Giới thiệu
Bạn có biết rằng những điều khoản mơ hồ, mô tả công việc chung chung hay thiếu cơ chế chấm dứt rõ ràng thường là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến tranh chấp, phạt hành chính và chi phí không lường trước cho doanh nghiệp? Trong bối cảnh làm việc đa dạng (remote, hợp đồng ngắn hạn, dự án), rủi ro này càng gia tăng — đó là nỗi trăn trở thường trực của người phụ trách pháp chế, nhân sự và compliance khi soạn thảo hợp đồng lao động.
May mắn là, việc chuẩn hóa văn bản và áp dụng tự động hóa tài liệu & giải pháp LegalTech không chỉ rút ngắn thời gian soạn thảo mà còn giúp giảm sai sót, lưu vết sửa đổi và dễ thực thi các quy định nội bộ. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua những điểm then chốt: định nghĩa, phân loại, nội dung bắt buộc, quyền và nghĩa vụ của các bên, cùng thủ tục ký kết—sửa đổi—chấm dứt và xử lý tranh chấp, đồng thời gợi ý cách phòng ngừa rủi ro thực tiễn bằng tuân thủ và công nghệ dành cho bộ phận HR.
Định nghĩa hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong đó người lao động làm việc có trả công và chịu sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động. Đây là căn cứ pháp lý chính để xác lập quyền, nghĩa vụ và quyền lợi người lao động theo luật lao động về hợp đồng.
Về thực tế, hợp đồng lao động không chỉ là giấy tờ hành chính mà còn là công cụ quản trị rủi ro: xác định rõ công việc, thời hạn, mức lương, chế độ bảo hiểm, và cơ chế xử lý kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng.
Ví dụ: một nhân sự mới ký hợp đồng lao động để làm vị trí kế toán với mô tả công việc, mức lương, thời gian thử việc và điều kiện đóng bảo hiểm xã hội — những thông tin này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng.
Các loại hợp đồng lao động (xác định, không xác định, theo mùa vụ)
Phân loại chính
- Hợp đồng xác định thời hạn: có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng; phù hợp cho công việc có tính chất tạm thời hoặc có dự án cụ thể.
- Hợp đồng không xác định thời hạn: không ghi thời hạn chấm dứt; thường dùng cho vị trí lâu dài, có tính ổn định cao.
- Hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định: áp dụng cho công việc mang tính chu kỳ, theo mùa (ví dụ: thu hoạch, du lịch mùa cao điểm) hoặc công việc hoàn thành theo dự án nhỏ.
Lưu ý so sánh: hợp đồng không xác định giúp doanh nghiệp giữ nhân sự ổn định nhưng chi phí khi chấm dứt cao hơn; hợp đồng xác định thuận tiện cho quản lý chi phí nhưng dễ phát sinh tranh chấp nếu không ghi rõ điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt.
Nếu cần mẫu hợp đồng lao động theo từng loại để sử dụng ngay, doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu mẫu và điều chỉnh cho phù hợp: mẫu hợp đồng lao động.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động
Các nội dung tối thiểu bắt buộc phải có trong hợp đồng lao động gồm:
- Thông tin các bên (tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu).
- Vị trí, mô tả công việc và nơi làm việc.
- Thời hạn hợp đồng (nếu có) hoặc ghi rõ là hợp đồng không xác định thời hạn.
- Thời gian thử việc (nếu có) và điều kiện chuyển thành hợp đồng chính thức, ví dụ: hợp đồng thử việc không vượt quá mức luật cho phép.
- Mức lương, các khoản phụ cấp, phương thức và chu kỳ trả lương.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và chế độ làm thêm giờ.
- Chế độ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và các quyền lợi khác.
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng và quy trình thông báo.
Mẹo thực tế: để tránh tranh chấp, mô tả công việc nên cụ thể, quy định rõ thang lương, tiêu chí đánh giá KPI và quyền lợi người lao động liên quan đến bảo hiểm và nghỉ phép. Công ty có thể tích hợp tham chiếu đến quy chế nội bộ (ví dụ quy chế kiểm soát nội bộ) trong hợp đồng: quy chế hoạt động, quy định nội bộ.
Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Quyền của người lao động bao gồm: được hưởng lương, bảo hiểm, nghỉ phép theo quy định, môi trường làm việc an toàn, được đào tạo và hưởng các quyền lợi khác đã cam kết trong hợp đồng. Những quyền này cần được thể hiện rõ trong hợp đồng để bảo đảm quyền lợi người lao động khi phát sinh tranh chấp.
Nghĩa vụ của người lao động gồm: thực hiện công việc theo mô tả, tuân thủ nội quy và quy trình, bảo mật thông tin, báo cáo kết quả công việc và tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động: trả đủ và đúng hạn tiền lương, cung cấp điều kiện làm việc an toàn, đóng bảo hiểm, tổ chức đào tạo và không thực hiện hành vi phân biệt đối xử hoặc chấm dứt trái pháp luật.
Xử lý kỷ luật và thủ tục: hợp đồng nên tham chiếu tới quy trình kỷ luật nội bộ, biên bản xử lý kỷ luật khi cần (ví dụ trường hợp vi phạm kỷ luật nghiêm trọng), để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ luật: mẫu biên bản xử lý kỷ luật.
