Giới thiệu
Với SME, một điều khoản sơ sẩy trong hợp đồng hoặc cập nhật quy định chậm có thể dẫn đến kiện tụng, phạt hành chính và tổn thất nhân sự — điều xảy ra nhanh hơn khi khung pháp lý biến động liên tục. Nắm vững luật lao động mới chỉ là bước đầu; quan trọng hơn là chuẩn hóa văn bản để tránh hiểu nhầm và chứng minh tuân thủ. Tự động hóa tài liệu không còn là tiện ích phụ trợ mà là công cụ thiết yếu để chuẩn hóa điều khoản, giảm sai sót và rút ngắn thời gian tuyển dụng, xử lý kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng.
Trong bài viết này dành cho người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance, bạn sẽ tìm thấy khung thực thi dễ áp dụng gồm: giới thiệu nền tảng pháp lý và điểm cần lưu ý cho HR; quyền và nghĩa vụ của hai bên; hướng dẫn chi tiết về loại hợp đồng, các điều khoản bắt buộc và mẫu tham khảo; quy định về thời gian làm việc, nghỉ phép và chế độ bảo hiểm; thủ tục chấm dứt hợp đồng, bồi thường và xử lý tranh chấp; cùng lộ trình tích hợp LegalTech và tự động hóa tài liệu để giảm rủi ro và tăng tốc vận hành.
Giới thiệu chung về luật lao động
Bộ luật lao động là khung pháp lý điều chỉnh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm quyền, nghĩa vụ, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, tiền lương, bảo hiểm và các thủ tục liên quan. Trong thực tế quản lý nhân sự, nắm rõ các quy định của luật lao động (bao gồm những sửa đổi gần đây như luật lao động 2024) giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, bảo vệ quyền lợi và tối ưu chi phí.
Nếu cần tra cứu văn bản, nhiều tài liệu như luật lao động pdf hoặc các phiên bản luật lao động tiếng anh có thể hữu ích cho bộ phận pháp chế và HR khi soạn thảo chính sách nội bộ. Lưu ý cập nhật theo bộ luật lao động mới nhất để đảm bảo tuân thủ.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Người lao động có quyền được làm việc an toàn, được trả lương đúng hạn, được hưởng chế độ nghỉ phép và các chế độ bảo hiểm theo quy định. Đồng thời họ có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng, tuân thủ nội quy, và bảo mật thông tin doanh nghiệp.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm đảm bảo môi trường lao động an toàn, trả lương và đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, cấp phát công cụ, đào tạo cần thiết và tôn trọng quyền lợi người lao động.
Điểm cần lưu ý cho HR và compliance
- Minh bạch trong chính sách lương, thưởng và tiêu chí đánh giá hiệu suất.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm, tránh phạt hành chính và rủi ro kiện tụng.
- Đảm bảo thủ tục kỷ luật và chấm dứt hợp đồng có hồ sơ, biên bản đầy đủ để phòng ngừa tranh chấp lao động.
Hợp đồng lao động: loại, nội dung và ký kết
Hợp đồng lao động là văn bản cơ bản điều chỉnh quan hệ giữa hai bên. Về loại hợp đồng, doanh nghiệp thường sử dụng: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định. Việc lựa chọn loại hợp đồng phải căn cứ vào tính chất công việc và chiến lược nhân sự của công ty.
Nội dung bắt buộc thường gồm: thông tin các bên, mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời hạn (nếu có), thời giờ làm việc, tiền lương, chế độ nghỉ, trách nhiệm bảo mật, điều khoản chấm dứt và các phụ lục (nếu có). Các điều khoản then chốt nên được soạn rõ ràng để tránh hiểu nhầm sau này.
Để tiện tham khảo và soạn thảo, bạn có thể sử dụng mẫu hợp đồng lao động và mẫu thư bổ nhiệm khi cần quy định chức danh hoặc ủy quyền. Với các gói cổ phần hoặc chế độ thưởng bằng cổ phiếu, cân nhắc bổ sung hoặc tham chiếu tới thỏa thuận quyền chọn cổ phần để mô tả điều kiện nhận quyền và thời hạn thực hiện.
