủ công và thiếu kiểm soát phiên bản. Trong bối cảnh 2025 khi nhiều thủ tục đã chuyển sang nền tảng số, việc áp dụng tự động hóa tài liệu — từ mẫu hợp đồng, điều lệ đến biểu mẫu kê khai và ký số — là chìa khóa để giảm lỗi, rút ngắn thời gian xử lý và minh bạch hóa chi phí.
Nếu bạn là người phụ trách pháp chế, nhân sự hoặc compliance, hướng dẫn này về thành lập công ty năm 2025 sẽ giúp bạn dự toán và tối ưu chi phí, đồng thời xử lý giấy phép kinh doanh một cách an toàn và hiệu quả. Bài viết dẫn dắt qua các phần: khái niệm và lợi ích; các loại hình doanh nghiệp; hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị; quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ; cùng chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập — kèm những lưu ý thực tiễn để bạn tận dụng tốt tự động hóa hồ sơ trong công tác compliance.
Khái niệm và lợi ích của việc thành lập công ty
Thành lập công ty là thủ tục pháp lý để hình thành một pháp nhân độc lập, có tư cách pháp lý, để tiến hành hoạt động kinh doanh và ký kết hợp đồng. Việc đăng ký kinh doanh giúp công ty có giấy phép kinh doanh chính thức, được bảo hộ pháp luật và dễ dàng tiếp cận nguồn vốn, khách hàng, đối tác.
Lợi ích thiết thực bao gồm:
- Phân tách trách nhiệm giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu (giảm rủi ro cá nhân).
- Tăng độ tin cậy với đối tác, nhà băng và khách hàng.
- Dễ tiếp cận nguồn vốn đầu tư, vay ngân hàng và thực hiện giao dịch lớn.
- Tối ưu hóa quản trị thuế, kế toán và nhân sự theo mô hình doanh nghiệp.
Ví dụ: một dự án mở rộng thị trường sẽ dễ kêu gọi vốn hơn nếu có pháp nhân (công ty) và giấy phép kinh doanh rõ ràng, thay vì hoạt động dưới danh nghĩa cá nhân.
Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
Khi cân nhắc thành lập doanh nghiệp, cần chọn loại hình phù hợp với quy mô, cổ đông và mục tiêu kinh doanh. Các loại hình phổ biến:
- Doanh nghiệp tư nhân: phù hợp với chủ sở hữu cá nhân, đơn giản nhưng chịu trách nhiệm vô hạn.
- Công ty TNHH một thành viên: pháp nhân hữu hạn, một chủ sở hữu; phù hợp khi cần kiểm soát tập trung. (Lưu ý: có thủ tục tăng vốn điều lệ nếu mở rộng hoạt động — tham khảo mẫu tăng vốn tại mẫu tăng vốn CT TNHH 1 thành viên.)
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: phù hợp khi có nhóm nhà sáng lập nhỏ, điều lệ quy định tỷ lệ góp vốn.
- Công ty cổ phần: thích hợp khi dự định huy động vốn qua cổ đông, chuyển nhượng cổ phần linh hoạt. Nếu cần mẫu hồ sơ thành lập dạng cổ phần (2 cá nhân + 1 tổ chức), xem ví dụ tại mẫu thành lập CTCP.
Chọn loại hình còn ảnh hưởng đến nghĩa vụ báo cáo, thuế và khả năng huy động vốn; ví dụ công ty cổ phần thường phù hợp cho mục tiêu mở rộng và gọi vốn.
Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ chuẩn để nộp đăng ký kinh doanh thay đổi theo loại hình, nhưng các tài liệu cơ bản thường gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (mẫu đăng ký kinh doanh).
- Điều lệ công ty (soạn theo loại hình: TNHH, CTCP, v.v.).
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của các thành viên, cổ đông (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
- Danh sách thành viên/cổ đông và bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức nếu có.
- Văn bản quyết định góp vốn, uỷ quyền (nếu người đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ).
- Giấy tờ liên quan đến địa chỉ trụ sở kinh doanh (hợp đồng thuê, giấy tờ nhà đất).
Với nhà quản lý nhân sự hoặc compliance thường đặt câu hỏi “thành lập công ty cần những gì” — điểm mấu chốt là chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, điều lệ rõ ràng và phương án góp vốn. Nếu bạn muốn mẫu hồ sơ cụ thể, các mẫu đăng ký kinh doanh và biểu mẫu hành chính có sẵn để tham chiếu (mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh, mẫu điều lệ).
Ngoài ra, lưu ý với trường hợp vốn, ngành nghề có điều kiện hoặc nhà đầu tư nước ngoài: cần giấy phép chuyên ngành, chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ bổ sung theo quy định.
Quy trình, thời gian và nơi nộp hồ sơ
Quy trình chung khi thực hiện thủ tục thành lập công ty:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo loại hình (ký tên, công chứng nếu cần).
- Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành nơi đặt trụ sở.
- Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thời gian thường 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ).
- Bước 4: Khắc dấu, đăng ký mã số thuế, thông báo mẫu dấu với cơ quan thuế, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Thời gian thực tế có thể dao động tùy thuộc vào tính chuẩn xác của hồ sơ và khối lượng xử lý hồ sơ tại cơ quan. Năm 2025, nhiều thủ tục có thể nộp online giúp rút ngắn thời gian — đó là lưu ý quan trọng cho bộ phận hành chính khi lập kế hoạch.