Thủ tục ký kết, sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp hợp đồng lao động
Ký kết hợp đồng: Hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản khi có thỏa thuận làm việc có trả công. Khi ký hợp đồng lao động cần lưu ý: hai bên ký đầy đủ, ghi rõ ngày bắt đầu hiệu lực, sao lưu mẫu hợp đồng lao động mới nhất và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ.
Sửa đổi hợp đồng: Mọi sửa đổi về nội dung cơ bản (lương, thời hạn, vị trí) nên được lập phụ lục bằng văn bản, có chữ ký của cả hai bên và ghi rõ ngày có hiệu lực.
Chấm dứt hợp đồng: Chấm dứt có thể do hết thời hạn, đơn phương theo quy định pháp luật, hoặc thỏa thuận chấm dứt. Để giảm rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp và người lao động có thể ký thỏa thuận chấm dứt hợp đồng nêu rõ các điều kiện thanh toán, báo trước và xác nhận thanh lý quyền lợi.
Xử lý tranh chấp: Ưu tiên giải quyết nội bộ (khi có quy trình) → hoà giải tại cơ quan lao động → trọng tài hoặc tòa án. Trong quá trình này, tài liệu cần chuẩn bị: hợp đồng lao động, phụ lục, bảng lương, biên bản kỷ luật (nếu có) và chứng từ liên quan.
Ví dụ thủ tục thực tế: khi phát hiện vi phạm, doanh nghiệp lập biên bản, tiến hành xử lý theo quy trình nội bộ, sau đó nếu cần mới chuyển sang hoà giải hoặc thủ tục tố tụng.
Tóm gọn
Tóm lại, hợp đồng lao động là văn bản pháp lý nền tảng xác lập quyền, nghĩa vụ và quyền lợi người lao động; việc phân loại (hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ), và đảm bảo các nội dung bắt buộc (thông tin các bên, mô tả công việc, tiền lương, bảo hiểm, thời hạn, điều kiện chấm dứt) là bước đầu để giảm rủi ro pháp lý khi hợp đồng lao động không rõ ràng. Hợp đồng nên ghi rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, quy trình kỷ luật, thủ tục sửa đổi, chấm dứt và xử lý tranh chấp để tránh tranh chấp, xử phạt hành chính và chi phí pháp lý phát sinh.
Về mặt quản trị, doanh nghiệp nên chuẩn hóa và lưu trữ mẫu hợp đồng lao động, tích hợp tham chiếu quy chế nội bộ, và áp dụng giải pháp LegalTech (tự động hóa tài liệu, lưu vết sửa đổi, ký điện tử) để rút ngắn thời gian ký hợp đồng, giảm sai sót khi ký hợp đồng lao động và nâng cao tuân thủ. Đối với các tình huống nhạy cảm như chấm dứt hợp đồng hoặc xử lý kỷ luật, việc có phụ lục rõ ràng và biên bản kỷ luật sẽ là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp.
Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo mẫu hợp đồng lao động, tư vấn hợp đồng thử việc, kiểm tra quyền lợi người lao động hoặc triển khai công cụ pháp lý cho bộ phận HR, hãy liên hệ TLS Firm để được tư vấn chuyên sâu: https://tlsfirm.com/. Việc chủ động chuẩn hóa hợp đồng và ứng dụng công nghệ là cách hiệu quả để giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp lẫn người lao động.
FAQs
Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động, theo đó người lao động làm việc có trả công và chịu sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động. Đây là căn cứ pháp lý để xác lập quyền, nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động theo luật lao động.
Có mấy loại hợp đồng lao động?
Thông thường có ba loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định. Mỗi loại có ưu — nhược điểm khác nhau về chi phí, tính ổn định và rủi ro khi chấm dứt hợp đồng.
Mẫu hợp đồng lao động cần những nội dung gì?
Mẫu hợp đồng lao động cần tối thiểu: thông tin các bên, vị trí và mô tả công việc, thời hạn hợp đồng (nếu có), thời gian thử việc, mức lương và phụ cấp, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm, điều kiện chấm dứt và quy trình thông báo. Nên bổ sung tham chiếu đến quy chế nội bộ, thang lương và tiêu chí đánh giá KPI để giảm tranh chấp.
Hợp đồng lao động có cần công chứng không?
Trong hầu hết trường hợp, hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng; tuy nhiên hợp đồng phải lập bằng văn bản khi có thỏa thuận làm việc có trả công và được lưu trữ đầy đủ. Những trường hợp có yếu tố nước ngoài hoặc yêu cầu chứng thực đặc thù có thể cần thủ tục chứng thực/công chứng theo quy định liên quan.
Bị sa thải trái luật thì người lao động được quyền gì?
Nếu bị sa thải trái luật, người lao động có quyền khiếu nại nội bộ, yêu cầu hòa giải tại cơ quan lao động hoặc khởi kiện ra tòa/trọng tài để yêu cầu phục hồi việc làm hoặc bồi thường theo quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ gồm hợp đồng, bảng lương, biên bản kỷ luật và chứng từ liên quan sẽ giúp bảo vệ quyền lợi khi khiếu kiện.