Về bảo mật, nếu nhân viên tiếp xúc dữ liệu nhạy cảm, nên kèm theo thỏa thuận bảo mật (NDA) để xác định rõ nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng.
Ví dụ ngắn
Trong hợp đồng cho quản lý cấp trung, hãy đưa rõ KPI, thời gian thử việc, mức lương cơ bản, các tiêu chí trả thưởng và điều kiện thu hồi hoặc chuyển giao quyền chọn cổ phần — điều này giúp tránh tranh chấp sau này.
Thời gian làm việc, nghỉ ngơi và chế độ bảo hiểm
Quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi được pháp luật quy định nhằm bảo vệ sức khỏe người lao động và tạo khuôn khổ cho việc tổ chức sản xuất. Doanh nghiệp cần xây dựng lịch làm việc rõ ràng (giờ hành chính, ca kíp, làm thêm giờ) và theo dõi để đảm bảo không vi phạm giới hạn tối đa về giờ làm.
Về quy định nghỉ phép, ngoài ngày nghỉ lễ, người lao động có quyền hưởng nghỉ hàng năm có lương; đồng thời có các chế độ nghỉ ốm đau, thai sản, nuôi con nhỏ theo quy định. HR cần hệ thống hóa quy trình xin – duyệt và lưu trữ hồ sơ nghỉ phép để thuận tiện kiểm tra và giải trình khi cần.
Tiền lương và các trợ cấp: chính sách tiền lương phải tuân thủ mức tiền lương tối thiểu vùng và các quy định liên quan. Lưu ý phân định rõ lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng để việc đóng bảo hiểm xã hội được thực hiện đúng căn cứ.
Gợi ý quản lý
- Áp dụng bảng chấm công điện tử để kiểm soát giờ làm thêm và nghỉ phép.
- Định kỳ rà soát chính sách lương so với mức tiền lương tối thiểu vùng và thị trường.
- Đảm bảo hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ để tránh rủi ro khi người lao động yêu cầu giải quyết quyền lợi.
Chấm dứt hợp đồng, bồi thường và giải quyết tranh chấp
Chấm dứt hợp đồng có thể do thỏa thuận, hết hạn, đơn phương (theo quy định) hoặc do các sự kiện đặc biệt (ví dụ: mất năng lực hành vi dân sự, doanh nghiệp giải thể). Mỗi hình thức chấm dứt kèm theo quyền lợi và thủ tục khác nhau; do vậy cần chuẩn hóa quy trình và bằng chứng (thông báo, quyết định, biên bản thanh lý).
Bồi thường và trợ cấp: khi chấm dứt trái pháp luật, người lao động có thể yêu cầu bồi thường; khi chấm dứt theo quy định (ví dụ hết hạn hợp đồng), phải thanh toán các khoản lương còn nợ, trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện và hoàn tất sổ bảo hiểm.
Giải quyết tranh chấp
- Ưu tiên giải pháp nội bộ: hòa giải qua phòng nhân sự hoặc ban kỷ luật.
- Mediation/Trọng tài: nhiều tranh chấp có thể giải quyết bằng thủ tục hòa giải hoặc tranh chấp lao động cấp cơ sở, sau đó mới đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Nếu cần, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (hợp đồng, quyết định kỷ luật, biên bản, bảng lương, biên lai đóng bảo hiểm) để bảo vệ quan điểm của doanh nghiệp.
Lưu ý cho HR và pháp chế: tuân thủ thủ tục thông báo, thời hạn và bằng chứng là then chốt để tránh rủi ro bị buộc bồi thường hoặc xử phạt hành chính. Việc kèm theo các điều khoản bảo mật sau chấm dứt (NDA) và thỏa thuận về quyền lợi cổ phần giúp giảm tranh chấp về thông tin và tài sản vô hình của doanh nghiệp.