Nếu ưu tiên tiết kiệm chi phí thủ tục hoặc muốn giải pháp nhanh, có nhiều dịch vụ hỗ trợ “thành lập công ty giá rẻ” nhưng cần cân nhắc dịch vụ uy tín để tránh sai sót dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần.
Chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sau khi thành lập
Sau khi thành lập, doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí ban đầu và nghĩa vụ liên tục:
- Chi phí một lần: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, chi phí khắc dấu, in hóa đơn, phí công chứng (nếu có).
- Chi phí hoạt động ban đầu: thuê văn phòng, phí mở tài khoản ngân hàng, dịch vụ kế toán ban đầu.
Về nghĩa vụ thuế và bảo hiểm:
- Đăng ký thuế và kê khai thuế GTGT, thuế TNDN theo kỳ (căn cứ vào doanh thu/loại hình): kế toán cần thiết lập lịch nộp và hồ sơ kê khai.
- Khấu trừ và nộp thuế TNCN cho người lao động khi có lương.
- Đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
- Báo cáo tài chính hàng năm và quyết toán thuế: đây là nghĩa vụ bắt buộc. Xem ví dụ về mẫu báo cáo tài chính hàng năm cho CT TNHH tại mẫu báo cáo tài chính.
Một vài lưu ý thực tế cho bộ phận compliance và nhân sự:
- Thiết lập hệ thống kế toán và lưu trữ chứng từ ngay từ ngày đầu để tránh rủi ro phạt hành chính.
- Lên lịch nộp thuế, báo cáo và cập nhật thay đổi về người đại diện, vốn điều lệ kịp thời.
- Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi loại hình hoặc mở rộng vốn (ví dụ chuyển từ TNHH sang CTCP hoặc tăng vốn), cần chuẩn bị hồ sơ bổ sung và thời gian xử lý theo quy định.
Nếu cần tư vấn thành lập công ty chi tiết theo tình huống cụ thể (ví dụ: mở công ty cho người nước ngoài, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc các bước thành lập công ty tnnh), TLS Firm có thể hỗ trợ soạn hồ sơ, đánh giá rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình đăng ký kinh doanh.
Tóm gọn
Tóm tắt: Việc thành lập công ty năm 2025 cần được tiếp cận theo ba trụ cột chính: (1) chọn loại hình phù hợp (TNHH, CTCP, doanh nghiệp tư nhân) dựa trên mục tiêu huy động vốn, trách nhiệm pháp lý và quản trị; (2) chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân, điều lệ, văn bản góp vốn và giấy tờ liên quan đến trụ sở để nộp đăng ký kinh doanh; (3) dự toán chi phí một lần (lệ phí đăng ký, khắc dấu, công chứng) và chi phí vận hành ban đầu cùng nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và báo cáo tài chính định kỳ. Áp dụng tự động hóa tài liệu và nộp hồ sơ điện tử sẽ giúp rút ngắn thời gian, giảm sai sót và minh bạch hóa chi phí trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Hành động tiếp theo: nếu bạn cần tối ưu thủ tục, giảm chi phí thành lập công ty, soạn hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc tư vấn về giấy phép kinh doanh thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn/ công ty cổ phần, TLS Firm sẵn sàng hỗ trợ soạn hồ sơ, đánh giá rủi ro pháp lý và triển khai quy trình đăng ký online an toàn. Tham khảo dịch vụ và liên hệ ngay tại https://tlsfirm.com/ để được tư vấn chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh và thủ tục thành lập công ty năm 2025.
FAQs
Thời gian thành lập công ty mất bao lâu?
Thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thông thường là 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể dao động tùy tính chính xác của hồ sơ và khối lượng xử lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư; nộp hồ sơ online thường rút ngắn thời gian hơn.
Chi phí thành lập công ty là bao nhiêu?
Chi phí thành lập bao gồm lệ phí đăng ký, chi phí khắc dấu, công chứng (nếu cần) và các chi phí hành chính khác; tổng chi phí sẽ thay đổi theo loại hình và nhu cầu dịch vụ hỗ trợ. Để dự toán chính xác, hãy liệt kê các hạng mục cần thiết và cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập công ty để tránh chi phí phát sinh do sửa hồ sơ.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để thành lập công ty?
Thực chất, hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu/thành viên, danh sách thành viên/cổ đông và giấy tờ về trụ sở. Với vốn, ngành nghề có điều kiện hoặc nhà đầu tư nước ngoài, cần bổ sung giấy phép chuyên ngành, chứng nhận đầu tư hoặc tài liệu theo quy định.
Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam không?
Người nước ngoài được phép thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng phải tuân thủ các giới hạn ngành nghề, tỷ lệ sở hữu và thủ tục cấp phép đầu tư (nếu thuộc diện có điều kiện). Trong nhiều trường hợp cần chuẩn bị hồ sơ bổ sung như Giấy chứng nhận đầu tư hoặc thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định đầu tư nước ngoài.
Thành lập công ty TNHH khác gì so với công ty cổ phần?
Công ty TNHH (một hoặc nhiều thành viên) có cơ cấu sở hữu hạn chế, chuyển nhượng vốn thường bị giới hạn hơn, phù hợp với mô hình kiểm soát tập trung. Công ty cổ phần linh hoạt trong việc chuyển nhượng cổ phần và huy động vốn từ nhiều cổ đông, nên thường phù hợp cho mục tiêu mở rộng và gọi vốn.