Tóm gọn
Tóm lại, để soạn thảo hợp đồng lao động chuẩn 2025 cho SME, doanh nghiệp cần nắm vững khung pháp lý (bộ luật lao động), chuẩn hóa nội dung hợp đồng lao động (loại hợp đồng, mô tả công việc, thời giờ làm việc, tiền lương và điều khoản chấm dứt), và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội, tiền lương tối thiểu vùng và quy định nghỉ phép. Việc ghi rõ quyền và nghĩa vụ, hồ sơ kỷ luật, và điều khoản bảo mật/NDA góp phần giảm rủi ro tranh chấp và bảo vệ tài sản vô hình của công ty.
Song song đó, tích hợp LegalTech và tự động hóa tài liệu giúp chuẩn hóa biểu mẫu, giảm sai sót khi cập nhật luật lao động mới nhất và rút ngắn quy trình tuyển dụng, xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Nếu bạn muốn nhận tư vấn triển khai mẫu hợp đồng chuẩn, kiểm tra chính sách bảo hiểm xã hội hay lộ trình tích hợp LegalTech cho SME, liên hệ TLS Firm tại https://tlsfirm.com/ để được hỗ trợ chuyên sâu.
FAQs
Độ tuổi lao động tối thiểu theo luật là bao nhiêu?
Theo quy định chung của bộ luật lao động hiện hành, độ tuổi lao động tối thiểu thường là 15 tuổi. Có một số ngoại lệ cho phép người dưới 15 tuổi làm công việc nhẹ, nhưng phải tuân thủ điều kiện và quy định bảo vệ trẻ em; HR nên rà soát chi tiết khi tuyển dụng vị trí đặc thù.
Thời gian thử việc tối đa theo luật lao động là bao lâu?
Thời gian thử việc phụ thuộc vào tính chất công việc và loại hợp đồng; với nhiều vị trí phổ thông thường là 1–3 tháng. Luật cũng cho phép thời gian thử việc dài hơn với một số vị trí chuyên môn cao (các giới hạn tối đa được quy định cụ thể theo loại công việc), vì vậy doanh nghiệp cần tham chiếu quy định hiện hành khi soạn hợp đồng lao động.
Người lao động được nghỉ thai sản bao lâu?
Người lao động nữ được hưởng chế độ nghỉ thai sản theo quy định của bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn liên quan; cơ bản là khoảng 6 tháng cho mỗi lần sinh. Ngoài ra có thêm quyền lợi bổ sung trong trường hợp sinh nhiều con, con ốm, hoặc quy định doanh nghiệp cam kết phúc lợi cao hơn; HR nên chuẩn hóa quy trình và hồ sơ để thực hiện đúng chế độ.
Phải làm gì nếu bị sa thải trái luật?
Nếu bị sa thải trái luật, người lao động nên lưu giữ toàn bộ bằng chứng (hợp đồng, quyết định, biên bản, bảng lương) và ưu tiên hòa giải nội bộ qua phòng nhân sự. Nếu không giải quyết được, có thể khiếu nại đến cơ quan lao động địa phương, yêu cầu hòa giải, hoặc khởi kiện ra tòa; trong mọi trường hợp nên tìm tư vấn pháp lý để bảo vệ quyền lợi.
Doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động bao nhiêu phần trăm?
Doanh nghiệp phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) theo tỷ lệ do pháp luật quy định và những tỷ lệ này được cập nhật định kỳ. Tỷ lệ tổng mà người sử dụng lao động chịu thường nằm trong khoảng nhiều phần trăm của tiền lương đóng bảo hiểm; để biết con số chính xác theo năm và nhóm đối tượng, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản hướng dẫn hiện hành hoặc liên hệ tư vấn (ví dụ TLS Firm) để đảm bảo đóng đúng và đủ.
